【例文あり】不採用通知メールの送り方や注意点を解説
目次
応募者へのお断りメールは、書類選考や面接の結果、採用を見送る場合に送付しなければなりません。不採用通知とも呼ばれ、人事担当者、採用担当者にとって荷が重い仕事のひとつです。
不採用通知を送る際のポイントは、採用者と再び関わりを持つ機会（同業者や取引先として）を見据えた適切な文章・言い回し・送付方法とすることです。
ここでは、雛形・例文を紹介しながら不採用通知メールの送り方を解説します。
※不採用の連絡を電話で行う際のポイント
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）
応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集
採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。
不採用通知が必要な理由
不採用通知を送る主な理由は、採用にいたらなかった人材との関係性を円満に保つことです。
不採用という事実で応募者が自社に悪意や敵意を持ってしまった場合、扱っている商品やサービスを利用しないようにしたり、良くない噂を流されたりする恐れがあります。
一方で、誠実な印象を与える方法で不採用通知を送る場合には、次のような効果が得られます。風評被害などのリスクを抑えるだけでなく、会社の認知・イメージや人材確保の機会を得るにあたって良い効果を得られる可能性もあるのです。
- 不採用とする行為に納得してもらえる
- 会社について好印象を持ってもらえる
- 再チャレンジに向け、自己研鑽の意欲を高めてもらえる
- ほかの求職者に好印象を伝えてくれる
不採用通知のポイントは求職者への寄り添い
不採用通知は内容そのものがネガティブであり、求職者に良い印象を与えるにあたってテクニックが必要です。
作成・送付のポイントは、寄り添いの感情を込めることです。
感謝の気持ちが伝わる文章を意識
不採用通知の作成でもっとも大切なのは、自社に興味を持ってもらい、応募先として選んでもらった行動に対しての感謝です。
求職者は会社との接触にあたって、書類準備、面接会場への来訪などのさまざまなコストを負っています。こうしたコストを理解し、感謝を示すことが大切です。
不採用の理由は記載しない
不採用とする理由につき、明確に記載する必要はありません。厳正かつフェアに選考した結果である旨を伝えることができれば十分です。
企業側が良かれと思って書いた不採用理由に納得がいかない場合、会社へのイメージが悪くなったり、より詳しい説明を求められたり、といった可能性があります。
ただし、なかには「どうしても理由が知りたいから」と、連絡を寄せる応募者もいます。
このような場合には「大変申し訳ありませんが、弊社規約により、理由の回答は控えさせていただいております」といった言葉を選ぶと、応募者の気持ちへ寄り添えます。
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）
不採用通知の送付方法
不採用通知の送付方法はメールや書面が一般的ですが、電話連絡のケースもあります。方法別の送付のポイントは次のとおりです。
メールの場合は件名と送信時間がポイント
メールによる不採用通知は、件名をシンプルかつ明快にしたうえで、できるだけ会社の営業時間内にすると良いでしょう。
■不採用通知メールの件名の例
【○○株式会社】選考結果のご連絡
会社の営業時間内にメールを送信すると、すぐにメールをチェックした求職者からの問い合わせ対応がスムーズです。
書類返送が必要な場合は郵送で
履歴書などの書類返送が必要な場合、書類と合わせて郵送で不採用通知を送付すると、郵便料金や送付の手間を省略できます。
郵便物1通で済ませることで、求職者による受け取り対応も省けるため好都合です。
郵送物の送付では、書類が折れないように、A4サイズの封筒、もしくはレターパックなどを利用しましょう。
送付にあたって先にメールで結果を伝え、後から郵送で不採用通知を送付すると、メールの見落としを未然に防げます。
なお、感謝の気持ちを伝えるため、応募にかかった分の切手、面接までの交通費分のQUOカードや図書カードを同封している企業もあります。
直接お礼を伝えるなら電話で連絡
応募者へ直接お礼や結果を伝えたい場合は、電話連絡が適しています。感謝の気持ちを採用担当者の声で伝えられるため、好印象を与えられます。
連絡の際は、不採用の理由を聞かれたときの対応方法も検討しておきましょう。
なお、電話だけでは双方の認識に齟齬が生じることもあるため、合わせてメールや書面でも通知しておくと安心です。
電話で連絡をする場合の例文
電話で連絡する場合の対応では、先に感謝の気持ちを伝え、次に本題（不採用の旨）を伝えるようにしましょう。最後に、選考用の書類の扱いなどの備考を伝えます。
〇〇株式会社、採用担当の〇〇でございます。
ただいま、お時間よろしいでしょうか？
先日は、弊社の面接へ足をお運びいただき、ありがとうございました。
○○様の選考結果について、厳正に検討しました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
貴重なお時間をいただきましたのに、ご希望に添えず、誠に申し訳ございません。
お預かりしました応募書類につきましては、後日郵送にて返却させていただきます。（弊社で責任をもって、破棄いたします）
〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
不採用通知の送付はできるだけ早めに
レスポンスの早さは会社および個人の信用に繋がり、求職者と会社とのあいだでも同様です。
不採用通知や書類返送は速やかに、できるだけ優先して進めていきましょう。
もっとも、不採用通知が早すぎるのも考えものです。
選考の結果が事前に出ていたのではないか（公正でない方法で採用・不採用を決めているのではないか）と疑念を抱かせる恐れがあります。
