採用管理システムのメリット｜Excel管理からの脱却・業務効率化に期待大

人事・採用担当者は【求人掲載→応募→書類選考→面接→内定】といったように、求人票ごとに応募者の選考状況に応じて進めていきます。

応募者管理にExcelを利用している企業も多いですが、個別の応募者情報や選考状況をリアルタイムで管理し、スピーディーに対応するのは、担当者にはかなりの負担になります。

この記事では、そのような負担を解消する選択肢の一つとして、採用管理システムを利用するメリットについて解説します。

※応募効果を最大化するコスパ抜群の採用管理システム
⇒ワガシャ de DOMOの資料を見てみたい

採用管理システムとは何かおさらい

人事職であれば、採用管理システムの存在や機能について、これまでの業務の中で耳にした方も多いと思います。
まずは、おさらいの意味もかねて、採用管理システムの概要についてご紹介します。

採用に関する一連の流れを一元管理

採用管理システムを使うと、マンパワーではどうしても煩雑になりがちな、採用業務を効率化できます。
利用するシステムによって機能の詳細は異なりますが、例えば以下のような業務を一元管理することが可能です。

・求人情報 

・応募者管理 

・選考管理 

・応募者の評価 

・内定者管理　　など 

採用までの状況につき、システム上で応募者ごとに追跡（トラッキング）が可能なことから、採用管理システムはATS（Applicant Tracking System）と呼ばれることもあります。

新卒採用・中途採用・アルバイト採用など、ニーズに合わせた様々なシステムが存在します。

選べる2種類のタイプ

採用管理システム導入にあたっては、以下の2種類のタイプが存在することを理解しておくと、導入の方向性を決めるのに役立ちます。

どちらも長所と短所があるものの、導入の手軽さもあってクラウドタイプの人気は高まっており、今後も企業の導入事例は増えていくものと推察されます。

採用業務を効率化する

採用管理システムを導入する主な目的は、煩雑な採用業務をシステムの力でスムーズに進めることです。

「募集」「選考」「内定」に至る一連の流れの中で、採用担当者に求められる仕事は都度変わってきますが、採用管理システムはこういったマルチタスクで発生する負担を減らすためのシステムです。

複数の媒体に求人を掲載している場合、求職者の数に応じて担当者の情報管理の負担が増えます。
応募者の辞退や不採用決定により、それぞれの応募者に対して行う事務処理も変化することから、採用担当者は個々のケースを常時追いかけていかなければなりません。

しかし、採用管理システムを利用すれば、そういった応募者の動きはシステムが覚えていてくれますし、採用に関わっている人員が随時更新をかけることも容易になります。
その結果採用業務がスムーズに進んでいき、採用担当者は本来の採用活動に注力することができます。

採用管理システムを利用する具体的なメリット

採用管理システムについて、業務効率化という観点から紐解いていくと、採用フローのポイントごとにメリットが存在します。以下、具体的なメリットをいくつかご紹介します。

複数の求人情報を管理できる

求人情報を掲載する媒体は、必ずしも1つだけとは限らず、状況に応じて複数の媒体に求人を掲載することは珍しくありません。

また、掲載する採用サイトが1つだったとしても、募集する職種が複数あれば、複数の求人情報を作成・掲載しなければなりません。

採用管理システムを利用することで、複数の採用方法・求人情報で集まった応募者を、それぞれのカテゴリに振り分けて管理することが可能になります。

システムによっては、10種類以上の求人媒体と連携していたり、リファラル採用向け機能が備わっていたりするため、マンパワーでの求人情報管理では追い付かないレベルの情報量を処理できます。

個々の応募者への対応が迅速になる

応募者が増えると、その分だけ個々の応募者への対応が雑になってしまうおそれがあり、通知や返信忘れのリスクも増えてしまいます。

応募者は人為的なミスに厳しい傾向にあることから、ともすれば企業の信頼感を失わせる結果につながる可能性があります。

採用管理システムの中には、必要なタスクを自動判定して、システム内で表示してくれる機能が備わっているものがあります。
こちらから条件を指定して検索もできますし、所定の候補者を対象に、一括で何らかの処理を行うことも可能です。

選考状況を複数の採用担当者で共有できる

マンパワーで応募者の状況を管理する場合でも、1人の採用担当者が複数人の応募者を担当する形で、選考状況を管理することは珍しくないでしょう。

しかし、大勢の人材を採用する場合、2人以上の採用担当者が応募者の情報を管理するケースも発生します。

1つの帳票を複数人で管理するのは、抜け・漏れの原因になりますし、更新したいタイミングで情報を更新できないリスクもあります。
採用管理システムを使うことで、日々変化する選考状況をリアルタイムで更新しつつ、複数の人員で情報を共有できるようになります。

ある応募者の選考状況につき、特定の誰かだけが情報を持っているような事態が発生しにくくなるため、採用担当者の確認・管理の負担は少なくなるでしょう。

新卒採用など、応募者の数が膨大になる現場において、採用管理システムは非常に重宝する仕組みと言えます。

内定者のフォローがしやすくなる

採用活動は、求人に関する内定者が決まった段階で終わるわけではありません。
むしろ、内定者の気持ちを入社まで自社に向けるための施策が、企業には求められます。

採用管理システムの中には、こういった内定者向けのフォロー機能が備わっているものもあり、辞退率の高い企業にとっては役立つことでしょう。

例えば、内定者向けのイベントを告知したり、内定者が自由に参加できるBBS（電子掲示板システム）を作ったりできると、内定者が自社に向ける期待感は高まるはずです。

Excel・スプレッドシートからの脱却ができる

企業によっては、コストをかけてシステムを導入しなくても、Excel・スプレッドシートによる情報管理で十分だと考えるかもしれません。

しかし、将来的に複数の求人募集をする予定がある場合や、採用活動に関わる担当者が増える場合はExcel・スプレッドシートでは不足が出てくる可能性があります。

具体的には、更新のタイミングが重なった際にリアルタイムで更新ができなかったり、データが大きくなり処理スピードが落ちてしまうおそれがあったりします。

採用活動は、1つの小さなミスが、企業の信頼を損ねる原因になります。
これから人員を増強していく予定の企業・人材不足を改善していきたい企業にとって、採用管理システムの運用に慣れておくことは重要な課題と言えるでしょう。

より自社の採用力を強化したいなら

採用管理システムは、社内の人事・採用担当者の負担を減らすために導入すべきものです。

株式会社アルバイトタイムスが提供する、中小企業向け採用サービス「ワガシャ de DOMO」では、求人票の作成・修正・運用などの煩雑な採用業務をプロが代行するサービスです。

さらに、創業50年の求人ノウハウを詰め込んだ魅力的な求人記事を、Indeedをはじめとする複数の求人サイトと自動連携することにより、御社の採用効果を最大化いたします。

事前に応募効果を予測する、応募単価シミュレーターもご利用いただけます。
業務効率化とともに、採用力の向上も実現したい企業担当者様は、一度導入をご検討ください。

まとめ

少子高齢化が進む中、採用管理はより重要性が高まる分野の一つです。
自社の人的リソースを有効に活用するためには、いかにマンパワーに頼る時間を短縮するかが重要です。

定型的な作業・ミスが発生しやすい作業を自動化できれば、余った時間と労力を、より重要な仕事に振り分けることが可能になります。
採用業務の多くをExcelに頼っているなら、採用管理システムの導入で業務効率化を実現しましょう。