【コピペOK！】応募者対応メールに使えるテンプレート7つ

こんにちは、人事・採用担当者のためのお役立ちサイト ヒトクル編集部です。

応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。
メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

テンプレートの最後に、応募者対応メール作成時に覚えておきたい7つのポイントについても解説しています。合わせてチェックの上、求職者の心に届く応募者対応メールを作成しましょう。

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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※電話での応募者対応はここに注意！ポイントや会話例を解説！

効率よく応募者対応を進める4つのコツ

 応募後対応が速やかな企業、フォローが手厚い企業を目指すと、選考や入社の決め手になります。

採用担当者だけでなく、企業全体で人材を受け入れる体制を整えて、入社したくなる対応を目指しましょう。

 今すぐ取り入れたい、採用につながる4つのコツを解説いたします。

1：応募後のフローを整理・共有

 採用をゴールとした場合に、応募後どのような道筋で選考を進めていくのか、事前にフローやスケジュールを整理し、資料にまとめておくと、スムーズな人材獲得につながります。

採用担当者や人事担当者だけでなく、選考に参加する上司や幹部、準備を手伝う社員など、関係するスタッフ全員に予定を共有し、速やかに動けるように準備しておきましょう。

2：スピーディーに応募者対応できる仕組みを構築

 採用活動中は、候補者からの問い合わせメールや、面接予定者からの電話による質問など、幅広い求職者対応が求められます。

このとき、採用担当者しか事情を把握していない場合、すぐに返信できなかったり、曖昧な返事になってしまったりして、応募者へ不安を与える可能性があります。

 自社に興味を持ってくれた人材に、悪い印象を与えないために、採用担当者が席を外していたり、休んでいたりする場合も、すぐ返事のできる体制が必要です。

不在時の担当者を複数名決めておき、メール返信や電話応対のマニュアルを作成しておくと、いつでも素早く対応ができます。

 3：テンプレートを作成しておく

 求職者に送付するメッセージや書類の内容は、どのタイミングでの採用活動でも、それほど変わりません。

応募時の御礼メッセージ、選考結果、面接の案内、入社時の説明など、送るべき文章を事前にテンプレート化、やるべきことを図表化しておくと、すぐに連絡ができ便利です。

 テンプレートや図表をもとに、すぐ行動にうつせるため、採用担当者の手間を減らせる点もメリットです。

採用活動で必要なメッセージ一覧

 採用活動にあたり、どのようなテンプレートを用意しておくべきか、メッセージを送るケースが多い例をみてみましょう。

 その他にも、面接前のリマインド、内定繰り上げ、辞退者への連絡など、自社が多く使用するメッセージがある場合は、テンプレートを作っておくと便利です。

応募者への連絡方法を決定する

 メッセージのテンプレートを作成するなら、その文章をどのように送るのか、連絡方法を決定しておくとスムーズです。

問い合わせフォーム経由の応募は、メールでの返信、面接の案内は、分かりやすい地図を用意したいから書面、といった形で連絡方法を検討しておきましょう。

 候補者にたいして、どこまで連絡を済ませているのか、社内で共有できるシステムを作っておくと、抜けや漏れを防げるため、より質の高い採用活動にできます。

応募者対応で使えるメールテンプレート７選

応募受付メール

応募受付メールは、求職者とはじめてつながる重要なメールです。
事務的な内容ではなく、応募してくれたことへの感謝を込めた、サンクスメールを意識して作成しましょう。

応募の際は、

・担当者の名前
・今後の日程について
・問い合わせ先

を明記すると、安心感を届けられます。

応募者へありがとうの気持ちが伝わると、企業への興味関心が高まり、ライバル企業に大きな差を付けられます。
初動を大切に、求職者が働きたくなる、正しい応募者対応を心がけましょう。

応募受付後の履歴書送付依頼

求職者からの応募受付後に、履歴書や職務経歴書などの応募書類送付を依頼するメールです。
選考をスムーズに進めるためにも、早期の依頼が重要です。

・応募書類の送付先
・応募書類の送付方法
・今後の日程について
・個人情報の取扱いについて

上記を必ず記載の上、早めに送付を済ませておきましょう。

書類が届かないと次のステップへ進めないため、期日を記載しておくとより安心です。

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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書類選考での不採用連絡