不採用通知をするにあたって適切な時期は、面接から2～3日以内、難しい場合も1週間以内です。
不採用通知の雛形・テンプレート
不採用通知の文面は考えづらく、採用活動を始めたばかりの会社にとっては悩みの種となります。
ここでは、雇用形態や求人の種類にかかわらず利用できる不採用通知の雛形（テンプレート）を8種類紹介します。
- 定員募集に達した場合のお断りメール文
- 繰り返し応募の場合のお断りメール文
- 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし）
- 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり）
- 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし）
- 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり）
- 郵送で不採用通知を出す場合の文例
- 電話で不採用を伝える場合の会話例
定員募集に達した場合のお断りメール文例
定員募集に達して採用見送りとなったケースでは、その理由を明確にしても構いません。下記がその文例です。
件名：【〇〇株式会社】求人へのご応募ありがとうございます。
〇〇 〇〇様
○○株式会社 人事担当の○○です。
この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
せっかくご応募いただいたのですが、大変申し訳ございません。
採用予定人数に達したため、選考を見送らせていただく運びとなりました。
応募期間内での募集終了になりましたこと、深くお詫び申し上げます。
お預かりしている応募書類につきましては、履歴記載の住所へ返送いたしますのでご査収ください。
〇〇様の今後ますますのご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
繰り返し応募の場合のお断りメール文
熱意をもって繰り返し応募する人に対しては、応募への感謝を伝えつつ、採用基準が変わらない限り結果は覆らない旨を丁寧に伝えましょう。下記がその文例です。
件名：選考結果のご連絡【〇〇株式会社】
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社 人事担当の〇〇です。
この度は、再度弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の熱意あふれるご応募に対し、社内で慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
弊社の採用基準に基づき公正に選考を行った結果、誠に恐縮ながら、現時点では〇〇様のご期待に沿うことが難しいとの判断に至りました。何卒ご賢察いただけますようお願い申し上げます。
なお、弊社の採用基準につきましては、現時点において変更の予定はございません。そのため、度重なるご応募をいただきましても、同様の結果となる可能性が高いことを申し添えさせていただきます。
ご期待に沿えなかったことは大変心苦しい限りではございますが、〇〇様のこれからのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇株式会社
人事部 〇〇
書類選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却なし）
書類選考の段階で次のステップに進むことを見送ったケースでも、不採用通知を送る必要があります。
書類返却をしない場合については、個人情報の取扱いが求職者の懸念点となるため、処分する旨を伝えて安心してもらいましょう。
件名 【選考結果のご連絡】 ○○株式会社 人事担当○○
〇〇 〇〇様（応募者氏名）
○○株式会社、人事担当の○○と申します。
この度は、数多くの企業の中から弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。
厳正なる書類選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。せっかく応募いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
ご期待に沿えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
お預かりしている応募書類につきましては、弊社にて責任を持って処分いたします。
〇〇様の今後ますますのご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
書類選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却あり）
書類選考での不採用で、書類返却に対応する場合は、その旨を明示することで安心してもらえます。
不採用通知の文例は次のとおりです。
件名 【選考結果のご連絡】 ○○株式会社 人事担当○○
〇〇 〇〇様（応募者氏名）
○○株式会社、人事担当の○○と申します。
この度は、数多くの企業の中から弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。
厳正なる書類選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。せっかく応募いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
ご期待に沿えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
お預かりしている応募書類につきましては、履歴記載の住所へ返送いたしますのでご査収ください。
