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パート・アルバイトのシフトをうまく管理する3つのコツ

専門家コラム

2017.02.13 / 名古屋

平田 未緒

株式会社働きかた研究所 代表取締役 所長

シフト管理はパート・アルバイト雇用管理の要


シフト管理は、パート・アルバイト管理の要です。特に営業時間の長い飲食店や小売店では、これがうまくいくかいかないかで、業績が大きく変わってきます。

来店客数などの忙しさにあわせて必要な人数に働いてもらえなければ、仕事が回らずお客さまをお待たせするなどご不快な思いをさせてしまいます。結果、その場における販売のチャンスロスにつながったり、客離れを起こし、将来的な来店客数を落としてしまいかねません。

他にも、マイナスの影響はいろいろなところに出てきます。例えば店長が仕事を頼みやすい一部のパート・アルバイトばかりにシフトの穴埋めを依頼すれば、過重労働に加え「断れない」ストレスから、突然辞めてしまったりします。

また、パート・アルバイトに通常以上の出勤をお願いできない正社員が、不足分のシフトをすべて自分で埋めようとして長時間労働になり、うつになってしまったり、引いては突然の欠勤や、退職をしてしまったりもします。

誰かに過度の負担がかかるようではいけないのです。不満が募り、心身を止んだり、組織の関係が悪くなってしまいます。そんな悲しい結末は、何としても避けたいことであり、まさに本末転倒の大損失ともいえます。


シフトの「無理強い」は破滅のもと


では、どうすればいいのでしょうか? 問題は、今が圧倒的な採用難時代であることです。「この時間帯が足りないから」と、簡単に人を補充できません。

だからといって、パート・アルバイトにシフトを無理強いするのも、得策ではありません。彼らの勤務シフトに対しては、やはり「配慮」が必要です。というのは、パート・アルバイトの多くは、主婦や母、学生など、仕事以外の別の顔をもち、そちらに時間を取られてしまう人たちだからです。

同時に彼らも「『だからこそ』パート・アルバイトで働いている側面」があり、そうした人に無理なシフトを強要しても、モチベーションを下げるだけ。「これ以上ここにいると、使い倒されてしまいそうで危ない」などと思われて、辞めていってしまいます。

その点、パート・アルバイトでの労働が本業であることが多いフリーターは、時間の融通が利きやすく、企業にとって長らくありがたい戦力であり続けました。ところがいま、フルタイムつまり時間的に正社員同様に働ける人が、どんどん「正社員として」、より条件の良い他社に転職していってしまっています。

なお、フリーターの場合、生活費を稼ぐ必要があることから、希望する時間以上のシフトに入れないと、逆にそれが退職理由になってしまったりします。パート・アルバイト一人ひとりの働く背景をよく見てあげることが大事です。


シフト管理のコツ①公平・平等を心掛ける



もちろん、会社には会社の都合があり、パート・アルバイトの勤務時間を、本人の希望どおりにすべて合わせるのは不可能です。
つまり、大切なのはバランスで、ポイントは、「本人の都合に配慮しつつ、会社の都合にいかに自然に合わせもらえるよう仕向けるか」となるでしょう。

その際、公平・平等を心掛けることが、大切です。というのは、シフトの希望の取り入れ方にばらつきが見えると、パート・アルバイトが会社や店長、上司に対して、不満や不信感を抱いてしまうからです。「えこひいきしている」とか、「私の希望はいつも全然通らない」「何かウラにあるのではないか」といった具合です。

公正・平等なシフト管理をするためには、個々のパート・アルバイトに勤務希望を出してもらう際、一定の制限を設け、これをルール化するのも一案です。

例えばシフトの希望を出してもらう際、「土・日曜・祝日の休みは月に◯回まで」など一定の決まりを作り、それに則った希望を出してもらいます。こうすることで「声の大きな人の希望が通りやすい」、という事態や、そうした憶測を防げます。


