【調査】採用担当者260名に聞いた「応募・面接に関する実態」

こんにちは、ヒトクル事務局です。

ヒトクル事務局では、採用ご担当者260名に、アルバイト・パート採用における「応募・面接の実態調査」を行いました。採用担当者が応募・面接で困っていることや、対応で気を付けていることなどが分かります。
他社の応募対応や、面接の実態を知ることで、ぜひ自社の採用業務のヒントにしてください。

【調査概要】
調査対象：採用ご担当者　260名
調査方法：インターネットによるWebアンケート
調査時期：2021年7月29日～8月4日

「応募者へ連絡しても、連絡がつかない」が最も多い

●応募・面接に関するお悩みや課題はありますか？当てはまるお悩みについて、もっとも近いものをお選びください。（複数回答）

●どんなお悩みがあるか具体的に教えてください。

・面接日時に応募者が来ない事が度々ある。
・採用を準備していたが辞退されるケースが散見される。
・面接官によってのスキル・経験に差があり、深堀質問に差異が生じている。
・ドタキャンと連絡がつかないことが多いことが一番の問題。
・Web応募者との連絡がつかないことが多いです。

応募・面接に関するお悩みで最も多いのが、「応募者へ連絡しても、連絡がつかない」というものでした。ついで「採用辞退」「面接のドタキャン」について多い結果です。また、「自身の面接が適切かどうか、自信がない」といったお声もあります。

「スピーディーな対応」を心がけているが８割越え

●電話やメールでの応募対応で、気を付けていることは何でしょうか。(複数回答）


電話やメールでの応募対応で、最も気を付けていることの第1位は「スピーディーな対応」でした。応募者が面接前に最も応募意欲が高いのは、「応募した瞬間」です。スピーディーな対応をすることで、応募者との接触率も高くなることを知っている担当者は、しっかりと「スピーディーな対応」を心がけているといえるでしょう。

面接で心がけているのは「よく話を聞き、信頼関係を醸成すること」

●応募者との面接で心がけていることは何でしょうか。具体的に教えてください。

・求職者の話をよく聞き、本人を理解する。マッチングするかどうかを判断する。質問にすべて答え、早期離職しないようあらかじめ情報提供をする等
・悪い印象を与えないよう、身だしなみ、言葉遣いに注意し、明るい雰囲気づくりを行っている。
・給与面・待遇面での説明をなるべく詳細にするようにしています。入社してから「こんなはずじゃなかった。」を無くしたいので。
・丁寧な対応、話しやすい雰囲気づくりなど。
・長所を褒める。嬉しい・辛いと感じたエピソードを確認し、共感する。
・自社だけでなく、地域の業界の現状やネガティブな部分もハッキリ伝えるよう心掛けている。
・個人情報。生活環境や世帯環境・住所や電話番号、思想など聞かない詮索しない。
・不信感を与えない。時間を取っていただいたことへの感謝の気持ちを表す。今後どうしていきたいかビジョンを聞く。



応募者との面接で心がけていることをフリー回答で質問したところ、「よく話を聞き、疑問点を解消すること」「丁寧な対応・話しやすい雰囲気を作ること」「事前にネガティブな情報も伝え、入社後のミスマッチをなくすこと」この3つを意識した内容のコメントが多くありました。

また、個人情報にも配慮した回答も、以前より増えている傾向があります。

Web応募者ともれなく、確実に連絡をとるための３つのポイント

求職者の応募対応・面接対応のお悩みで多かった「応募者と連絡がつかない」問題。特にWeb応募の増加とともに、「連絡がつかない問題」も増加しているというお話をよく伺います。

Web応募は、気軽に24時間いつでも応募ができる、というメリットがある一方で、その気軽さからその後のドタキャンにつながるケースがあるようです。

この問題を解決するために最も有効な解決方法は、前述したとおり、応募があったら「スピーディーに対応する」ことです。ただし、スピーディーに対応したとしても「連絡がつかない」こともあるでしょう。

「スピーディーに対応する」ことを前提としたうえで、そのほか3つの工夫ポイントをご紹介します。

①サンクスメール（自動返信メール）の活用

「サンクスメール」とは、Web経由で応募があった際に、自動的に返信される応募へのお礼を伝えるメールです。求人サイトやIndeedなどで自動返信メールの設定が可能です。

文面を工夫し、事前に必要情報を応募者に送ることで、面接につなげやすくすることができます。「応募者が電話に出ない」ことの原因の一つに「知らない電話番号からかかってきた電話には出ない」といった求職者の声があります。

事前に電話番号を伝えることで、電話に出てもらいやすくする効果もありますので、ぜひ参考にしてみてください。

※求人サイトやIndeedなどで自動返信メールの設定が可能です。

【文面例】
わたくし、株式会社●●●の採用担当の▼▼と申します。
この度は、数ある求人募集の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
改めて、2日以内にわたくし▼▼から000-000-0000より、ご連絡をさせていただきます。

少々お時間をいただいて恐縮ですが、■■様とお会いできるのを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。

★お電話をいただく場合、××時～××時頃が担当者につながりやすくなっております。

②メールで返信がない場合は電話で連絡する

Webで応募がきたら、メールで返信しなくては・・・と考えているご担当者様が多いのではないでしょうか？もしメールでご連絡して、その後も返信がない場合は、ぜひ電話で再度問合せをしてみましょう。

メールが迷惑メールに入ってしまった、ドメイン指定しておらずメールが届かない、というケースもよくあります。意外に、電話の方が面接日程の調整などが一度で済むため、早い可能性もあります。

③電話に出ない場合は、留守番電話にメッセージを入れ、再度連絡をする

電話に出ないからと言って、一度で諦めてそのままにしていませんか？電話に出ない場合は、必ず留守番電話に丁寧にメッセージを残し、再度時間をおいて連絡をするようにしましょう。こまめに連絡をとることが、応募者を逃さない一番の近道です。

いかがでしたでしょうか。
本記事では、アルバイト・パート採用における「応募・面接の実態調査」結果をレポートしました。採用担当者が応募・面接で困っていることや、対応で気を付けていることなどが分かりましたでしょうか。

もし自社の対応と比較してまだ試していないことがありましたら、今後のヒントにしていただければ幸いです。