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コロナで増加する「採用活動のオンライン化」。成功のポイントとは?

2020.09.30 / 愛知・岐阜

ヒトクル事務局

新型コロナウィルス感染拡大の影響で、採用活動にも大きな影響がありました。その一つが「採用のオンライン化」です。

今まで当たり前に行ってきた対面の面接や、集団の企業説明会の実施が難しくなるなかで、面接や説明会などのオンライン化へ踏み切る企業様が増えています。

そこで本記事では、採用のオンライン化のメリット、デメリット、導入のステップ、オンライン採用を成功させるためのポイントについてご紹介いたします。

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採用のオンライン化とは?



採用のオンライン化とは、採用における様々なステップを、対面(リアル)ではなく非対面(オンライン、Web)で行うことをいいます。主には、面接・会社説明会などを、Web会議ツールやWeb面接ツールなどを活用して非対面にて実施することを指しています。

弊社アルバイトタイムスでも、新型コロナ感染拡大の影響で、新卒採用の会社説明会をオンラインに切り替えました。オンラインにしたことで説明会への参加者が増加したという好影響が出ています。
アルバイトタイムスがWeb説明会を導入!人事に取材しました。

オンライン化によってメリットを感じている企業様がある一方で、導入に躊躇されている企業様もいます。事項では、オンライン採用のメリット、デメリットについてお伝えします。


採用のオンライン化によるメリット



1.応募のハードルを下げ、母集団の拡大につながる
求職者は、面接のための移動時間や交通費を気にせずに応募ができるため、今まで対象となりえなかった遠方の方からのエントリーも期待できます。また、仕事の関係で時間がとりづらい方も、オンラインであれば気軽に参加できます。

加えて、コロナ禍の現在では、感染リスクがほとんどないオンライン採用は、応募者の心理的なハードルを下げることができます。コロナの影響でUターンやIターンで首都圏から地方への転職を考えている方が増加していることも母集団拡大の追い風となるでしょう。

2.時間や費用の削減になる
オンライン採用では、会社説明会の会場費用や、地方で開催する場合の出張費用などが削減できるのも大きなメリットです。加えて、会場へ移動する時間や、会社説明会用の資料などを人数分プリントしたり配布したりする時間なども削減できます。

3.スピーディーに選考ができる
主に面接においてですが、オンラインで行う場合、場所や時間の制約が少ない分、日程調整がしやすくなります。

4.面接や選考の質の向上ができる
これまで面接は面接担当者の主観に頼らないといけないところもあり、複数面接担当がいた場合、担当者によって選考にムラが出てしまうというお悩みがあります。

面接や選考は採用企業側だけではなく、求職者も面接によって「この会社で働きたいか」を見極めています。そのため、面接担当者の印象はその後の求職者の志望度に大きくかかわってきます。

オンライン面接の場合、時間や場所の制約がなくなることで本社一括で面接をすることも可能になるため、面接や選考の質の向上を期待できます。

また、WEB面接システムによっては録画面接をすることもできます。録画した面接を複数の採用担当者で選考することができるので選考基準を統一することができます。


採用のオンライン化のデメリット



1.表情や雰囲気が分かりにくい
画面を通したコミュニケーションのため、表情や雰囲気が伝わりにくいです。応募者の全身や細部の表情は対面と同じというわけにはいかいないでしょう。

今後導入していく中で、オンラインのみで採用可否を決めて問題ないのか、もしくは一次面接だけオンラインにするといった、個々の企業での判断が必要となるでしょう。

2.通信トラブルの可能性
デメリットとして考えられる二つ目は、通信トラブルです。企業側、応募者側の双方においてネットの環境がよくないと、途中で音声や画像がストップしたりといったトラブルが起きます。これが起きると結構企業側、応募者側がお互いストレスになります。

また、コミュニケーションのリズムが崩れてしまうので、伝えているコトがどこまで伝わっているのかの確認が必要になったり、繋ぎ直すことで時間をロスする可能性があります。

なるべくそういったことが起きないように、通信が安定したツールを選定することも重要です。


積極的に取り入れている業界は?



