採用面接とは違う「カジュアル面談」とは？目的と流れ、事前に準備しておきたいことなどを解説

近年、採用面接の前段階として「カジュアル面談」を実施する企業が増えています。
まだ実施したことのない企業の採用担当者にとっては、一般的な採用面接とどのように違うのか、またどんなメリットがあるのか等、気になっているのではないでしょうか。

本記事では、「カジュアル面談とは何か」を軸に、その目的と面談の大まかな流れを解説いたします。さらに、実際にカジュアル面談を行う側として事前に準備しておきたいことも併せてご紹介していきます。

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一般的な採用面接とは違う「カジュアル面談」とは？

カジュアル面談とは、主に採用面接の「前段階」として応募者と採用担当者が顔を合わせる機会として設けられる面談のことで、採用活動の一環として導入されています。

採用の合否を決定する面接ではないという点が特徴ですが、明確な定義はなく、企業によってカジュアル面談の位置づけも多少異なっているのが現状です。ここでは、一般的なカジュアル面談について取り上げていきます。

カジュアル面談＝「お互いを知る場」

この時点の応募者は、まだ転職そのものに迷っていたり、幅広く情報収集をしたいと思っていたりする人が大半です。そこで、採用担当者としては広い意味で自社について知ってもらう場として、リラックスして率直な内容を話すと良いでしょう。

カジュアル面談は、応募者・採用担当者の双方でコミュニケーションが取れるので、さまざまな情報交換が可能です。採用担当者も選考に進んでほしいと思う人材には積極的に自社アピールする良い機会として活用しましょう。

カジュアル面談の服装は、基本的に自由

カジュアル面談では、いわゆる採用面接で着るようなリクルートスーツの必要がない企業がほとんどです。よりリラックスした雰囲気を目指しているため、基本的には自由であるところが多いようです。

とはいえ、応募者側にとっては「自由」と言われるとどこまでの範囲を指しているのか悩ましいと感じる人もいます。企業側もカジュアル面談を行う際、スーツである必要性がなければ、「スーツ不要」である旨をアナウンスするのも良いでしょう。

基本的に履歴書・職務経歴書は不要

カジュアル面談は選考面接の前段階として設けられた場のため、履歴書や職務経歴書などの書類は不要となります。

採用担当として必要であると判断した場合は、前もって応募者に伝えるようにしましょう。

【カジュアル面談は……】 
①採用の合否に関係しない 
②応募者・企業側の双方が知り合う場 
③服装は基本的にカジュアルでOK 
④履歴書・職務経歴書は不要 

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そもそも企業がカジュアル面談を実施する目的とは？

まだ「ここで働きたい」といった明確な意思が固まっていない段階の応募者に対し、企業側が時間を割いてまでカジュアル面談を実施するのには、明確な理由があります。
ここでは企業側がカジュアル面談を行う2つの目的をご紹介いたします。

目的①応募者と企業側とのミスマッチをなるべく減らすため

せっかく入社したにも関わらず、数年で離職する従業員が多く出てしまうと、採用担当者としても困った事態になります。そこで、カジュアル面談の機会を通じて積極的に自社について伝えていくことで、応募者と企業側とのミスマッチを減らしていくことができます。

一方、応募者にとってもさまざまな企業を検討している中、採用担当者と率直に話ができるのは多くのメリットがあります。コーポレートサイトで公開している内容以外の情報が聞けたり、社内の実際の雰囲気などの「生の声」を聞けたりすることで、より自分の希望に合う職場像かが明確になりやすくなるためです。

中には、カジュアル面談の段階までは本格的に考えていなかったものの、採用担当者との話を経て一気に意思が固まったというケースまであります。

日本では、数年前からコーポレートサイトや就活フェア等でSNSや動画を駆使して情報を積極的に伝える企業が増えていますが、それでもなお「人」対「人」のリアルなコミュニケーションで得られる質の高い情報を求める応募者は少なくありません。

採用する企業側も、応募者との理解を深める有効なコミュニケーション手段のひとつとしてカジュアル面談を活用しているようです。

目的②ほしい人材にダイレクトに自社アピールできる

労働人口が年々減少する日本において、「この人こそほしい」と評価できるような優秀な人材はもはや待っているだけではやってきません。

大企業もこぞって優秀な人材を確保するために、受け身の採用スタイルから能動的な採用スタイルに切り替えつつあります。そこで取り入れられるようになった方法のひとつが「カジュアル面談」です。

堅苦しくない雰囲気で対話をしながら自社の良い面をアピールし、さらに応募者の知りたいことに答えていくことで、ほしい人材に「その気になってもらう」ことが可能な場にもなります。まさに採用担当者の腕の見せ所と言えるでしょう。

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カジュアル面談当日までにするべき事前準備について

カジュアル面談を実りあるものにするためにも、事前の準備は欠かせません。
当日もスムーズに進行できるように、面談当日までに以下の3つを行っておきましょう。

①面談当日までに必要な資料を送付しておく

せっかくのカジュアル面談の場が、パンフレットやコーポレートサイトに掲載されている企業の情報の説明だけで終わらないように、面談日前までに自社のパンフレット等を送付しておきます。応募者にあらかじめ目を通しておいてもらうことで、会社の社風などの理解を深めてもらいやすくなります。

