企業の就業規則とは?労働基準法に沿った作成時のルールと従業員トラブルにならない回避法などを解説

企業の就業規則とは?労働基準法に沿った作成時のルールと従業員トラブルにならない回避法などを解説
目次

近年、人事や労務に関するコンプライアンスが注目され、その流れで就業規則の作成や変更などの見直しを要する企業が増えてきました。

そもそも「就業規則」とは何なのか、どのような条件で作成義務が生じるのか、就業規則作成や変更のときに行わなければならないことなどについて労働基準法に沿って解説いたします。

また、就業規則は従業員への周知も重要です。トラブルを回避するための浸透方法などもあわせてご紹介いたします。


就業規則とは?

就業規則とは、事業場ごとに作成する、従業員の給与・労働時間などの労働条件や、従業員が守るべき社内のルールなどをまとめた規則のことです。


就業規則の作成義務

労働基準法第89条では、就業規則の作成義務があるのは、「従業員を常時10人以上雇用している事業場」としています。つまり、従業員が常時10人に満たない事業場は就業規則の作成義務はありません。

また就業規則を作成・変更した場合は行政官庁への届け出が義務付けられています。変更時は届け出ることを忘れてしまいがちですので、気を付けましょう。

「常時10人以上」の定義
就業規則は会社ごとではなく、事業場(支店や店舗)ごとに作成するため、会社全体として10人以上の従業員がいたとしても、各事業場の従業員が10人未満であれば、作成義務はありません。
常時10人以上の対象となる従業員は以下の通りです。

 「常時10人以上」の対象  
・正社員  
・短期的雇用形態の従業員  
・パートタイマー  ・アルバイト 


「常時10人以上」の対象外 
・業務委託の社員 
・派遣労働者  
・繁忙期のみ勤務する臨時従業員


就業規則のメリットとは?

就業規則を作成しておくことで、下記のような効果が期待できます。


社内の秩序が守られる

ルールがないと判断基準がなく、価値観は人によって異なるため、秩序が乱れてしまう可能性があります。また、労働条件が口約束だけの場合「言った、言わない」でトラブルになりかねません。

従業員と企業側のトラブル回避のためにも、就業規則は有効です。


人事労務管理の効率が良くなる

人事労務管理に関する業務を行う際に、就業規則が定まっていることで上長や社長にその都度確認する手間がなく、スムーズに業務が遂行できます。

また、ルール化されていることで労働基準法の知識がある従業員ではなくても、人事労務管理業務ができることも就業規則の効果の一つです。

また、常に法令遵守を意識することで、労働基準監督署などからの調査があってもスムーズに対応できるでしょう。


就業規則を作成しない場合のリスクとは?

もし、就業規則を作成しないとどのようなリスクが起こるのでしょうか?


①法律違反で罰金が科せられる

10人以上の従業員がいる事業場で就業規則を作成または届け出をしていない場合、労働基準法第89条の「就業規則の作成及び届出の義務」に対する違反となり、30万円以下の罰金が科されます。

10人以上の従業員がいない場合、作成義務はありませんが、下記のようなリスクが考えられます。


②企業の安定経営を脅かす

もし就業規則に記載されていれば、違反した従業員を懲戒処分することができます。つまり、就業規則がないことで問題がある従業員がいたとしても解雇ができず、損失を被る可能性がある、ということです。

企業に不利益を与える従業員がいることは他の従業員にとっても悪影響を与え、企業存続の危機を招くこともあるでしょう。
(※)懲戒処分をするためには就業規則の根拠が必要になります。


③従業員とのトラブルが起こる

就業規則がないことで、雇用主と従業員の価値観の違いからトラブルが起きる場合があります。具体例を挙げると、就業規則に定年退職制度がない場合は、従業員が高齢となっても雇用義務を負うなど不都合が生じる可能性があります。

もしトラブルが起こった際には、就業規則がないことから企業側に落ち度があるとして、裁判などになれば負ける可能性が高くなります。

就業規則があれば掛からなかった和解金などのお金や時間がかかってしまうことはリスクと言えるでしょう。
(※)就業規則があるからと言って企業側が有利になる、というわけではありません。


