【例文あり】不採用通知メールの送り方や注意点を解説

応募者へのお断りメールは、書類選考や面接の結果、不採用だった場合に送付します。
不採用通知とも呼ばれ、人事担当者、採用担当者にとって荷が重い仕事の一つです。

選考では縁がなかった人材も、将来的に同業者として一緒に働いたり、取引先になったりする可能性があります。このようなケースも想定しながら、お断りメールを作成しましょう。

※不採用の連絡を電話で行う際のポイント

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

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不採用通知が必要な理由

不採用通知を送る主な理由は、採用にいたらなかった人材との関係性を円満に保つ、という点にあります。

不採用という事実で応募者が自社に悪意や敵意を持ってしまった場合、扱っている商品やサービスを利用しないようにしたり、良くない噂を流されたり、という恐れがあります。

不採用であっても、応募者の気持ちを大切にした不採用通知が届けば、

「今回は縁が無かったけれど、ていねいに対応してもらえたし仕方がない」
「自分が働きたいと思った会社だけあって、フォローがしっかりしている」
「もっとスキルを磨いてから、この会社の求人に再チャレンジしてみよう」

そんな前向きな感情が芽生えます。時間を割いて書類を作って貰ったこと、面接に足を運んで貰ったことへ御礼を伝えながら、嫌われない会社になるための文章を作成しましょう。

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不採用通知は応募者の気持ちに寄り添う内容で

受け取る相手にとって、どうしてもネガティブな情報になってしまう不採用通知。

嬉しくない内容だからこそ、応募者の気持ちを考えたメッセージが必要です。

応募者のメンタルを思いやった不採用通知の作り方をみてみましょう。

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感謝の気持ちが伝わる文章を意識

不採用通知の作成で一番大切なのは、自社に興味を持ってもらい、応募先として選んでもらった行動に対しての感謝です。

書類を準備したり、面接に足を運んでもらったり、貴重な時間を割いていただいた応募者へ、誠意を込めたメッセージを送りましょう。

感謝の気持ちがないと、事務的な内容になってしまい、応募者の心象が悪くなってしまいます。

長々と書き綴る必要はありませんが、感謝の気持ちを強く持っている、という採用側の思いが伝わる内容を意識してみてください。

不採用の理由は記載しない

不採用通知は、応募者の気持ちに寄り添う文章が大切です。

そのため、相手が求めているかもしれないから……と不採用の理由を記載してしまうケースがあるのですが、採用にいたらなかった理由は、記載しなくて問題ありません。

企業側が良かれと思って書いた不採用理由に納得がいかない場合、会社へのイメージが悪くなったり、より詳しい説明を求められたり、といった可能性があります。

不採用理由はほとんどの企業で明らかにしていないため、「理由を記載しない＝ネガティブな気持ちになる」というケースもまずありません。

中にはどうしても理由が知りたいからと、連絡を寄せる応募者もいます。

回答する必要はありませんが、「お応えできかねます」といった事務的な返事ではなく、「大変申し訳ありませんが、弊社規約により、理由の回答は控えさせていただいております」といった言葉を選ぶと、応募者の気持ちへ寄り添えます。

