応募者へお断りメールを出す際の注意点は？トラブル予防法と不採用通知の例文5つを紹介！

さまざまな仕事に携わる人事担当者ですが、中でも頭を悩ませるのが、不採用者への通知です。
応募者へ送るお断りメールの内容によっては、企業の印象が悪くなったり、SNS等にメール文章が流れ問題になったり、といったトラブルの恐れがあり、注意が必要です。

どのようなメール文なら、受け取った方の心象を悪くしないのか。
不採用通知に適した構成や応募者へ送付する、お断りメールの例文を紹介いたします。

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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※電話での応募者対応はここに注意！ポイントや会話例を解説！

応募者へのお断りメールとは

応募者へのお断りメールは、書類選考や面接の結果、不採用だった場合に送付します。
不採用通知とも呼ばれ、人事担当者、採用担当者にとって荷が重い仕事の一つです。

お断りメールの内容は、企業によってさまざまです。
そのため、他社よりもあっさりし過ぎていたり、印象が悪くなる言葉が入っていたりした場合、口コミやSNSで企業全体を攻撃される場合があります。

選考では縁がなかった人材も、将来的に同業者として一緒に働いたり、取引先になったりする可能性があります。このようなケースも想定しながら、お断りメールを作成しましょう。

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お断りメールを送付する際の注意点5つ

それでは、具体的にどのような部分に注意してお断りメールを送るべきなのか、企業が覚えておきたい、5つのポイントをみてみましょう。

注意点1：通知はメールがおすすめ

不採用通知といえば手紙や電話で来るもの。
そう思っている上の世代の方は多いですが、現在は応募者へ「お断りメール」を送付するのが一般的です。

結果をメールで送付すると、

というメリットがあります。

応募者だけでなく、企業側も不採用通知に関連する手間や人件費を減らせる点もメリットです。

面接をオンライン化している企業が増えていますが、その場合も、不採用通知はメールを選択しましょう。

「顔を見ながらだと結果を伝えにくい」
「一人ひとりと話していると時間がかかってしまう」

というデメリットからも、応募者への連絡はメールを選ぶのがおすすめです。

社内のルールなどで書類で送る必要がある場合は、下記フォーマットをご参考にしてください。

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

注意点2：できるだけ早く送付する

就職活動中、転職活動中の応募者は、書類作成や面接で忙しい日々を送っています。
結果が不採用である場合は、さらに活動の幅を広げる必要があり、できるだけ急ぎでの返事を待っています。

どの人材が最適なのか、企業側もできるだけじっくり選考したいところ。
ですが、可能であれば書類選考時、面接日から3日以内の返事を心がけると、心象が良くなります。

面接当日や、面接翌日などは、逆に早すぎて不審に思われる可能性があるため、
書類選考や面接から2～3日後がおすすめです。

どうしても決めきれず5日間、1週間と長引く場合は、選考に時間がかかっている旨を連絡しましょう。この連絡は、結果を伝える内容ではありませんので、電話で構いません。

注意点3：不採用の理由は記さない

不採用通知を送付する際、企業側から応募者へ不採用の理由を説明する義務はありません。
お断りメールに不採用の理由を記してしまうと、後からトラブルになる恐れがあるため、基本的には理由なしで大丈夫です。

どうしても一言入れたい場合は、「求人応募者多数につき」という理由が無難です。
具体的な理由やその他応募者との比較ではなく、募集人数に対して応募者が多かった、という点に焦点をあてると、角が立ちません。

また中には、お断りメールへの返信を利用して、不採用の理由を尋ねる応募者がみられます。

この場合も、丁寧な対応を心がけつつ、
「慎重に審査しました結果、ご希望に沿いかねるお返事となりました」
といった、ぼかした言葉を選ぶようにしましょう。

人材紹介・派遣会社を介している応募者を不採用にする場合は、より適任の人材を紹介してもらう必要があります。このケースは、応募者ではなく担当者へ、不採用の理由をできるだけ詳しく伝えると、自社に合った人材に出会いやすくなります。

注意点4：分かりやすい件名をつける

お断りメールはメールボックスを開けた時、すぐ採用に関連する通知だと分かるようにしておきましょう。

【選考結果のご連絡について】
【選考結果のご連絡】○○株式会社 人事担当○○

など、【】をつけて強調する。選考結果の連絡である旨をシンプルに記載する。

送付元の企業名や部署名を、メールの件名に入れる、といった点に配慮すると、見落としを予防できます。

注意点5：送り先を複数人で確認する

お断りメール送信時に、最もしてはいけないのが応募者へのメール誤送信です。

「採用メールが届いた後で、謝罪と共に不採用メールが送付された」
「不採用のメールが送られた後で、間違いであったと連絡が入った」
このようなミスが起きてしまうと、応募者からの信頼を失ってしまいます。