では、どのような企業がオンライン採用を積極的に取り入れているのでしょうか。
積極的にオンライン面接や説明会を取り入れているのは、IT業界や、接客業などがあります。

例えば、日常的にWebに触れているIT業界では、自宅で作業することも出来る職種や外部とコミュニケーションを取る機会が少ない職種に向いています。

また、ファーストフードや、コンビニ、居酒屋チェーンの接客業などの、人材不足の業種でもオンライン採用は早くから積極的に取り入れている企業が多いです。

人材が不足している業界では一人でも多く、従業員を確保することが重要となるため、ある程度の基準を満たし、必要とされているだけの能力があるかを短時間で見極めて、能力があればすぐにでも採用したいところです。

そのため、人材不足が深刻化している情報サービス業界や飲食業界などは効率的でスピード感のあるオンライン採用を積極的に採用しています。

これらの業界では正社員だけでなく、パートやアルバイトの募集にもオンライン採用を取り入れているところもあります。また新卒を採用している企業は、人事部など採用を専門にしている部署があることから、オンライン採用への切り替えにスピーディーに対応している企業が多いです。


オンライン採用のステップ



では、実際に面接や説明会をオンラインで実施するために、どのように進めたらよいかについて解説していきます。

ステップ1.オンライン面接・説明会用のツールを選定する
まず一つ目のステップとして必要な準備はということで オンライン面接ツールを選定することから始めましょう。ZoomやGoogleハングオンなど無料で利用できるツールも多数あります。

面接のみで利用するのか、説明会で利用するのか、どこまでの機能が欲しいのかなど、自社の用途に照らし合わせて選定しましょう。ここでは、選定のポイントをお伝えさせていただきます。

【オンライン面接ツールを導入するにあたっての選定ポイント】
 ・費用(初期費用、月額費用、契約期間)
 ・画質・音声の品質
 ・使いやすさ(画面のUIや操作性)
 ・アカウント開設やアプリのインストールが必要か
 ・導入までの時間
 ・機能
  無料の場合/チャット機能、画面共有は大体あり。
  有料の場合/面接日程調整機能、選考管理、求人広告管理、採用管理システム

これから導入する企業必見!無料&有料のWeb面接システム15選!必要な準備とは?


ステップ2.オンライン面接・説明会用の資料やプログラムを作成する
現在掲載している求人票や、会社概要などを用意して、画面で共有しながら説明するとよいでしょう。画面上では文字が見づらい可能性があるので、文字は大きめにし要点を踏まえるなど、オンライン用に作成するとベターです。

また、会社説明会を行う場合は、対面での説明会よりも受け身になりがちです。積極的に参加してもらうために、クイズや質問などを随所に挟み、双方向のコミュニケーションができるようなプログラムを作りましょう。


ステップ3.応募者へ「オンライン選考」について説明する
応募者がスムーズに参加できるように、分かりやすい手順の説明を送るとよいでしょう。とくに、慣れていない方には、離脱の原因になりかねません。対面面接でいうと、面接場所が分からなくて迷子になってしまい、結局来社しない、といったケースと同じです。

・求人原稿内に「オンライン面接も可能」などの表記
・オンライン面接や説明会の手順の説明をメールで送付
・万が一のことを考え「当日連絡できる電話番号」「メールアドレス」を確認


ステップ4.通信環境や映り具合などの事前チェック
初めて利用する場合や操作に不安がある場合は、応募者に不安を与えないためにも、社内で試していただくことをオススメします。実際に面接や説明会を行う場所で試すことで、音声や画像の質を確認しておくとよいでしょう。

【チェックポイント】
☑ 騒音などが気にならないか?
☑ 画像の映り具合はどうか?(顔が明るく映っているか)
☑ 背景に余分なものがないか?(背景をぼかしたり切り替えることもできます)
☑ 操作手順はスムーズか?(画面共有など)



オンライン採用のポイント



初めてオンライン面接や説明会をする企業側に不安があるように、オンライン選考が初めての求職者にも同じように不安があります。

・初めて利用するツールへの不安
・採用担当者の表情やリアクションが分かりづらい
・職場の様子が分かりづらい

このような不安を払拭して、お互いにリラックスしてよいコミュニケーションがとれるように工夫する必要があります。下記のようなポイントを踏まえて工夫をしていきましょう。