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

不採用通知の送付方法

不採用通知の送付にあたり、いくつかの連絡手段が考えられます。

状況に適した連絡方法、連絡する際の注意点を把握して、最善のタイミングで相手へ届けましょう。

メールの場合は件名が重要

不採用通知は、基本的にメールで送付してOKです。求職活動中はたくさんのメールが届くため、

件名；【○○株式会社】選考結果のご連絡

など、選考結果であると一目で分かる件名で送付して、見落としを防ぎましょう。

送付するのは、会社が開いている時間が最適です。

就業時間内であれば、結果についての問い合わせがあった場合に、スムーズに対応できます。

早朝や深夜など、メールの通知が迷惑になるような時間帯は避けて、送信してください。

書類返送が必要な場合は郵送で

履歴書などの書類返送が必要な場合、書類と合わせて郵送で不採用通知を送付すると、手続きを一度で終わらせます。

書類が折れないように、A4サイズの封筒、もしくはレターパックなどを利用して、できるだけ早めに郵送しましょう。

先にメールで結果を伝え、後から郵送で不採用通知を送付すると、メールの見落としを未然に防げます。

感謝の気持ちを伝えるため、応募にかかった分の切手、面接までの交通費分のQUOカードや図書カードを同封している企業もあります。

直接お礼を伝えるなら電話で連絡

応募者へ直接お礼や結果を伝えたい場合は、電話連絡が適しています。

感謝の気持ちを採用担当者の声で伝えられるため、好印象を与えられます。

電話だけでは「言った言わない」になる可能性があるため、合わせてメールや書面でも通知しておくと安心です。

電話での連絡は、応募者からその場で、不採用の理由を尋ねられるケースが考えられます。

様々な質問を想定して、滑らかに答えられるように準備しておきましょう。

電話で連絡をする場合の例文

〇〇株式会社、採用担当の〇〇でございます。
ただいま、お時間よろしいでしょうか？

先日は、弊社の面接へ足をお運びいただき、ありがとうございました。

○○様の選考結果について、厳正に検討しました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

貴重なお時間をいただきましたのに、ご希望に添えず、誠に申し訳ございません。

お預かりしました応募書類につきましては、後日郵送にて返却させていただきます。（弊社で責任をもって、破棄いたします）

〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

不採用通知の送付はできるだけ早めに

応募者は複数企業の書類選考、面接に臨んでいる可能性が高いため、結果連絡や書類返送が速やかな企業は、印象が良くなります。

採用活動中はやるべき作業がたくさんありますが、不採用通知はできるだけ優先して進めていきましょう。

即日の連絡など、あまりにも通知が早すぎる場合、「結果が決まっていたのでは？」「面接に行っても意味がなかったのでは？」といった不信感を招きます。

可能であれば面接から2～3日以内、難しい場合も1週間以内を目安に通知を届けてください。

不採用通知の基本フォーマット

お断りメールの作り方は分かったけれど、一から作成するのは難しそう。 という人事担当者の方へ、今すぐ使える不採用通知の例文5選を用意いたしました。

• 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし） 
• 書類選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり） 
• 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却なし） 
• 面接選考で不採用時のお断りメール文（書類返却あり） 
• 求人募集終了時のお断りメール文
• 郵送で不採用通知を出す場合の文例 
• 電話で不採用を伝える場合の会話例

求人募集終了のためのお断りメール文は、パート・アルバイトを募集する際にも役立ちます。このまま使用しても、自分なりにアレンジを加えてもOKです。お断りメールの例文を活用して、不採用通知をスムーズに送付しましょう。

書類選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却なし）

書類選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却あり）

面接選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却なし）

面接選考で不採用時のお断りメール文例（書類返却あり）

求人募集終了時のお断りメール文例

郵送で不採用通知を出す場合の文例

できるだけ早く不採用通知を出すために、メールを選択するケースも多くみられますが、手紙での連絡は、よりていねいな印象を与えられます。郵送で不採用を通知する場合は、履歴書と合わせて以下例文のような書面を送付してください。

候補者が面接まで進んでいる場合、交通費の代わりとして、クオカードや商品券などを同封する企業もあります。必要に応じて、検討してみましょう。

電話で不採用を伝える場合の会話例

できるだけ早く、直接相手へ不採用を伝えるなら、電話を利用する手段もあります。

メールや書面よりも、採用できなくて申し訳なかったという気持ちが伝わりやすい点がメリットです。電話で伝える場合はどのような流れが適しているのか、会話例をみてみましょう。

