【企業用・文例付き】内定辞退メールへの返信方法や文章作成のポイントについて解説！

採用活動においてできれば避けたいのが「内定辞退」です。しかし、内定通知を出しても応募者の都合により辞退されてしまうことはあるでしょう。

そのような場合、採用担当者としては非常に残念な気持ちがあると思いますが、企業の顔として応募者に丁寧な対応を行う必要があります。

そこで今回は、内定辞退のメールを受けた場合の対応方法の注意点や、返信メールの文例・作成時のポイントについて解説します。

応募者を引き留めたい場合の文例もありますので、少しでも多くの人材を確保したい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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内定辞退者への対応で注意すべき点とは？

まずは内定辞退者への対応で気を付けるべき点を解説します。なお、解説する注意点は内定辞退だけでなく、面接辞退や選考辞退が発生した際にも共通となります。

基本的には礼儀正しく、ビジネスマナーを意識する点が重要ですので、下記の内容をチェックして対応しましょう。

① 応募者への返信は必ず行う

内定辞退の連絡を行った応募者は、少なからず企業に対して申し訳ない気持ちや不安な感情を抱いています。

具体的には「内定辞退は迷惑だから、採用担当者は怒っているのではないか」「しっかりと連絡は届いているだろうか」といった気持ちです。

そのため、内定辞退メールを受けたら早めに応募者には返信をしましょう。逆に返信を行わないと、応募者にとっては前述のような不安な気持ちや感情が長引くことになり、ストレスとなるおそれがあります。

また、返信しないと応募者の企業に対するイメージも悪くなる可能性があるため、今後の事業活動に支障をきたさないためにも確実に返信はしておきましょう。

② 感情的にならずに丁寧な回答と感謝を伝える

内定辞退メールを受けると、採用担当からすれば非常に残念であり、心苦しい気持ちにもなるかと思います。

しかし、人には「職業選択の自由」がありますので、どの職業や職場を選ぶかは自由です。したがって、怒って感情的になったり相手を非難したりするのではなく、まずは連絡してくれたことに感謝し丁寧に対応しましょう。

なお、内定辞退を受けて感情的になってしまう場合には注意が必要です。内定通知を出せば、必ずしも就活生や応募者が内定承諾をして入社するとは限りません。

企業は採用する人材を選ぶことができますが、一方で応募者側も企業を選ぶ権利があるのです。

そのため、内定辞退は少なからずあるものとして、あらかじめ備えておくようにしましょう。

採用スケジュールや予算などに余裕をもっておく、採用候補者は多めに見つけておくといった対応は不可欠です。

また、内定辞退をされた理由の一つとして、内定後のフォローが不十分であった可能性も考えられます。内定後の対応に問題がなかったかも改めて検証しておきましょう。

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③ 返信の際はマナーを意識し、応募者の気持ちを考える

内定辞退者へ返信の連絡をする際には、しっかりとマナーを意識し相手を責めるようなメール文章や電話をすることは控えましょう。

前述しましたが、未返信の場合も含めて失礼な態度や対応を取ると、企業イメージが大きく損なわれます。現在は SNSや口コミサイトなどもありますので、悪い評判が拡がらないように注意しましょう。

また、返信の際には応募者の気持ちも考えるようにします。相手に辞退理由を聞く際にも、執拗に追及しすぎないように気をつけましょう。その上で、相手の希望や意見なども聞き、改善策などを提案してみれば応募者を引き留められる可能性も出てきます。

いずれにしても、内定辞退には何らかの事情があるはずですので、その要因を検証することが良い採用活動を進める上でも必須となります。

日頃から応募者の気持ちを考え、自社に入社したくなるようなアピールや選考方法なども策定し、改善に取り組みましょう。

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内定辞退に対する返信メール文例と作成のポイント

実際に内定辞退に対する返信メールの書き方の文例と、作成時に注意すべき点やポイントを解説していきます。

内定辞退の承諾を伝える場合

応募者からの内定辞退を承諾する場合には、下記のような文章で連絡します。

＜内定辞退承諾の文例＞

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＜返信文作成時のポイント＞
ポイント①　応募者に感謝を伝える
まずは応募して頂いたことや連絡をしてもらったことへの感謝を伝えましょう。注意点でも解説したように、失礼な態度や文章で相手を非難することはマナー違反となります。

ポイント②　新規作成でメール文章を書く
受信メールにそのまま返信するのではなく、『選考辞退承諾の件』などといった題名にして応募者が分かりやすいようにしましょう。

ポイント③　内容は簡潔にまとめて記載する
承諾する場合には基本的に長々とした文章にする必要はありません。分かりやすくするためにも、内容は簡潔にして記載するようにします。