個人情報を適切に扱えない企業、というレッテルを貼られないためにも、お断りメールの送付先は最低でもダブルチェック。可能であればトリプルチェックしても良いくらい、重要な作業です。

入念にチェックした上で、求人応募者へ送付しましょう。

※求人への応募者を増やす方法｜応募者が少ない原因・原稿の書き方も解説

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お断りメール作成時のポイント3つ

注意点の次は、作成のポイントを知っておきましょう。ポイントをおさえたお断りメールは、読みやすく、相手に不快感を与えにくい内容になります。
正しい構成、相手を第一に考えた内容で、お断りメールを作成しましょう。

ポイント1：お断りメールの構成

お断りメールの構成は、大きく分けて「挨拶」「感謝」「結果」「書類について」「締めの言葉」の5つ。郵送の場合に使われる「拝啓」「敬具」といった言葉は使用しなくて大丈夫です。

●挨拶
季節の挨拶などは入れず、

といった名乗りのみにすると、読みやすくすっきりできます。


●感謝

などの言葉で、結果よりも前に、企業から感謝の気持ちを伝えましょう。


●「結果」

など、結果とお詫びの言葉を次に伝えます。

注意点で触れた通り、ここでは理由へ一切触れないようにしましょう。


●書類について

応募者から書類を預かっている場合は、破棄するのか返送するのかを明記しておきましょう。


●結びの言葉●

応募者を応援する、前向きな言葉でメールを締めます。

「貴殿の」と記す場合もありますが、「○○様の」を使用することで、一人ひとりへ丁寧に向き合っている印象にできます。例文をコピペして送っているだけ、というイメージを抱かせたくない方は、本文内に応募者の名前を入れてみてください。

「挨拶」「感謝」「結果」「書類について」「結びの言葉」の順序を守って、丁寧なお断りメールを作成しましょう。

ポイント2：メール文章は分かりやすく簡潔に

応募者のことを考えてメールを作成していると、つい文章が長くなってしまうケースが少なくありません。

適切なボリュームで迷ったら、「挨拶」「感謝」「結果」「書類について」「結びの言葉」の項目を、それぞれ2～3行内でまとめましょう。

文章を作った後、余計な言葉は入っていないか、重複している内容はないか、といった点をチェックして、全体を整えます。「初めてお断りメールを作成する」という場合は第三者に見てもらい、意見をもらうのもおすすめです。

ポイント3：応募への感謝をしっかり伝える

お断りメールで一番重要なのが、「感謝」の項目です。

数えきれないほどある求人の中から、自社を選んで応募してくれた感謝の気持ちを、お断りメール内にしっかり記載しましょう。

不採用という結果は変えられませんが、この企業に応募して良かった、という前向きな気持ちになれます。

お断りメールは、丁寧過ぎると感じるくらいの表現がベストです。文章のすべてに温かみがあるかどうか、やわらかい表現になっているか、一つひとつ確認した上で、ありがとうの気持ちを込めて送付しましょう。

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お断りメール例文5選

お断りメールの作り方は分かったけれど、一から作成するのは難しそう。 という人事担当者の方へ、今すぐ使える不採用通知の例文5選を用意いたしました。

• 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし） 
• 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり） 
• 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし） 
• 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり） 
• 求人募集終了時のお断りメール文

求人募集終了のためのお断りメール文は、パート・アルバイトを募集する際にも役立ちます。このまま使用しても、自分なりにアレンジを加えてもOKです。お断りメールの例文を活用して、不採用通知をスムーズに送付しましょう。

書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし）

書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり）

面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし）

件名　【選考結果のご連絡】　○○株式会社 人事担当○○ 

面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり）

求人募集終了時のお断りメール文

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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採用人数に達したけれど、次回採用したい場合

今回は採用人数に達してしまったけれど、次回募集の際、ぜひ採用を検討したい、という人材もいると思います。このような場合は、求人終了時のお断りメールへ、

といった文章をプラスしておくと、良い人材を採用しやすくなります。

まとめ

応募者へのお断りメールは、受け取った相手を傷つけない、ていねいなメッセージが大切です。どんな内容が適切なのか、分からない場合は、ぜひ例文をご活用ください。

面接時に雨が降っていた場合は、「お足元の悪い中」
書類がすみずみまで埋められている場合は、「細部にまで心のこもった書類を送っていただき」
といった言葉でメッセージを入れると、より応募者へ寄り添えます。

求人では縁がなかった応募者も、どこかで一緒に仕事をしたり、商品やサービスを利用してくれたり、といった機会に恵まれる可能性が待っています。

その時に、自社の商品やサービス、スタッフを愛してもらえるように、誠意ある対応を心がけましょう。

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採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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