〇〇様の今後ますますのご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
面接選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却なし）
面接選考で採用を見送ったケースでは、来場あるいはオンライン面談への対応について感謝の気持ちを述べることが大切です。
書類を返却しない場合は、処分する旨も伝えましょう。
件名 【選考結果のご連絡】 ○○株式会社 人事担当○○
〇〇 〇〇様（応募者氏名）
○○株式会社、人事担当の○○と申します。
この度は、数多くの企業の中から弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。 また先日は、弊社までご足労いただいたこと、重ねて御礼申し上げます。
厳正なる書類選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。せっかく応募いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
ご期待に沿えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
お預かりしている応募書類につきましては、弊社にて責任を持って処分いたします。
〇〇様の今後ますますのご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
面接選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却あり）
書類返却のある面接選考での採用見送りも、返却がない場合とおおむね同様です。
記載事項の違いとなるのは、返却に関する伝達事項です。
件名 【選考結果のご連絡】 ○○株式会社 人事担当○○
〇〇 〇〇様（応募者氏名）
○○株式会社、人事担当の○○と申します。
この度は、数多くの企業の中から弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。 また先日は、弊社までご足労いただいたこと、重ねて御礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。せっかく応募いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
ご期待に沿えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
お預かりしている応募書類につきましては、履歴記載の住所へ返送いたしますのでご査収ください。
〇〇様の今後ますますのご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
郵送で不採用通知を出す場合の文例
不採用通知を手紙で伝えるのは、より丁寧な印象を与えられます。文例は以下のとおりです。
〇〇 〇〇様
拝啓 時下ますます健勝のこととお慶び申し上げます。
先日は、弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に選考を重ねました結果、誠に残念ではありますが採用を見送らせていただく結果となりました。ご希望に添えず申し訳ございません、何卒ご了承のほど、お願い申し上げます。
つきましては、ご提出いただきました履歴書等の書類を同封いたしましたので、ご確認ください。
末筆になりますが、今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
電話で不採用を伝える場合の会話例
電話による不採用通知のメリットは、メールや書面よりも感謝や気遣いが伝わりやすい点です。
会話はどのような流れが適しているのか、例をみてみましょう。
「〇〇〇〇（社名）の採用担当、〇〇と申します。○○様のお電話でしょうか？」
「先日は、お忙しい中面接までご足労いただき、誠にありがとうございました。」
「今回、慎重に選考を進めさせていただいた結果、誠に残念ではございますが、採用を見送らせていただく結果になりました」
「素晴らしいご経験、お考えをお聞かせいただく機会をいただきましたのに、誠に申し訳ありません」
「数多くの企業の中から、弊社に興味を持っていただき、面接へ進んでいただけましたこと、感謝しております。」
「応募いただきました履歴書等の書類は、この後郵送にて返却いたしますので、ご査収ください。」
「改めまして、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。○○様の今後ますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。」
応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集
採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。
不採用通知をする場合の注意点
不採用通知の送り方にはいくつか注意点があります。会社について「連絡がスムーズで丁寧・誠実である」といった印象を損ねないために、以下の4点に気をつけると良いでしょう。
注意点1：通知はメールがおすすめ
昨今の採用活動において、不採用通知はメールで送付するのが一般的です。
メール送付による求職者側のメリットは、主に連絡の速度（速やかに結果を確認できる）ことです。会社側には、よりさまざまなメリットがあります。
■不採用通知をメールで送付するメリット（採用企業側）
- 選考とコミュニケーションを効率よく進められる
- 不採用の理由を直接質問される可能性を小さくできる
- 問い合わせがあった場合に備え、送信記録を証拠として残せる
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）