④助成金を受給できないケースがある

厚生労働省から雇用保険関連の助成金が支給されるケースがあり、このときに就業規則の有無が要件になっていることがあります。

労働基準法では、就業規則作成の義務がない事業場でも雇用保険関連の助成金受給時には必要になるケースもあるため、就業規則を作成していないことでこれが受けられなくなる可能性があります。
(※)就業規則の有無が要件になっていない助成金もあります。


⑤従業員から不満が出る

「ルール」と聞くと従業員を縛るもののように聞こえるかもしれませんが、就業規則は従業員の声を聴き、寄り添って作成されたものであれば従業員にとって安心できるものとなります。

就業規則がないと、従業員は何を基準に判断したらいいのか分からなかったり、従業員によって不公平さが生じたりします。従業員が安心して働き続けるためにも、就業規則は必要なものだと言えるでしょう。

上記のことから、従業員が10人未満の企業の場合でも就業規則を作成しておいた方が企業にとってメリットが大きいと言えます。

【就業規則の作成義務】 
・常時10人以上の労働者がいる事業場は就業規則を作成しなければいけない 
・常時10人以上の労働者がいる事業場で就業規則を作成しないと法律違反になる 
・10人未満の場合、就業規則作成義務はないがトラブル等のリスクはある 


就業規則の記載事項の種類

就業規則に記載する内容には、必ず記載しなければならない事項「絶対的必要記載事項」と、事業場で定める場合に記載しなければならない事項 「相対的必要記載事項」があります。(労働基準法第89条)

また、これら必要的記載事項の他に、就業規則へ記載するかどうか会社の任意である「任意的記載事項」もありますので、それぞれ詳しくご紹介します。

就業規則の記載事項の種類
記載事項の内容
絶対的必要記載事項①始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇 並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
②賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
③退職に関する事項(解雇の事由を含む)
相対的必要記載事項①退職手当に関する事項
②臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
③食費、作業用品などの負担に関する事項
④安全衛生に関する事項
⑤職業訓練に関する事項
⑥災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
⑦表彰、制裁に関する事項
⑧その他全労働者に適用される事項
任意的記載事項①就業規則の目的・趣旨
②就業規則の解釈
③就業規則の適用範囲


絶対的必要記載事項とは?

絶対的必要記載事項とは、就業規則を作成する上で最低限決めなければならないもので、従業員も把握しておく必要があるものだと言えます。

①始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇 並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項

「休憩時間や休日」とは、時間・日数の与え方を記載します。

「休暇」とは、年次有給休暇や産前産後休業、生理休暇、特別休暇等などを与えるかどうかを記載します。「就業時転換に関する事項」とは、交替期日と交替順序等を指します。

②賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
「賃金の決定」とは、賃金が決まる決定要素と体系のことを指します。「支払の方法」とは、月給制、時給制、出来高払い制などの支払い方法をいいます。

「賃金の締切り及び支払時期」とは、月の何日に締め切って何日を支給日とするかを定めます。「昇給に関する事項」とは、昇給の時期やその他条件のことです。

③退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
退職、解雇、定年等を定めます。例えば、「退職する日の〇日前までに届出をする必要がある」などです。

懲戒解雇をする場合には、就業規則に書かれている事由でしか解雇できないため、想定される事由を漏れなく記載しておきましょう。


相対的必要記載事項とは?

会社に何らかの制度を設ける場合、必ず就業規則に記載しなければならない事項のことです。具体的には、以下の8項目が定められています。

①退職手当に関する事項
退職手当(退職金)の適用がされる従業員の範囲や、退職手当の決定方法・計算方法・支払方法・支払時期に関する内容を記載します。

②臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
賞与などの臨時の賃金のことや最低賃金額に関する事項のことです。

③食費、作業用品などの負担に関する事項
従業員が負担することになる食費や作業用品などに関する内容です。

④安全衛生に関する事項
安全及び衛生に関する定めをする場合においては、ここに記載します。

⑤職業訓練に関する事項
職業訓練の種類や期間・受訓資格・訓練中後の処遇などの事項です。

⑥災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
法定または法定を上回る補償の内容などを記載します。

⑦表彰、制裁に関する事項
表彰の種類と事由や懲戒の事由、種類、手続きについての事項です。

⑧その他全労働者に適用される事項
以上の他、当該事業場の従業員すべてに適用される定めをする場合においては、ここに記載します。例えば、服務規律や配置転換・転勤・出向・転籍に関する事項などがここに該当します。


任意的記載事項とは?