ポイント1.アイスブレイクに時間をかけましょう
対面の面接や説明会においても、緊張している求職者をリラックスさせるために「アイスブレイク」をします。オンラインでは、なおさら緊張していたり、コミュニケーションが不足する可能性があります。通常よりも長めにアイスブレイクに時間をかけるようにしましょう。

また、通信トラブルの際の注意についても、ここで説明しておきましょう。



ポイント2.いつもの2倍のリアクションで
オンラインのデメリットでお伝えしたように、画面越しのコミュニケーションでは表情や雰囲気が対面よりも分かりづらいです。そのため、いつもよりオーバー気味にリアクションをすると、求職者が安心して話ができます。

求職者の話には、「そうなんですね」「なるほどですね」など、必ず合間・合間で声に出して相槌を打ちましょう。


ポイント3.話し方はハキハキと。間合いを十分に。
不慣れなオンラインでの面接や説明会では、会話のキャッチボールがうまくいかないこともあります。通信状況によっては、聞こえづらいこともありますので、話し方はゆっくりと、ハキハキ話しましょう。

また、求職者が質問をしやすいように、質問を随時挟むようにするとよいでしょう。


ポイント4.目線は画面ではなく、カメラ
画面上では、つい相手に目線を向けたくなりますが、オンラインの場合はカメラを見るようにしましょう。また、カメラとの距離や確度も注意しましょう。

画面での映り具合によって求職者に与える印象が変わります。顔映りが悪くないか、など事前にチェックするようにしましょう。


ポイント5.PC画面の整理、通知音はオフに
画面共有をする場合、不要なものを見せないように、事前にデスクトップを整理しておくとよいでしょう。社内で利用しているアウトルックや、チャットツールなどの通知がある場合は、オフにしておきましょう

ポイント6.会社の雰囲気を伝える工夫を取り入れる
オンラインだと、実際に来社していただく場合と比べ、会社の雰囲気を伝えづらいデメリットがあります。そういった不安を解消するために、オンラインでも会社の雰囲気を伝える工夫をするとよいでしょう。

例えば、PCのカメラを移動したりすることで、簡単に社内の様子を見ていただく「バーチャル社内見学」を取り入れている企業様もいます。また、先輩社員に参加していただき、質問をしたり座談会をすることも可能です。

オンラインでのよいところは、遠隔の社員も気軽に参加できる点です。今まで拠点が離れていて、なかなか声をかけづらかった部署の社員にも参加してもらうことができます。


静岡県No1転職・就職サイトJOBが運営する「シゴトフェアオンライン」とは?



弊社アルバイトタイムスは、2020年11月・12月に完全オンラインの合同企業面談会イベントを初開催いたします。2019年静岡県内No.1の実績を誇る「シゴトフェア」のノウハウを活かし、さらにオンラインとしてパワーアップしたイベントです。

本記事でもご紹介したように、対面での面談や説明会だとリーチしづらかった良質な人材が参加しやすいイベントです。
詳しくは、【リリース】完全オンラインの合同企業面談会「シゴトフェアオンライン」初開催決定!の記事でご紹介しています。

シゴトフェアオンラインの資料はこちらからダウンロード可能です。

「初めてオンラインで説明会をするから不安」「オンラインでうまく説明できるかな」などご不安がある場合は、弊社でしっかりとサポートさせていただきます。お気軽にご相談ください。


いかがでしょうか。本記事では、採用のオンライン化のメリット、デメリット、導入のステップ、オンライン採用を成功させるためのポイントについてご紹介いたしました。新型コロナウィルスにより、採用においても「ニューノーマル」の時代がきており、オンライン化は、今後より加速していくことが予想されます。

まだオンライン化を躊躇している企業様は、よりよい採用活動をするためにも、この波を逃さず一つの採用手法として検討してみてはいかがでしょうか。

筆者プロフィール

ヒトクル事務局
東海地域の店長・人事担当のみなさまのお役に立てるよう、日々様々な情報を収集・配信しているサイトです。地域のトレンド情報やノウハウ、採用成功事例や各種データなど、配信コンテンツは多岐に渡ります。また、セミナーも定期的に実施しています。この採用難の時代を乗り切るべく、少しでも多くの方々のお悩み解消につながれば幸いです。

「ヒトクル」は、株式会社アルバイトタイムスが運営しています。

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