注意点2：分かりやすい件名をつける
すでに解説しましたが、不採用通知メールは件名で内容がわかる・イメージできるようにするようにしましょう。
本文を読むまで内容がわからない通知は、求職者に見落とされてしまったり、コミュニケーションの手間が大きい会社であるとの印象を与えてしまったりします。
見落としの防止にあたっては、送付元の企業名や部署名を件名を入れても良いでしょう。
注意点3：送り先を複数人で確認する
不採用通知お断りメール送信の最大の注意点は「誤送信」です。送信にあたっては、送信先につき複数の異なる担当者でチェックするようにしましょう。
メールの誤送信は情報漏洩につながる事故であり、求職者のプライバシーを侵害してしまう恐れが大きいといわざるを得ません。
トラブル化しない場合でも「情報セキュリティに関する意識が低い会社だ」との印象を与えてしまいます。
注意点4：人材紹介会社経由のケースは理由を明確にする
求職者の応募が人材紹介会社経由だった場合は、本人ではなく経由した会社の担当者に連絡しなければなりません。このときには、不採用の理由を明確に伝えると良いでしょう。
人材紹介会社や、そこに所属する転職エージェントは、求職者を続けて支援する立場です。
求職者支援にあたっては「過去の不採用の理由」を参考にすることがあり、理由を開示することで結果として求職者に貢献できます。紹介者と会社とのあいだで良好な関係を保てるのもメリットといえるでしょう。
なお、不採用にした理由を本人に告知されたくない場合は、担当者へ一言伝えておくと安心です。
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しつこい応募者の対応方法
不採用通知後も繰り返し応募してくる、あるいは過度な連絡をしてくる応募者への対応は、企業にとって悩ましい問題です。
しかし、毅然とした態度で、かつ丁寧に対応することが重要です。
まず、企業の採用方針や選考基準を明確に伝え、現時点では採用に至らない旨を理解してもらうよう努めましょう。
その際、応募への感謝の気持ちを伝えつつも、今後の応募を控えていただくよう丁寧に依頼することが大切です。書面で通知することも、企業の明確な意思を伝える上で有効な手段となります。
それでも状況が改善しない場合は、返信を控える、あるいは着信拒否やメールブロックといった物理的な連絡遮断もやむを得ない場合があります。
ただし、いかなる場合も感情的にならず、差別的な対応と受け取られないよう注意し、公平性を保つことが法的トラブルを避ける上で肝要です。
対応に苦慮する場合は、社内の法務担当者や外部の専門機関に相談することも検討しましょう。
不採用通知後に採用連絡したくなったら？
採用活動をしていると、期待する求職者・求職者数に満たないなどの理由で「採用を見送った求職者ともう一度コンタクトをとりたい」と考える場合があります。
このような場合はどのように連絡を再開するのか、伝え方をチェックしてみましょう。
不採用通知を出した相手を採用したい場合の文例
不採用通知を出してしまった相手は、すでに別の会社へ勤めていたり、他社での採用活動のため多忙な日々を過ごしていたりします。
コンタクトを取れる可能性は少ないと考えたうえで、連絡再開時は相手の心を開くような文面とするのが適切です（下記、文例）
○○ ○○様
先日、弊社より不採用を通知したにも関わらず、突然のご連絡となり、誠に申し訳ありません。
今回、○○職について改めて選考を重ねました結果、○○様を採用させていただきたいという結論になり、大変恐縮ながら再度ご連絡させていただきました。
○○様が、現在も求職活動を続けていらっしゃるようでしたら、弊社の○○職を、再度候補に入れていただけないでしょうか？ ○○様のスキルやご経験で、弊社にお力添えいただければと、心より願っております。
ご興味がありましたら、手続きなどの説明を兼ねて、一度お話させていただく機会をいただければ嬉しく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事をお待ちしております。
よろしくお願い申し上げます。
採用人数に達したけれど、次回採用したい場合
今回は採用人数に達してしまったものの、次回募集の際には積極的に採用を検討したい人材もいるでしょう。
このような場合は、求人終了時のお断りメールへ、次のような文面を挿入してみましょう。
採用予定人数に達したため、選考を見送らせていただく運びとなりました。
しかしながら、ご経歴を拝見させていただき、次回はぜひ面接にお進みいただきたい(採用したい)と考えております。
次回募集の際は、お声かけいたしますので、再度検討いただければ幸いです。
上記のような文を挿入すれば、会社と求職者が互いに「次の可能性」を意識できるようになり、将来に繋げることができます。
まとめ
不採用通知では「求職者への寄り添い」が重要です。通知の本文では、本題に入る前に必ず感謝の気持ちを伝えましょう。
レスポンスのスムーズさを印象づけるだけでなく、不採用の理由を直接聞かれて困惑する事態を回避するうえでは、送信先を間違えないように注意しながらメールで送付するのがベターです。
また、さまざまな理由で求職者に再度連絡を取る可能性があるときは、次につなげられる文面を挿入しておくと良いでしょう。これらを意識すれば、会社の印象を保ちつつ選考フローの効率化が図れます。
応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集
採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。
記事を書いた人
ヒトクル編集部
「ヒトクル」は、株式会社アルバイトタイムスが運営する採用担当者のためのお役立ちサイトです。
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