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入社時フォローで早期離職を防ぐ方法~チェックリストを活用しよう。

専門家コラム

2016.10.28 / 名古屋

平田 未緒

株式会社働きかた研究所 代表取締役 所長

入社当日を大事にする

前回の記事「面接で自社を「盛り」すぎていませんか?面接のスタンスで早期離職を防ぐ、その方法とは?」で、早期離職を防ぐ方法は、大きく二つあるとお伝えしました。

第一の方法が「面接で期待値を上げすぎない」こと、つまり職場のリアルな姿を面接で事前にきちんと伝えることでした。第二の方法は、「新人のケアをきちんとする」ことです。今回は後者について詳しく解説していきます。

「ケア」の第一歩として、まずは「入社当日」を大事にします。雇用契約を結び、初出勤となる日は、「これから、一緒に、頑張りましょうね」と、お互いが気持ちを確かめ合い、約束をする、正に節目の日だからです。

ポイントは、入社前の「不安な気持ち」を解消させつつ、「採用されてうれしい」「これから新たな職場で頑張るぞ」という前向きな気持ちを、より大きくふくらませ、持続させること。といっても、難しいことはありません。大事なのは、何といっても笑顔で応対することです。笑顔は、受容のサインです。笑顔で迎えてあげるだけで、相手は安心するものです。

そして、「歓迎」の気持ちが、採用担当者や職場の上司だけでなく、先輩パート・アルバイトも含めた全員のものであることを、伝える工夫をすることです。例えば朝礼等で紹介する場合、新人のあいさつが終ったら、上司が率先して拍手します。それにより自然と、職場に拍手が沸き起こります。「歓迎」のムードを、上司が自らリードして作り上げていくのです。


ダブルの「チェックリスト」で受け入れミスを防ぐ

そんな「ウェルカム」の気持ちを伝えたいにもかかわらず、当日になって不備や不手際が多く起こると、パート・アルバイト本人が、不安になったり軽んじられた気持ちになってしまいます。
それが、モチベーションを下げ、早期離職の引き金にもなりかねません。そこで入社前の準備として、具体的にすべきこと、した方がよいことを、図①にチェックリスト化してみました。

図①



さらに入社当日、あるいはできるだけ早期にすべきことについても、図②にチェックリスト化しました。

図②



リストは、こちらよりダウンロードが可能です。
リストは、さまざまな業種を想定し、網羅的に作成しています。これをもとに、自社に不必要なものを削ったり、必要な項目をプラスして、オリジナル・チェックリストに、カスタマイズしてください。
作成したら、これを活用することです。チェックを仕組み化することで、「うっかりミス」を防ぐことにより、早期離職は減らせます。


入社後1~2週間を乗り越えるには「新人担当者」を決めること

入社後1~2週間は、新人の導入期。不安な気持ちをおさえつつ、ここを上手に乗り越えるために有効なのが、「新人担当者」を決めること。具体的には、次の3つの役割を担ってもらいます。

1、基礎的なOJTを行う
2、質問を受けたり、相談にのる
3、昼食などに誘ったり、仲間とのパイプ役となる

OJTとは、実際に仕事をしながら行う教育のこと。要するに、新人パートに付いて新人をサポートする、専任者を任命しておくのです。

新人パートは、忙しい職場に突然入り、圧倒され、萎縮してしまう場合が少なくありません。そんなとき新人担当者が決まっていて、何かと教えてくれたり「どんなに忙しそうでも、何でも気軽に聞いてね」などと言われていると、安心して相談できます。これが早期離職を防ぐのです。

ちなみに新人担当者は、新人パート・アルバイトに与える影響が大きいだけに、人選には注意が必要です。具体的には、新人パートが担当する仕事の経験者か、その仕事をよく知っており、正しい仕事のやり方を身につけている人。また、仕事に前向きであり、コミュニケーション上手な人が適しています。こうした要件を満たしていれば、正社員でも先輩パートでもかまいません。


新人の面倒を見て、スタッフも成長し、一石二鳥

「そうはいっても、うちのパート・アルバイトは皆、勤続期間が短いからなあ」……こう思った場合でも、多少の不安には目をつぶり、まずは担当者を決めましょう。というのも、今は多くの職場が人手不足にあえいでいるからです。要するに、職場の誰もがてんてこ舞い。新人の面倒を見る余裕がないことが圧倒的に多いなか、担当者を決めないでいると、新人は「放置」されてしまいます。
「放置」された新人は、「自分は期待されていないのかも」と不安になります。同時に「こんな職場では働けない」と、容易に職場を見切ってしまうのです。

「新人担当者にするには、まだ早いかなあ」と思うパート・アルバイトでも、実際に新人担当者役を任せてみると、意外に良い結果が得られたりします。新人の面倒を見ることで、先輩パート・アルバイトが劇的に成長することが多いからです。

新人担当者に一番必要なことは、担当者としての自覚です。なので、依頼する際は、前述した三つの役割をきちんと説明し、了承を得ます。「困ったら相談してくれればいいから」などとフォローした上で、「ぜひ、あなたにやって欲しいんだ」という気持ちを伝えます。受けたからには、責任をもってまっとうしてもらうことが大事です。

前回の記事と合わせて、早期離職をふせぐ二つの方法についてご紹介いたしました。早期離職に悩むご担当者の方は、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。

筆者プロフィール

平田 未緒
早稲田大学卒業。1996 年に求人広告企業アイデムに入社。同社人と仕事研究所にて、「人とマネジメント情報誌」の記者・編集者を担当後、編集長を経て、2009 年よりアイデム人と仕事研究所所長。
この間、パート・アルバイト、女性社員の採用・戦力化、CS、ES、評価・賃金・教育制度、モチベーションアップ、マネジメントなどをテーマに、数多くの企業と働く人を取材する。また『パートタイマー白書』の企画・調査等に携わり、現場情報に詳しい。
 2013年に独立し株式会社働きかた研究所を設立。企業に向けて「パート・アルバイトの採用・定着・戦力化」「女性社員の活躍 」等、コンサルティング活動を行う。他に、厚生労働省等各種公的委員会の委員、専門誌への執筆、講演も多数。米国CCE,Inc.認定GCGF-Japanキャリアカウンセラー。一般社団法人エチケット・サービス向上協会理事。著書に『パート・アルバイトの活かし方・育て方~「相思相愛」を実現する10ステップマネジメント~』『なぜあの会社には使える人材が集まるのか~失敗しない採用の法則~』(共にPHP研究所)などがある。

働きかた研究所 http://hatarakikata.co.jp
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