不採用の連絡は、応募者にとって受け取りたくないメールです。

開いた不採用メールが冷たい印象だったり、用件のみだったりした場合、企業イメージを損なう可能性もあります。

応募者対応メールを作成する際は、

「不採用にはなってしまったけれど、誠実な企業だった」
「不採用は残念だけど、丁寧なメール対応だから、納得して受け入れられた」

このようなイメージを残せる内容を意識しましょう。

具体的には、

・応募への感謝やお礼
・応募書類について
・応募者へのメッセージ

これらを含めて連絡すると、気持ちへの負担が少ないメールにできます。

感謝やお礼の気持ちは大切ですが、あまりにも並べ立ててしまうと、
「それならどうして不採用なのか」
と逆に反感を買う恐れがあるため、短い言葉でまとめましょう。不採用の理由に、触れる必要はありません。

履歴書を郵送で返送する場合に、書類送付分の未使用切手や企業のノベルティなどを合わせて送ると、より好感度を高められます。

※不採用通知書フォーマット（書類選考） 
→無料ダウンロードはこちら  

書類選考合格後の面接日時連絡

書類選考合格者への面接日時連絡は、分かりやすさを重視して作成しましょう。

求職者が複数の企業へ応募している場合、面接へ来てもらえない可能性もあります。
足を運んでもらえるように、

・面接へ来てほしいという気持ち
・企業側の希望日時（できるだけ幅広く）
・持ち物や服装

これらが伝わる文章で、メールを送付しましょう。

・希望者する人にはオンライン面接で対応する
・二次面接、三次面接がある場合はその旨を明記する

といった配慮があると、より分かりやすい応募者対応メールにできます。

※応募者との面接日時は速やかに確定して、決定次第、日時決定のメールを送りましょう。

面接日時のみの連絡

求人内容によっては、書類選考なく応募受付～面接へ進む場合もあります。
この場合は、面接日時のみのテンプレートをご利用ください。

面接時に書類を持参してもらう必要があるため、忘れずに明記します。
事前に確認したい場合は、面接日までに書類送付をお願いしておきましょう。

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オンライン面接を実施する場合

 オンライン面接を実施する場合、カメラのオンオフや面接の予定時間、使用するシステムの案内など、オフラインとは違った書面が必要です。

どのような内容を含めるべきか、こちらのテンプレートを参考の上、準備してみてください。

オンライン面接実施の案内

 オンライン面接を実施する際の案内です。

候補日を3つくらい伝えた上で、予定が合わない場合は求職者と調整します。曜日や時間帯をバラバラにしておくと、予定を合わせやすくなります。 

オンライン面接実施のご案内

 オンライン面接の日時、実施方法を連絡する際のテンプレートです。オンラインに慣れていない応募者、システムについて分からない応募者のために、トラブル時の案内を入れておきましょう。 

面接後の採用通知連絡

面接後の採用メールは、応募者が他社の内定を受ける前に、できるだけ速やかに送付します。
一緒に働ける喜びや、歓迎の気持ちを表すと内定辞退を未然に防げます。

・面接のお礼
・今後について
・喜ばしい気持ち

これらを含めて、採用につながるメッセージを届けましょう。

面接後の不採用連絡

面接した結果、不採用となった場合の文面です。不採用が決まったら速やかに連絡をするようにしましょう。応募書類（履歴書など）の取り扱いについてお知らせしましょう。

不採用の場合のトラブル予防法や不採用通知の例文については、こちらの記事でも解説しています。
合わせてご活用ください。
※応募者へお断りメールを出す際の注意点は？トラブル予防法と不採用通知の例文5つを紹介！

※不採用通知書フォーマット（面接）    
→無料ダウンロードはこちら

 辞退連絡への返信

 採用選考が辞退された場合のテンプレートです。またの機会につながるように、ていねいな言葉を選んで作成します。 

英語版テンプレートを有効活用

 外資系企業に限らず、あらゆる業種で、外国人人材の力を活用する機会が増えています。英語圏の求職者とスムーズにやりとりするために、英文のテンプレートも用意しておく炉安心です。