任意的記載事項とは、労働基準法に定められていない事項で、企業が就業規則に記載しておいた方が良いと判断する事項のことです。一例として、下記の事項が挙げられます。

①就業規則の目的・趣旨
制定の目的や趣旨を明示し、その重要性を従業員に浸透させる効果があります。

②就業規則の解釈
各条文の解釈に混乱が生じた場合に、最終的に解釈を決定する者(一般的には経営者)を明示して、就業規則の運用を安定させます。

③就業規則の適用範
雇用形態(例えば、正社員・パート・契約社員など)ごとに適用される条文が違う場合(例えば、パートタイマーの労働時間は個別の雇用契約書で定める場合)や、雇用形態ごとに違う就業規則を制定する場合には、必要な条項となります。

【就業規則の記載事項の種類】 
・絶対的必要記載事項は、就業規則作成時に必ず記載しなければならない 
・相対的必要記載事項は、企業で定める場合は記載しなければならない 
・任意的記載事項とは、労働基準法に定められていない事項のため記載は任意 


就業規則の作成から届け出・社内周知までの流れ

就業規則は、雇用主と従業員の両者が守るべきものです。そのため、作成して届け出をした後は、社内周知が重要となります。

また、就業規則の作成・変更の際は、従業員の意見を聴くことが義務づけられていますので注意しましょう。

それでは就業規則の作成と届け出の流れと社内周知の方法をそれぞれ詳しくご紹介します。


就業規則の作成の流れ

就業規則を作成する際の流れをご紹介します。

①作成者を決める
就業規則は社内で社長や取締役などが作成することもできます。しかし労働基準法や労働契約法などといった専門的知識が必要になりますので、費用はかかりますが社労士や弁護士などの専門家に依頼するという方法もあります。

②具体的に就業規則を作成する
厚生労働省の「モデル就業規則」などを参考にしながら、慎重に作成します。(「モデル就業規則」については後ほど解説します。)「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意記載事項」の3種類に分け、記載漏れがないか確認しましょう。

③リーガルチェック
法令に反している内容がないか、リーガルチェックを行います。社労士や弁護士にリーガルチェックを依頼する方法もあります。

④過半数労働組合または従業員代表者からの意見聴取
作成した就業規則案を、従業員代表者または従業員の過半数で構成されている労働組合があればその労働組合に見せて、意見を聴取します。

意見聴取後は、作成した就業規則と共に事業場を管轄する労働基準監督署に提出する必要があるため、従業員代表者らの意見を「意見書」にまとめます。


就業規則の届け出について

就業規則は作成後、届け出をする必要があります。その方法や場所、期限などについてご紹介します。

●就業規則の届け出の方法
就業規則の届け出には下記が必要です。

・就業規則(または変更)届・・・2部 
・意見書・・・2部 
・作成・変更した就業規則・・・2部 


就業規則(または変更)届と意見書、作成または変更をした就業規則を2部ずつ用意します。管轄の労働基準監督署に届け出を行うと、受理印を押されて1部が返却されます。1部は社内にて保管しておきましょう。

就業規則(または変更)届と意見書は、法律で定められたフォーマットはないため、どのような様式で作成しても問題ありません。労働局のホームページなどから、ひな型をダウンロードすることも可能です。

●就業規則の届け出の期限
就業規則を作成したり変更したりしたら、いつまでに届け出をすればいいのでしょうか?明確な期限は定められておらず、労働基準法では「遅滞なく届け出ること」とされています。できる限りスピーディーな届け出を心掛けるといいでしょう。

●就業規則の届け出を行う場所
労働基準法で、「行政官庁に届け出ること」と定められています。行政官庁とは、事業場を管轄する労働基準監督署のことです。どこが管轄の労働基準監督署なのか分からない場合や、労働基準監督署の住所が不明な場合、都道府県労働局のホームページで検索しましょう。

●就業規則の届け出を行うときの注意点
就業規則は事業場ごとに作成する必要があり、その事業場の住所が異なれば届け出を行う労働基準監督署が異なる、ということになります。複数の事業場がある場合、それぞれ違う労働基準監督署に届け出をしないと「届け出がされていない」状態になってしまうため、気をつけましょう。

事業場が複数ある企業の場合、「本社一括届出制度」を活用できます。
本社の就業規則と同じ内容が適用される事業場に限り、本社管轄の労働基準監督署へ一括で届け出することができる、という制度です。


