就業規則を変更するケースとは？就業規則を変更する手順と注意するポイントを解説

常時10人以上の従業員がいる事業場では、就業規則を作成して所轄の労働基準監督署に届け出を行い、社内に周知する義務が発生します。しかし、一度作成したら終わり、ではありません。法改正や時代の変化・事業場の実態にあわせて変更する必要があります。

それでは、就業規則を変更するケースとはどのようなときなのでしょうか？また、就業規則を変更しなくてはいけないにも関わらず怠るとどのようなリスクがあるのでしょうか？就業規則を変更するときの手順や注意点についてもあわせて解説いたします。

※企業の就業規則とは？労働基準法に沿った作成時のルールと従業員トラブルにならない回避法などを解説

就業規則を変更する手順

就業規則を変更するためには、どのような流れで行えばいいのでしょうか？就業規則の変更手順について説明します。

①変更箇所を決める

就業規則のどの部分を変更するか考案します。正社員だけではなく、パートやアルバイトなどの従業員も雇用している場合、適用される従業員の範囲を決めましょう。

まずは、担当者や総務部で変更案をまとめ、上長に提出し、会社の意思決定ルールに従い、変更内容を決定します。

②変更届を作成する

就業規則をどのように変えたのかが分かる就業規則変更届を作成します。

変更届にひな形はありませんが、厚生労働書のホームページからフォーマットをダウンロードできるため、活用してもいいでしょう。

※厚生労働省　様式集

③意見書を作成する

就業規則を変更する場合、労働者代表の意見をまとめた「意見書」の添付が必須です。労働者代表とは、従業員の過半数が支持をする従業員か、従業員の過半数を組織する労働組合の代表者のことを指します。

就業規則変更届同様、意見書にひな形はないため、自由に記載できます。労働局のホームページなどからフォーマットをダウンロードすることも可能です。

④労働基準監督署へ届け出

就業規則変更は、所轄の労働基準監督署に下記を持参します。

• 就業規則変更届…2部 
• 意見書…2部 
• 変更した就業規則…2部

管轄の労働基準監督署に届け出を行うと、受理印を押されて1部が返却されるため、1部は事業場内にて保管しておきましょう。

⑤社内周知を行う

就業規則の変更は、届け出を行うだけではなく、従業員に周知することまでが労働基準法で義務づけられています。変更箇所を従業員に伝えましょう。

就業規則を変更するケースとは？

一度作成した就業規則を変更するのは、どのようなケースなのでしょうか？変更のタイミングについて解説します。

①労働に関わる法令改正が行われたとき

労働基準法など労働に関する法令が改正されたときに、作成されている就業規則がその改正された内容に沿っていない場合、就業規則の変更をしなくてはいけません。

例えば、最低賃金が上がった場合、事業場の賃金がそれを下回っていれば、就業規則に記載している賃金に関する規定を変更しなくてはいけません。法令の改正にアンテナを張っておくことが大切だと言えるでしょう。

②労働時間や賃金体系を変更するとき

始業や終業の時間を変更したり賃金体系を変更したりするときは、就業規則の変更を届け出なくてはいけません。

また、時間外割増手当や深夜割増手当など法律上支給しなければいけない手当とは別に、企業の任意で新しい手当を設ける場合にも就業規則の変更が必要です。

③在宅ワーク制度など新制度を導入するとき

在宅ワーク制度や固定残業代（みなし残業代）制度など、新しい制度を導入する際には、就業規則の変更が必要です。また制度の廃止時にも変更届が必要となります。

ただし、固定残業代制度の廃止は従業員にとって不利益な変更となる場合があるため、注意が必要です。「従業員の不利益な変更」について詳しくは後述します。

④現在の就業規則でトラブルが生じる

創業当時に作成した就業規則のまま変更していないと、時代の流れや従業員の価値観とのミスマッチが起きて、トラブルに発展する場合があります。長年変更されていない就業規則は一度見直した方がいいでしょう。

また、就業規則作成時に熟考しなかったことが原因で会社の実状に合わない規定があると、従業員からの不満やトラブルが発生することがあるので、就業規則を見直し・変更した方がいいでしょう。

⑤経営状況が悪化したとき

企業を倒産させずに持続させるために、労働条件を変更するケースもあります。経営状況が悪化した場合、賃金を下げたり、手当を変更したりするという選択肢が考えられます。

ただし、従業員にとって不利益となる労働条件の変更には注意が必要です。下記で詳しくお伝えします。

●従業員にとって不利益な労働条件の変更は原則的に禁止
労働契約法第9条によって、従業員の不利益になるような労働条件の変更は従業員との合意が無い場合、原則として禁止されています。一方、労働契約法第 10 条にて、変更後の就業規則を従業員に周知させた上で、合理的なものであれば労働条件の変更ができる、と条文に記載されています。