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不採用通知をする場合の注意点

それでは、具体的にどのような部分に注意してお断りメールを送るべきなのか、企業が覚えておきたい、4つのポイントをみてみましょう。

注意点1：通知はメールがおすすめ

不採用通知といえば手紙や電話で来るもの。
そう思っている上の世代の方は多いですが、現在は応募者へ「お断りメール」を送付するのが一般的です。

結果をメールで送付すると、

というメリットがあります。

応募者だけでなく、企業側も不採用通知に関連する手間や人件費を減らせる点もメリットです。

面接をオンライン化している企業が増えていますが、その場合も、不採用通知はメールを選択しましょう。

「顔を見ながらだと結果を伝えにくい」
「一人ひとりと話していると時間がかかってしまう」

というデメリットからも、応募者への連絡はメールを選ぶのがおすすめです。

社内のルールなどで書類で送る必要がある場合は、下記フォーマットをご参考にしてください。

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

注意点2：分かりやすい件名をつける

お断りメールはメールボックスを開けた時、すぐ採用に関連する通知だと分かるようにしておきましょう。

【選考結果のご連絡について】
【選考結果のご連絡】○○株式会社 人事担当○○

など、【】をつけて強調する。選考結果の連絡である旨をシンプルに記載する。

送付元の企業名や部署名を、メールの件名に入れる、といった点に配慮すると、見落としを予防できます。

注意点3：送り先を複数人で確認する

お断りメール送信時に、最もしてはいけないのが応募者へのメール誤送信です。

「採用メールが届いた後で、謝罪と共に不採用メールが送付された」
「不採用のメールが送られた後で、間違いであったと連絡が入った」
このようなミスが起きてしまうと、応募者からの信頼を失ってしまいます。

個人情報を適切に扱えない企業、というレッテルを貼られないためにも、お断りメールの送付先は最低でもダブルチェック。可能であればトリプルチェックしても良いくらい、重要な作業です。

入念にチェックした上で、求人応募者へ送付しましょう。

注意点4：人材紹介会社経由のケースは理由を明確にする

不採用になった人材が、人材紹介会社経由の応募だった場合、本人に連絡するのではなく、採用担当者名を確認の上、企業宛に不採用を通知します。

また、本人へ通知する場合は、不採用の理由を記しませんが、人材紹介会社とは今後も付き合うケースが考えられることもあり、理由をできるだけ明確にしておくのがおすすめです。

担当者やキャリアカウンセラーが、不採用になった理由を把握していれば、別の人材を紹介する際に、問題になった点をクリアしている求職者を推薦してもらいやすくなります。

人材紹介会社側が、求職者から理由を聞かれるケースも考えられるため、内容をくわしく共有しておきましょう。不採用にした理由を本人に告知されたくない場合は、担当者へ一言伝えておくと安心です。

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不採用通知後に採用連絡したくなったら？

採用活動をしていると、
「不採用通知を出したけれど、その他候補者の辞退で人員が不足してしまった」
「今回は不採用になったけれど、次回募集ではぜひ採用したい人材を見つけた」

このような状況になるケースがあります。

不採用通知を送ってしまったけれど、やっぱり採用したい場合、次回募集で採用したい場合はどのように伝えれば良いのか、伝え方をチェックしてみましょう。

不採用通知を出した相手を採用したい場合の文例

不採用通知を出してしまった相手は、すでに別の会社へ勤めている、もしくは採用活動に勤しんでいます。

一度不採用にしてしまった企業を、相手にしてくれる可能性は少ないと心得た上で、失礼のないていねいな言葉で連絡してみてください。

採用人数に達したけれど、次回採用したい場合

今回は採用人数に達してしまったけれど、次回募集の際、ぜひ採用を検討したい、という人材もいると思います。このような場合は、求人終了時のお断りメールへ、

といった文章をプラスしておくと、良い人材を採用しやすくなります。

まとめ

不採用通知に含める言葉の選び方、通知を出すタイミングで、求職者からの印象が大きく変わります。受け取った相手が、できるだけ嫌な気持ちにならない言葉を選んで、誠心誠意対応しましょう。

 面接時に雨が降っていた場合は、「お足元の悪い中」、書類がすみずみまで埋められている場合は、「細部にまで心のこもった書類を送っていただき」、といったメッセージを入れると、より応募者へ寄り添った文面になります。

 採用にはいたらなくても、不採用になった人材が自社商品やサービスを利用したり、取引先として縁があったり、という可能性があります。

 「採用にはならなかったけれど、感じの良い会社だった」

 そんな印象を抱いてもらうために、配慮が行き届いた不採用通知を作成しましょう。

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