ただし、本社を管轄する労働基準監督署によって手順等が異なる場合があるため、一括届出制度を活用する際には、事前に本社管轄の労働基準監督署に問い合わせるようにしましょう。


社内周知までの流れ

就業規則は、作成して届け出るだけでは法的な効果が発生しません。社内への周知を行う必要があります。

●就業規則の周知義務
労働基準法第106条において「使用者は、就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」と定められており、就業規則を社内へ周知させることは事業主の義務となっています。

また、就業規則を作成した場合だけではなく変更した場合においても就業規則の周知義務は適用され、変更後の内容を社員に周知させる必要があります。


●推奨されている就業規則の周知方法
就業規則は、各作業所の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって従業員に周知しなければなりません(労働基準法第106条)。
厚生労働省では、具体的に下記の方法を推奨しています。

①常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
就業規則を印刷し、休憩場所や給湯室・更衣室など、どのような従業員でも目につくような場所に掲示する方法です。

特定の従業員しか入ることができない場所に掲示していたり、複数の事業場がある場合で一部の事業場にしか掲示していなかったりする場合は、これに当てはまりません。

②書面で従業員に交付する
書面や冊子などにして就業規則を従業員に交付する方法です。
申し出をしてきた従業員のみに交付する、というケースはこれに該当せず、②の方法しか取らない場合は全従業員に交付する必要があります。

この場合、企業の就業規則が外部への持ち出される可能性が生じるため、持ち出し禁止にしたい場合はその旨もあわせて周知する必要があります。

③磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働 者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する
近年ではペーパーレスの波もあり、パソコンや社内サーバーに保存し、従業員がいつでもアクセス閲覧できるようにする方法が一般的となっています。

ただし、この場合も外部へデータ持ち出しができてしまうため、ダウンロード制限をかけるといいでしょう。また、印刷できないよう印刷制限をかけることも必要です。法律では「就業規則を印刷できるようにする」という義務はないため、印刷制限は違反にはなりません。


●就業規則を浸透させる方法
上記の「推奨されている就業規則の周知方法」を行えば、法律上はクリアとなりますが、従業員全員にきちんと落とし込めるかどうかは別問題です。

実際の現場では、企業の業種やそれぞれの従業員に合ったフレキシブルな対応が必要となるでしょう。浸透させる方法の一例をご紹介します。

①社長・役員・人事担当者がまず理解をする
社労士や弁護士などの外部に就業規則の作成を依頼した場合「社長や役員本人たちが就業規則を把握していない」という事態が起こり得ます。

従業員に浸透させる前に、まずは社長をはじめとする管理職メンバーが理解することが大切です。

②就業規則説明会を設ける
就業規則を浸透させるためには、従業員が納得するような説明が必須です。就業規則を説明する会を設け、伝えましょう。

就業規則説明会は、新入社員が入社したタイミングや就業規則を変更した時に行うことが望ましいでしょう。プレゼン能力によって伝わり方が異なるため、事前準備やロールプレイングを行うことがポイントです。

③個人面談で説明する
1対1の個人面談で就業規則を伝えることで、集団での説明会では伝わりにくい細かなところが浸透できたり従業員も質問をしやすくなったりします。

面談を行う上司との信頼関係によって捉え方が異なってしまうことがあるため、日頃からのコミュニケーションも大切でしょう。

【就業規則の作成から届け出・社内周知までの流れ】 
・就業規則の作成は流れに沿って、記載漏れや法令違反がないよう慎重に行う 
・届け出は管轄の労働基準監督署 
・就業規則の社内周知は義務であり、浸透努力も必要 


就業規則でトラブルにならないために行うこと

就業規則をめぐった従業員と企業側のトラブルを回避するための対策についてご紹介します。


①就業規則の記載漏れを防ぐ

就業規則に記載がないことから従業員とのトラブルが生じる場合があります。法令遵守した上で、記載漏れがないよう二重・三重にチェックしてから届け出をするようにしましょう。