②前日には応募者にリマインドメールを送る

面談前日にリマインドメールを送ります。場所や時間などに加えて、今回の面談担当者の氏名や、応募者からの質問を歓迎している旨なども添えておくと良いでしょう。

③応募者へのヒアリング内容をまとめる

カジュアル面談は、文字通りカジュアルに応募者と採用担当者が会える場として設定されるため、その場の雰囲気に流されると聞きたい内容が聞けないという事態が起こります。

そのため、あらかじめ聞きたい内容は質問集にしておくのがベストです。特に採用面接ではない分、応募者から本音を聞き取りやすいので、必ず聞きたい項目はリストとしてまとめておくと良いでしょう。

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カジュアル面談 ～当日の流れと注意点～

ここからは、カジュアル面談の当日の流れと注意点について解説していきます。

①自己紹介

はじめに、採用担当者の方から自己紹介や会社について話していきます。ここでは応募者が緊張しないように、話しやすい雰囲気を演出することが大切なので、堅苦しくない内容を用意しておくと良いでしょう。
たとえば、自分の出身地や好きなこと、趣味などを交えて紹介するのもひとつです。仕事に関係のない雑談を適宜入れることで、応募者も親近感を感じやすくなります。

一連の紹介が終わったら、今度は応募者に簡単な自己紹介をしてもらいます。

ここで注意したいのが、カジュアル面談はあくまでも「面談」であり「面接」ではないという点です。面接のような雰囲気を出してしまうと「選考されているのでは？」と応募者も感じ、モチベーションが下がるおそれがあります。面接のように詳しく尋ねるのは控えた方が良いでしょう。

【注意点】 
面接のような堅苦しい雰囲気はNG。あくまでもカジュアルな空気で。

②あらためて「合否がない面談」であることを確認

お互いの自己紹介が終了後、カジュアル面談の場をもった経緯を応募者に伝えます。
応募者によっては、カジュアル面談を採用面接の一部として混同している人もいるかもしれません。この段階でしっかりと「合否に関係ない面談」であることを強調しましょう。

また、この段階ではまだ緊張がほぐれない応募者もいるかもしれません。そんな時は「我が社について知りたいことがあれば、どんどん聞いてください。」と声をかけていきます。

【注意点】 
応募者が合否に関わるものだと誤解しないように伝える。

③応募者のニーズをヒアリング

カジュアル面談に臨むにあたり、応募者が本当に知りたいことや、この面談で何を得たいと思っているかを聞いていきます。

例えば、各部署の様子や仕事内容を知りたいと思っている場合もあれば、従業員の働き方について会社全体で取り組みがあるか、キャリア形成や社内の研修制度などについて知りたいと思う人もいます。

採用担当者はこのようなニーズをつかみつつ、応募者が選考面接を受けたいと本格的に思うような雰囲気づくりを努めていきましょう。

【注意点】 
応募者が自社の何について知りたいのか情報収集する。

④会社説明＆質問対応

いよいよ会社説明となります。自社アピールする機会としてだけでなく、応募者の知りたい内容にもしっかりと対応していきたいところです。

説明の合間には、応募者が気軽に質問できるようにコミュニケーションを忘れずに行うように心がけていきます。

また、応募者からの質問にはあらかじめ回答を準備するだけでなく、その場でできる限り率直な回答や本音の入った回答が望まれていることも忘れないでおきましょう。

ここからは、カジュアル面談における会社説明の内容例をいくつかご紹介します。

●例①自社がどんな組織か、またどのような事業を行っているか
企業の構成やどのような組織で成り立っているのかを紹介していきます。オーソドックスな内容となる分、社内見学でさまざまな部署を回って、実際に働く様子を見てもらうといった方法もあります。

●例②実際に働く従業員や業務について
社内見学以外に、実際に働く従業員の様子を動画で紹介するのも効果的です。各部署の日常の風景やそこで働く従業員たちを見せることで、応募者も自分自身が実際に働くイメージがつきやすくなります。

●例③従業員から見た自社の魅力
さまざまな部署で働く従業員から自社の魅力について語ってもらったり、それぞれが感じるやりがいなどについて話してもらったりするのもおすすめです。

応募者も実際に働く人の声を聞くことで、「この会社で働きたい」「この人たちと一緒に働いてみたい」と思ってもらえるかもしれません。

●例④自社が求める人材について
自社の経営ビジョンなどを踏まえて、これから自分たちがどのような未来像を描き、日々働いているのか、そのためにはどのような新しい人材を求めているかなどについて伝えます。

⑤応募者からの質問タイム

応募者が、自社について気になることや興味のあることを聞ける質問タイムを設けます。
あらかじめ想定される質問には回答を用意しておくことも大切ですが、採用担当者も自分の経験や最近の社内の傾向などを話すことで、応募者にとっても有意義なカジュアル面談と感じることでしょう。

また、ポジティブなことだけでなくネガティブなことを正直に話すことも、カジュアル面談ならではといえます。

⑥採用選考への案内

応募者・採用担当者双方にとって実りある時間となり、「我が社に来てほしい」と思ったら、できれば早めに採用選考の案内を連絡しましょう。

もし応募者が選考面接に進む意欲がこの時点でなかったとしても、連絡先の交換だけでもしておけば、その後の状況によって気持ちも変わる可能性があります。

まとめ

いかがでしたか？
今回は企業の採用担当者向けに、採用活動の一環として導入が進む「カジュアル面談」についてご紹介しました。

カジュアル面談では、転職を検討中の人や情報収集中の人と気軽に接点を持てるというメリットがあります。この機会を優秀な人材獲得のチャンスと捉え、応募者が興味をもてるような面談となるように準備をしていくことをおすすめします。