面接ドタキャンを防ぐ！面接来社率アップのための１１の改善策 ｜【ヒトクル】

売り手市場が長引くなかで、求職者採用のご担当者さまから
「応募があって連絡したけど、返信がない」
「面接をドタキャンされた」
「面接までいたる人が少なくて、よい人を選べない」
といったご相談を受けることが以前より多くなってきました。

本記事では、上記のようなお悩みのあるご担当者様にむけて、いかに面接のドタキャンを防ぐか、面接率アップの対策をご紹介いたします。


面接ドタキャンは「3～5人に1人くらい」が半数以上

弊社で実施した人事担当者アンケートでは、アルバイトの面接でのドタキャンは「5人に1人くらい」が30％、「3人に1人くらい」が28％という結果が出ています。つまり「3～5人に1人くらい」の割合で面接のドタキャンがある企業が、半数以上を占めています。

それでなくても応募数が少ない市場で、3人に1人が面接に来ないというのは非常にもったいない状況ですよね？

「でも、これって応募者側の問題だから、こちらでできることは何もないよ」と思われているとしたら・・・今の採用市場を踏まえると、その考えは改めたほうがよいかもしれません。

もちろん明らかに応募者の常識がない、といった場合もありますが、少しでも面接率をアップしたい、といった気持ちがあるのであれば、採用企業側にもできることはたくさんあると私たちは考えています。

まずは、自社で可能な範囲で面接率を上げる対策をとってみましょう！


面接率を上げる１１の対策

１．スピーディーな対応

応募者対応で最も効果があるのは、何をおいても「スピーディーな対応」です。応募者の意欲が一番高いのは、応募したその瞬間です。そのタイミングを逃さないためにも、なるべく早く応募のお礼と面接設定の連絡をしましょう。まずは、応募があってから「1日以内」の連絡を目指しましょう。

２．丁寧な言葉遣い

電話でもメールでもそうですが、第一印象が非常に大事です。「忙しくて、おざなりの対応をしてしまった」といった経験はありませんか？応募者は緊張しながら電話をするものです。そこで不愛想な対応をされた場合、面接に行く前に「感じが悪いから、やっぱやめよう」と思ってしまうかもしれません。

またメールの場合は、特に感情が伝わりにくいものです。丁寧な言葉はもちろんのこと、応募してくれたことへの感謝の意をしっかりと伝えましょう。

３．スタッフへの周知徹底＝社内で応募対応をマニュアル化

多忙な店長や人事担当者は不在にしていることが多く、そのため、別の方が応募者と初めて接触することもあるでしょう。しかし、その時の初回の対応が悪かったら、そこで応募者は離脱してしまうかもしれません。

第一印象は非常に大事です。必ず社内への周知徹底も怠らないようにしましょう。そのために、有効なのはマニュアル＆受付表の共有です。誰が対応しても、しっかりとした対応ができるように活用することをお勧めします。

【参考記事】
【マニュアル】求人応募受付　スタッフ電話応対マニュアル


４．メールで返信がない場合は、電話する

メールで応募がきたら、メールで返信しなくては・・・と思っていませんか？メールで返信をして、その後返事がない場合は、電話で問い合わせてみましょう。「迷惑かも・・・」と思っているのは、こちらだけというケースがあります。意外に電話の方が、話が早いかもしれません。

また、電話に出ないからと言って、そのままにしていませんか？必ず留守番電話に丁寧にメッセージを残し、再度時間をおいて連絡をするようにしましょう。こまめに連絡をとることが、応募者を逃さない一番の近道です。


５．面接前日のリマインド

面接前日、もしくは2~3日前にリマインドメールを送ると、面接率のアップが見込めます。今は、応募者が一括で応募できる機能が付いている求人サイトがありますので、応募者がいつどの企業に面接にいくのか、曖昧になってしまうケースもあります。

下記のように簡単な文面でいいので、面接日時や場所について事前に連絡をしておくとよいでしょう。また、都合が悪くなった場合の連絡先なども入れておくと、ドタキャンを防げる可能性があります。

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タイトル：面接日程のご確認（アルバイトタイムス）
●●様

このたびはご応募いただきありがとうございます。
明日の面接、どうぞよろしくお願いいたします。

日時：○月○日（　）00：00スタート
場所：アルバイトタイムス静岡営業所

当日のご来社お待ちしております。
ご都合が悪くなった場合は、こちらのメールへ返信いただくか下記電話番号までご連絡いただけますと幸いです。

000-000-0000 　担当／●●

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６．ウェルカムドリンク

「面接時に飲み物をご用意して待っています」「飲み物を飲みながらリラックスした雰囲気で面接をしましょう」などを、求人募集や応募した際に一言添えることで、面接率のアップが見込めます。何度もお伝えしますが、応募者にとって面接は緊張するもの。「飲み物を用意して歓迎して自分を待ってくれているんだ」と応募者に感じてもらうことが大事です。


７．履歴書不要

履歴書を不要にすることで、応募者の手間を省くことができます。応募者の立場からすると、履歴書を書くのは意外と面倒なものです。まだまだ手書きで書く人も多いうえに、間違えたら一から書き直さなくてはならない、しかも写真もつけないと…と考えると、面接に行く前に準備ができなくて、ドタキャンといったこともありそうです。

面接時にエントリーシートを書いていただくことで履歴書の代用とすることも可能です。また履歴書を不要にすることで、面接率のアップはもちろんのこと、応募数の増加も見込めるかもしれません。

【参考記事】
【採用担当者必見】履歴書を不要にするメリットとデメリット

８．面接交通費支給

採用企業側のコスト負担はありますが、応募者の物理的な負担を減らすことで面接率を上げる効果があります。面接回数を複数設定する場合や、良い人材を広く集める場合などは必須でしょう。


９．面接場所の丁寧な説明

面接場所にたどりつけずに、結果ドタキャンになるといったケースもあります。求人情報や応募時には、しっかりと面接場所について説明しましょう。社員は分かっているため意外と気が付かない点ですが、初めての方が見て分かりにくくないか、今一度確認してみることが大切です。

・駅の出口が複数ある場合「●●駅●番出口　徒歩●分」何番出口かを明記
・車で来る場合　「●●交差点を右折して●●スーパー向かい」分かりやすい目印を伝える
・GoogleMAPやホームページなどの地図のリンクをメールで送る
・手書きの地図をメールやFAXなどで送る


１０．私服面接OK

学生やブランクのある方などは、「面接に何を着ていったらよいか分からない」「スーツを持っていないけど大丈夫かな」といった心配をする方も多いです。こういった心配を払しょくするために、「私服面接OKです」と一言あると、余計な心配をせずに面接に来ていただきやすくなります。


１１．即日面接

前述した通り、応募者がもっとも応募の意欲が高いのは、応募したその瞬間です。そのもっとも意欲が高い日に、すぐに面接できればぐっと面接率が上がるでしょう。冒頭でお伝えした通り「スピーディーな対応」が最も効果的です。


いかがでしょうか。本記事では、いかに面接のドタキャンを防いで来社率をあげるか、面接率アップの１１の対策についてご紹介いたしました。すべての対策をするのは難しいと思いますので、まずはできそうなことを一つ一つ試して、貴社で効果がでる対策を見つけていきましょう。