②社内周知を徹底する

上記でもお伝えしたように、就業規則は作成後の社内周知が重要となります。周知義務を果たした上で、企業の従業員に合った浸透を図りましょう。


③就業規則を定期的に見直す

就業規則は一度作って終わりではありません。時代の流れに合わせて労働関連法が見直されると同時に、企業の就業規則も見直す必要があります。

また法改正時以外にも、企業の経営状況が変わったり働き方の多様化に合わせたり従業員のニーズに合わせたりして、就業規則を変更する必要があります。


④不利益変更の際には従業員に納得のいく説明を

就業規則の変更は従業員にとって利益となる変更の場合もあれば、経営状況の悪化や労働環境の変化によって不利益となる変更をしなければならない場合もあります。

不利益な変更の場合、従業員の同意を得るか、同意を得られなくてもその変更が労働契約法をもとに「合理的」と判断される場合は認められます。
しかし、認められたからと言って一方的に不利益な変更をすれば従業員の反発を生み、トラブルの原因になるでしょう。

なぜ不利益な変更をせざるを得ないか、従業員ひとりひとりに説明することがおすすめです。上長や社長から納得いくまで伝えましょう。

【就業規則でトラブルにならないために】 
・就業規則作成時は慎重に行い、社内周知を徹底する 
・時代や経営状況に合わせて就業規則を見直す 
・従業員にとって不利益な変更になる場合は同意を得るよう努める 


モデル就業規則活用の際の注意点

厚生労働省では、モデル就業規則をホームページに掲載しています。モデル就業規則とは、その名の通りモデルとなる就業規則です。

法改正に合わせて定期的に更新され、最新のモデル就業規則を使用すれば最新の労働基準法などに沿った就業規則を作成できます。
自社の就業規則を作成するにあたって、モデル就業規則を参考にしても問題ありません。

※モデル就業規則は、厚労省が労働者の権利を守ることをメインに条文案を作成しています。よって、各会社の実情に適合しているとは限りませんし、各会社の課題(例えば、有給休暇の事後申請に困っているなど)を解決する条項が網羅されているわけではありません。

「自社の課題を解決できる条項か」、「この条項通りに運用して、会社の事業が安定的に運用できるか」といった視点を忘れないでいただきたいと思います。

それでは、モデル就業規則を活用しながら作成する際の注意点をご紹介します。


①期限を社内で定める

モデル就業規則は、法律で定められていない期限に関しては、空欄で記載されています。

(例)第5条 労働者として採用された者は、採用された日から〇週間以内に次の書類を提出しなければならない。

空欄になっている期限は社内で規定し、記載しましょう。


②社内の雇用形態に合わせる

第2条第2項で「パートタイム労働者の就業に関する事項については、別に定めるところによる。」とされています。

自社でパートタイム労働者だけでなく有期雇用労働者もいる場合で、正社員とは別の雇用形態の就業規則を規定するのであれば、全雇用形態を網羅して規程を定める必要があります。

1冊の就業規則に全雇用形態の規定を網羅するようカスタマイズすることもいいでしょう。


③あいまいな表現を明確に変更する

モデル就業規則内では、あいまいな表現が多用されています。
例えば、禁止規定で「ふさわしくない行為」と表現されていたり、懲戒規定で「しばしば」「重大な」などという表現がされていたりします。

これらの表現では、個人によって見解が分かれてしまう可能性があります。トラブルを回避するためにも、「ふさわしくない行為」を明確にしたり、「しばしば」とはどれくらいの期間なのか設定したりするといいでしょう。


まとめ

今回は企業の就業規則について解説いたしました。就業規則の作成は10人以上の事業場であれば作成義務があることと、10人未満の場合でも作成しないとリスクがあるため、従業員を雇う企業であれば就業規則を作成しておいた方が良いと言えるでしょう。

就業規則作成時には、今回ご紹介した作成の流れやモデル就業規則を参考に作成するといいでしょう。また、就業規則は従業員への周知が重要となります。社内浸透するよう取り組みましょう。

ヒトクル編集部
記事を書いた人
ヒトクル編集部

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杉本雄二 社会保険労務士法人ローム静岡 所長
監修した人
杉本雄二 社会保険労務士法人ローム静岡 所長

求人情報誌発行・人材派遣の会社で広告審査や管理部門の責任者を18年経験。 在職中に社会保険労務士試験に合格し、2005年に社会保険労務士杉本事務所を起業。 
その後、2017年に社会保険労務士法人ローム(本社:浜松市)と経営統合し、現在に至る。 静岡県内の中小企業を主な顧客としている。
顧客企業の従業員が安心して働ける環境整備(結果的に定着率の向上)と、社長(人事担当者含む)の悩みに真摯に応えることをモットーに活動している。