つまり、従業員にとって不利益な労働条件の変更をする際には、変更の内容を従業員が理解しており、さらにその内容が合理的だということが前提だということです。ちなみに「合理的」とは、下記のように考えられています。

1. 就業規則変更によって労働者が被る不利益の程度 
2. 使用者側の変更の必要性 
3. 変更後の就業規則の内容の相当性 
4. 労働組合等との交渉の経緯 
5. その他の変更に係る事情（代償措置その他関連する労働条件の改善状況等） 

以上を総合考慮して判断すべきとされています。

不利益変更については、「変更についての会社側の必要性が高く、かつ、従業員の不利益性の小さい」場合には、合理性が認められる可能性が高いと言えます。
なお、「会社側の必要性は高いが、従業員の不利益も大きい」場合には、より綿密な協議のもと合意を求めていく必要があります。

例えば、近年は残業をしない傾向となっていることから、固定残業代制度を廃止する企業がありますが、従業員の賃金が減ることから「不利益な変更」となる可能性があるため注意が必要です。
基本給を上げたり手当を支給したりするなどの代償措置がないと、合理的ではないと判断される可能性があります。

就業規則を変更するときの注意点

就業規則を変更するときの注意点をご紹介します。

1. 従業員に不利益になる変更は事前理解を 
2. 事業場ごとに変更届を作成 
3. 意見書には従業員代表の記名のみ（押印、署名は不要）
4. 変更箇所を社内周知する 
5. 定期的な見直しを

①従業員に不利益になる変更は事前理解を

労働契約法によって、従業員にとって不利益な労働条件の変更は、従業員の合意が無い場合、原則として禁止されています。手取り金額が減ったり、公休日が減ったりするなど、従業員にとって不利益となる変更を行わざるを得ない場合、従業員全員から同意を得るよう努めましょう。

全員から同意を得ることができなかった場合でも、合理的な就業規則の変更によって、労働条件の不利益変更は可能ですが、事前に理解を得るための協議・説明を尽くしましょう。

②事業場ごとに変更届を作成

就業規則は事業場ごとに作成する必要があります。１つの企業で複数の事業場がある場合、それぞれ作成し、変更しなくてはいけません。それぞれの所轄の労働基準監督署に変更届を提出しましょう。

法改正や企業全体の制度変更など、すべての事業場で同じ内容で変更する場合は「本社一括届出制度」を活用できます。

③意見書に押印・署名不要

従来は意見書に押印などが求められていましたが、令和3年4月より押印・署名が不要になりました。

今般の改正により、就業規則の意見書や寄宿舎規則にかかる同意書における労働者の押印又は署名も不要となります。
引用：厚生労働省労働基準局　

④変更箇所を社内周知する

「就業規則を変更する手順」でも伝えた通り、就業規則の変更をした際には、社内周知することが重要です。

労働基準法では、事業場に掲示・書面で配布・デジタルデータとして記録などを推奨しています。他にも一人ひとりに確実に伝わるよう、面談や説明会などで上長から話をしたりメールで件名に【重要】と付けて送付したりすることもおすすめです。

⑤定期的な見直しを

従業員とのトラブルを回避し、法改正や時流の変化に伴った経営をするためには、就業規則を定期的に見直す必要があります。

就業規則の担当者や担当部署を決めておき「決算月に見直す」「1年に1度見直す」などタスク化するといいでしょう。

就業規則を変更しないリスク

就業規則を変更するケースに当てはまるにも関わらず、就業規則の変更を怠っているとどのようなリスクがあるのでしょうか？

①労働基準法違反になる

法改正に伴った就業規則になっていない場合、法令違反となったり、就業規則を社内で変更していても労働基準監督署に変更届を提出していない場合、30万円以下の罰金が科せられたりすることがあります。

コンプライアンスが注目されている今、就業規則に関する違反が判明すれば企業としての信頼を失うことにもなりかねません。

②従業員とのトラブルが生じる

時代の流れや環境に合った就業規則が整備されていないと、従業員から不満が出る可能性があります。

労働基準法や労働契約法に沿うことはもちろん、社内の従業員にも目を向け、実態にマッチする就業規則の変更が求められます。

③企業の存続危機に陥る

経営状況が悪化しているにも関わらず高い賃金を払い続けていれば、企業は存続し続けられなくなるでしょう。

従業員に不利益になる変更は原則禁止とされていますが、企業の経営状況に目を向け、持続させていくための手段として就業規則の変更による労働条件の変更を視野に入れることも必要です。

まとめ

今回は企業の就業規則の変更について解説いたしました。一度作成した就業規則は、従業員の不利益になる変更は従業員の合意がなければ、原則禁止です。そういう点からも、作成時はよく考えることが重要だと言えます。

法改正や時代の変化によって、求められる就業規則は変わります。労働基準法改正時や賃金変更のタイミングで就業規則を変更することはもちろんのこと、定期的に見直すことも大切です。