人事担当者アンケート｜採用活動のプロセスで手間がかかって改善したいのは「募集」が57.5％

こんにちは、人事・採用担当者のためのお役立ちサイト ヒトクル編集部です。

人事担当者422人に聞いた「応募」「面接」に関する調査レポートです。採用活動プロセスや応募者対応についてアンケートを取りました。
応募者対応や面接において、人事担当者がどこに課題を感じているのか、またどんな工夫をしているのを調査しています。自社における課題克服の参考にしていただければ位幸いです。

【調査概要】
調査名：「人事担当者の応募・面接に関する調査」
調査期間：2023年1月11日～1月18日
調査方法：メール配信によるアンケート
調査対象：人事・採用担当者　422名

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調査サマリー

・採用活動のプロセスで手間がかかって改善したいのは、「募集」が57.5％。続いて「応募者対応」が33.0％。具体的には「母集団形成」「媒体の選定・打ち合わせ」が上がっている

・応募者対応での課題は、「応募者へ連絡しても、連絡がつかない」が42.8%で最も多い。

・応募者対応をスムーズにするために工夫していることは、「応募がきたら即連絡する」「ＳＭＳを活用する」「メールフォーマットを統一にする」

・応募者との連絡手段は、メールと電話が半々くらい。採用管理システム、SMSの活用も。

・面接での課題は、「社風とのマッチ度の見極め」「経験・能力の見極め」「ドタキャン」

・ミスマッチ解消の取組みでは「職場見学」「業務内容の詳細説明」「ネガティブなことも話す」

採用難易度が上がる中で、人事・採用担当者の業務は煩雑になる傾向があります。今回の調査では、最も改善したいプロセスは「募集業務」となりました。
「応募者対応」においては、さまざまな手段をつかってスムーズに対応できるように工夫しており、効率的にできるようにフォーマット化やシステムの利用が見られました。

「面接対応」については、社風に合うかの見極めに課題を持つ担当者が多く、ミスマッチの解消に取り組んでいる様子がうかがえます

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採用活動のプロセスで手間がかかって改善したいのは、「募集」が57.5％。

Q.採用活動のプロセス（募集、応募対応、面接、選考、内定・入社手続き）の中で手間がかかっていて改善したいのはどのプロセスでしょうか。

Q.前問で具体的に改善したいことについて教えてください。

・複数媒体を併用していると各媒体の原稿更新等が手間になる 
・しっかりと目標人数を達成できる母集団の形成をより効率的に行いたい。 
・ターゲットに合った採用方法（採用サイト・媒体）がよくわからない 
・母集団を増やすための募集手段の検討と対応 
・応募数のアップ、採用単価の低減

採用活動で改善したいプロセスは「募集」、続いて「応募者対応」という結果となりました。

従来の求人手法だけでは母集団が確保できず、複数の手法で求人募集をする必要性があるため、媒体の選定や打ち合わせに時間がかかっているという声がありました。

応募者対応での課題は、「応募者へ連絡しても、連絡がつかない」が42.8%

Q.応募者対応で課題に感じていることはありますか？

Q.応募者対応をスムーズにするために取り組んでいることがあれば教えてください。

・応募者にはまず早いタイミングで電話をかける。出なければすぐ媒体管理画面よりメール対応に切り替え、こまめに返信を返す。

 ・一次面接をwebにて行っている 

・TimeRexツールの活用 ・SMSの活用、応募者希望の面接日時での面接設定 

・なるべく事前にこちらから電話を掛けて応募者と直接話しをし、面接前の書類選考でよい人材に確かにスポットを当てるように心掛けている。 

・メールフォーマット化、全社一元管理 

・面接日を固定しない。連絡調整はメールも活用。オンラインでの面接も可能。

応募者対応での課題は、ダントツで「応募者へ連絡しても、連絡がつかない」となりました。続いてが「タイムリーに対応できていない」となりました。

また、スムーズにするために取り組んでいることは、「即連絡する」といった王道の手段はもちろんのこと、スケジュール管理ツールやオンラインの活用、メールのフォーマット化など業務削減を工夫した回答がありました。

応募者との連絡手段は、メールと電話が半々くらい

Q.応募者との連絡で利用している主な手法について教えてください。

応募者との連絡手段は、メールと電話がほぼ同じくらいで、次に再要管理システムの機能、SMS（ショートメッセージ）の活用と続きました。

面接での課題は、「社風とのマッチ度の見極め」「経験・能力の見極め」「ドタキャン」

Q.面接で課題に感じていることはありますか？

面接での課題は、「社風とのマッチ度の見極め」「経験・能力の見極め」「ドタキャン」がほぼ同数の回答となりました。面接だけで、社風や経験・能力などを見極める難しさを感じている担当者が多いようです。

※【面接担当者必見】効果的な質問事例50選と知っておくべき面接の流れや役割について

ミスマッチ解消の取組みでは「職場見学」「業務内容の詳細説明」「ネガティブなことも話す」

Q.面接でミスマッチをなくすために取り組んでいることがあれば教えてください。

・面接前に電話でヒアリングし業務への適性や志向性、志望動機や併願状況などを確認する 
仕事内容を詳しく説明する。 

・前職を辞めた理由や、当社に応募した理由をきく。給与と勤務時間について説明する。求める人材を説明する。 

・会社の良い所だけでなくきつい所も伝え、職場見学を実施 

・選考内容で会社のリアルな内容をしっかりと伝えることで、面接だけでなく入社後のギャップも減らせるように意識している。 

・企業説明会の段階で、残業がある程度あること等、ありのままを話すように努めています。

・応募者に悪い点を隠さない。応募者から質問をする時間や機会を都度はさむ。 

・相互理解の場であることを示し求職者からも質問を積極的に促す

まずは業務内容や勤務時間、条件の詳細を説明した上で、実際の職場見学や同僚と話す機会を設けて、よりリアルにイメージしてもらえるような取り組みを実施しています。

また「ありのままに話す」「悪い点を隠さない」という点も、意識している担当者が多くいました。採用かかるコストが高騰している近年、採用担当者が早期退職におけるリスクを把握し、意識して取り組んでいることが見て取れました。

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本記事では、人事担当者422人に聞いた「応募」「面接」に関する調査レポートをご紹介しました。
よりよい人材の確保に向けて、応募者対応や面接の内容など、一度見つめなおしてみてはいかがでしょうか。

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