シフト管理のコツ②シフトの希望を聞く姿勢



シフト管理を成功させるもう一つの知恵が、常にパート・アルバイトと「シフトの希望を聞く姿勢で」、接すること。実際には、100%希望をかなえる必要はありません。

というのは、すでに述べたように、全員の希望をかなえることは、土台無理な話だからです。このことは、本人たちも分かっています。要は「気持ちの問題」です。

具体的には「一人ひとりのパート・アルバイトに」「本人の希望を」「常にきちんと確認」すること。その上で、希望日以外のシフトについては、“この日は希望が出てないんだけど、何とか出てもらえないだろうか”などと相談します。

日常的に自分の都合を確認してもらっていれば、パート・アルバイトも「大変なときは協力しよう」と思うもの。つまり、「お互いさまだ」「お客さまに迷惑はかけられない」などと、ごく自然に思ってもらえるような関係づくりをするのです。

また、「保育園の遠足だから休みたい」「ゼミ合宿があるので出られない」など特別な場合については、ぜひ対応してあげるようにしてください。「大事なときはちゃんと対応してくれる」ことが、パート・アルバイトとの信頼関係を紡ぎます。


シフト管理のコツ③パート・アルバイトを多能化する



シフト管理に柔軟性をもたせるためのもう一つの方法が、パート・アルバイトを「多能化する」ことです。
例えば三人のパート・アルバイトを雇用し、経理・総務・人事の仕事を担当させている場合、三人がそれぞれ経理も総務も人事も手伝えるように、時間をかけて教育していくのです。多能化すると、突然の休みはもちろん、誰かが退職することになっても対応や引き継ぎが容易です。

半面、多能化とは、「仕事の負担が増す」ことでもあります。それを快く受け入れてもらうコツは、できれば採用面接のときから、「いずれは別の仕事もお教えしていきますね」などと、やんわり宣告しておくことです。面接の際には「まずは合格したい」気持ちが強いため、比較的すんなりと受け入れてもらえます。

すでに働いているパート・アルバイトを多能化する場合は「皆さんに休みを取っていただきやすいように」など、多能化の目的や、本人にとってのメリットを、きちんと伝えることが重要です。

この「先に伝え」「納得を得る」行為をはしょってしまうと、新しい仕事に挑戦してもらうたびに「また新しいことを覚えるのか?」「負担ばかり増える」などととらえられ、大きな不満に発展しかねません。


まとめ



以上、3つのシフト管理のコツをご紹介しましたが、いかがでしょうか。この採用難の時代を、ぜひパート・アルバイトを味方につけて乗り切っていってください。

筆者プロフィール

平田 未緒
早稲田大学卒業。1996 年に求人広告企業アイデムに入社。同社人と仕事研究所にて、「人とマネジメント情報誌」の記者・編集者を担当後、編集長を経て、2009 年よりアイデム人と仕事研究所所長。
この間、パート・アルバイト、女性社員の採用・戦力化、CS、ES、評価・賃金・教育制度、モチベーションアップ、マネジメントなどをテーマに、数多くの企業と働く人を取材する。また『パートタイマー白書』の企画・調査等に携わり、現場情報に詳しい。
 2013年に独立し株式会社働きかた研究所を設立。企業に向けて「パート・アルバイトの採用・定着・戦力化」「女性社員の活躍 」等、コンサルティング活動を行う。他に、厚生労働省等各種公的委員会の委員、専門誌への執筆、講演も多数。米国CCE,Inc.認定GCGF-Japanキャリアカウンセラー。一般社団法人エチケット・サービス向上協会理事。著書に『パート・アルバイトの活かし方・育て方~「相思相愛」を実現する10ステップマネジメント~』『なぜあの会社には使える人材が集まるのか~失敗しない採用の法則~』(共にPHP研究所)などがある。

働きかた研究所 http://hatarakikata.co.jp
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