新入社員を迎えるにあたっての準備はOK？必要な書類などをチェック！

こんにちは、ヒトクル事務局です。

この春から入社する新入社員がいち早く自社になじめるように、人事担当者の方のフォローやバックアップが必要になるかと思います。
本記事では、この春新入社員を迎え入れるにあたっての受け入れ準備についてご紹介します。

すぐに働ける環境を整える

まずは新入社員がスムーズに仕事が始められるように、環境面の準備をする必要があります。
社員証、名刺、デスクなど、必要な備品や席を用意し、すぐに働ける業務環境づくりをしましょう。

一般的に以下のような機器や物品が必要になります。
・PC
・メールアドレス
・名刺
・デスクや椅子
・事務用品（文房具など）
・社員証や社章
・タイムカード
・会社用携帯電話
・制服　　　　　　　　　　　　　など

新入社員の配属先に応じて、一通り揃えられているか確認していきましょう。

企業側で準備・提出する書類

企業側から新入社員へ準備・提出する書類は以下の通りです。

・内定通知書
採用者に内定を通知するための書類です。

・入社誓約書
内定通知書と一緒に送付し、署名・捺印のうえ返送してもらいます。返送用の封筒も同封するのがマナーです。

・労働条件通知書
労働条件（期間・就業場所・従事する業務に関する事項・始業及び終業の時刻・休暇に関する事項・退職に関する事項など）を記した書類です。
労働基準法により、企業は一定の事項を記載した労働条件通知書を雇用するものに書面で渡す必要があります。

・雇用契約書
雇用条件が記載されており、労働者の雇用契約の同意を証明するための書類です。
作成義務はありませんが、企業側の保管用と、社員側の保管用に同じ書類を2部作成するのが基本です。

・雇用保険資格取得手続き
ハローワークに、必要事項を記入した「雇用保険被保険者資格届」を提出します。ケガや病気、失業に関わる保険です。

・健康保険資格取得手続き
年金事務所または健康保険組合に、必要事項を記入した「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出します。
新入社員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者資格取得等届」の手続きも必要になります。

・給与や住民税に関して
所得税の計算に必要な「扶養控除等（異動）申告書」を準備しておき、新入社員にすぐに記入してもらえるようにします。

新入社員から提出が必要な書類

新入社員に用意してもらう書類などには以下のようなものがあります。
事前に準備いただくよう通知しておくとスムーズでしょう。

・住民票記載事項証明書
氏名や住所など本人確認に必要な書類です。

・年金手帳
厚生年金加入手続きで記号番号が必要になるため、事前に用意してもらいます。

・身元保証書
社員が会社に損害を与えたときのための連帯保証人を示す書類ですが、提出を必要としていない企業もあります。

・マイナンバー
各種行政機関の手続きに必要です。マイナンバーカードや通知カードのコピーを用意してもらいます。

・給与の振り込み先に関する書類
通帳やキャッシュカードのコピーなど、給与振り込みに必要な書類を準備してもらいます。

・資格免許証、合格証明書
保有する資格や学歴を証明するための書類です。会社によっては提出を必要としていないこともあります。

受け入れ体制を整えて早期離職を防止

その他にも、新入社員研修やOJTなど新人育成も必要になってきます。

いつ・どんな内容の研修があって、この研修は何をゴールとしているかなどの目的をしっかりと定めましょう。
新入社員にも「今何をやるべきなのか？」「先々に向けてどういうことに注意して取り組むべきなのか？」といった視点をもってもらうことができます。
さらに、先々の働くイメージが沸きやすくなり、慣れない環境での不安感を減らすことができます。

新入社員のほとんどが不安な気持ちを少なからずもって入社してきます。
会社の受け入れ態勢が整っていないと、不安が募って早期離職につながる可能性も高まります。
早期退職を防ぐために、新入社員がスムーズに仕事を始められる環境づくりが重要になってくるので、しっかり準備しておきましょう！