ポイント④　応募書類を破棄する旨を伝える
選考中に預かった履歴書や職務経歴書などは破棄する旨を伝えておきます。情報管理をしっかりと行っていることを連絡し、応募者に安心してもらいましょう。

内定辞退を引き留める場合

応募者からの内定辞退連絡を受けて引き留めたい場合には、下記のようなメールを送ります。

＜内定辞退の再検討をお願いする文例＞

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＜返信文作成時のポイント＞

ポイント①　応募者に感謝を伝え、新規作成でメールを送る

内定辞退を引き留める場合も、まずは応募者に連絡してもらったことに対するお礼を伝えます。内定辞退のメールに直接返信するのではなく、新規作成で文章は作成しましょう。

ポイント②　面談の機会をもらえるように交渉する

応募者が内定を辞退する理由としては、様々な要因が考えられます。内定辞退の理由に検討がつかない場合には、ぜひ直接面談を行い理由や背景について尋ねてみましょう。

労働条件や職場の雰囲気などに原因があれば、改善することで内定辞退を引き留められる可能性があります。

ポイント③　しつこく相手を問い詰めない

メールの文面だけでなく直接面談した場合にも当てはまりますが、しつこく応募者を問い詰める行動はマナー違反です。

企業にとって悪いイメージを持たれる要因となってしまうため、断られた場合には潔く引き下がるようにしましょう。

ポイント④　オンライン面談や電話も可能であることを伝える

応募者からすれば、内定辞退の連絡をした会社への訪問は気が重くなるでしょう。そうなれば、辞退理由も本音が聞けない可能性があります。

また、スケジュールに余裕がないケースもあるため、オンライン面談や電話での対話も可能である旨を伝えましょう。

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内定辞退を防ぐコツ

応募者自身が内定辞退を決める前に、できるかぎりの対策で内定辞退を防ぎたいものです。

 近年では少子化や働き方の多様化により、内定承諾率は低くなりやすい傾向にあります。
できるだけ内定辞退を減らすには、自社を選んでもらえるような工夫が必要です。

 ここでは、採用活動に取り入れておきたい、内定辞退を防ぐコツをご紹介します。

ターゲットが欲しい情報・魅力を伝える

採用ページや自社サイト・SNS、面接などを通して、ターゲットに適した情報をしっかり提示しましょう。

 仕事内容や待遇をはじめ、ターゲットにとって魅力に感じられるような情報を伝えることが大切です。

そのためには、求める人材像を明確化し、自社の魅力としてアピールできる部分を分析する必要があります。

 分析を元にした積極的なアピールで、自社に興味を持って応募してもらい、志望順位を上げられるように工夫しましょう。

 また、面接での面接官の対応も、自社の魅力づけになります。

面接でも応募者に求められる情報提供を行い、よい印象を与える丁寧な対応を心がけましょう。

自社の課題も事前に伝える

自社の魅力を伝えることは、「この企業で働きたい」と思ってもらうために重要なポイントですが、それと同時に自社の課題を伝えることも意識しましょう。

 自社の課題となる部分を伝えずに、よい部分だけを伝えていると、応募者にとっては事前の情報が不足することになります。

 魅力と同時に課題も伝えることにより、自社で働く未来を想像してもらいやすくなり、内定辞退や入社後のミスマッチを減らすことにもつながります。

内定後のフォローをしっかり行う

内定後、応募者が他の企業に入社を決め、内定辞退されてしまう場合もあります。

もし内定後のフォローが足りていない場合には、フォローをしっかりすることで、そのような内定辞退を防げるケースもあります。

 例えば内定者面談の実施や、内定者懇親会の開催など、内定者とコミュニケーションをとれる機会を設けましょう。

コミュニケーションを通して、入社への不安を取り除きやすくなります。

 また、採用担当者からの定期的な連絡も有効です。

内定後の丁寧な対応は、安心感・信頼感につながり、自社への入社を決めてもらえる可能性があります。 

※内定承諾率を上げるには？ 求職者が内定を辞退する理由と対処法を解説！[1] 

選考参加や応募への感謝を示し、誠意ある対応を心掛けましょう！

内定辞退に対する返信は、相手への感謝や丁寧な対応を意識する必要があります。

採用担当者や人事は、常に会社の顔であるという自覚をもって、応募者や就活生に失礼がないようにしましょう。

一緒に働く社員にはならないとしても、今後取引先の従業員として関わる可能性があるためです。

また、内定辞退が起きた場合には、発生した理由についても可能な限り追求しましょう。辞退理由から、企業の採用活動の至らない部分や、応募者が企業に希望する内容も分かる可能性があります。

必要であれば応募者管理ができるツールやシステムの導入、上記の様なテンプレートも用いて、内定辞退を予防し効果的な採用活動を行いましょう。

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