 次に、英文テンプレートがもたらすメリットと、テンプレート作成の注意点を解説いたします。

英文テンプレートを用意するメリット

 英文のメッセージ作成は、日本語で考えるよりも時間がかかりがちです。この表現、ニュアンスで合っているのかなど、さまざま点に留意しながらの確認作業も必要です。

 毎回苦労して英文メッセージを作るのは、採用担当者にとって大きな負担になります。外国人人材の採用率を高めるためにも、応募、問い合わせをスムーズにするためにも、テンプレートが必要です。

 また外国人からの応募であっても、日本語レベルはさまざまです。やさしい日本語であれば理解できる、一般的な日本語文章を理解できる、というケースもあるため、相手の日本語力を見極めながら、必要に応じたテンプレートを活用しましょう

テンプレートを検討する際の注意点

 英文のテンプレートを作成する場合、翻訳機能を活用するのが一般的です。無料で利用できるツールが多くある一方で、外国人にとっては読みづらい、分かりづらい文章になってしまうケースもあります。

 採用活動では、英文として優れているかどうか、という点よりも、応募者へ必要なメッセージを届けられるかどうか、という部分が重要になります。

 日本語によくある回りくどい表現は避け、翻訳前の文章をできるだけ短く、分かりやすくしておくと、伝わりやすい文章になります。

英文が完成したら、再度日本語へ翻訳して、内容に間違いがないか、たしかめておきましょう。

 表現やニュアンスが違う場合は調整して、意味が通じる英文を作成してみてください。

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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メール送付の際に気を付けるべき7つのポイント

採用活動の連絡を主にメールで進める場合、気をつけるべきポイントがいくつかあります。
応募者対応の際に覚えておきたい、7つのポイントをご紹介いたします。

丁寧な言葉を意識

採用活動で使用する言葉は、丁寧過ぎるくらいで構いません。
直接顔を合わせたり、声のトーンを届けたりできないメールだからこそ、真摯な気持ちが伝わる文面を意識しましょう。

テンプレートを参考に、常に応募者の気持ちに寄り添った言葉を選ぶと、不採用の場合も誠意が伝わります。

内定・採用の場合も、複数企業の中から自社を選んでもらえるように、すみずみまで配慮の行き届いたメールを送付しましょう。

スピーディーな返信が重要

応募者の多くが、テンポの良い就活、転活を求めています。
また応募者を待たせないため、その他企業も速やかな返信を心がけています。

採用担当者は、企業の窓口に応募の連絡が届いたら、応募受付メール（サンクスメール）をすぐ送れる体制を整えておきましょう。

・応募の連絡をこまめにチェックする
・手元にテンプレートを用意しておき、外出先や移動先からでも応募受付メールを送付できるようにしておく

このような準備をしておくと、応募者を待たせることなく返信できます。
返信が早ければ早いほど、応募者からの印象が良くなりますので、積極的に進めましょう。
応募受付だけでなく、書類選考や面接、採用不採用についても、早い段階での連絡が必要です。

求職者は、限られた時間の中で活動しています。
貴重な時間を無駄にしないためにも、できる連絡は即座に済ませましょう。

情報は間違いなく正確に

急ぎで対応したい応募者対応メールですが、内容に間違いがある場合、重大なトラブルにつながるケースが考えられます。

など、細かい部分までしっかりチェックした上で、送付しましょう。

情報の間違いは、作成した本人では気づきにくい部分です。
採用担当者間で、ダブルチェック、トリプルチェックの体制を整えておくと間違いのない文章にできます。

誤字脱字がないか確認

応募者対応メールを送る際は、情報の間違いだけでなく、誤字脱字のチェックも必ず行いましょう。
企業からのメールに誤字脱字がある場合、信頼を損なってしまいます。

誤字脱字をチェックできる、アプリやツールを利用するのも良い方法です。

現在はSNSなどを通じて、簡単に情報が拡散されてしまう時代です。

「○○の会社でこんな誤字脱字があった」

そんな投稿をされないように、しっかり内容を確かめてから送りましょう。

文章は短く簡潔に

文章作成が苦手な担当者の場合、感謝の気持ちやお礼を伝えるため、ついつい文書が長くなってしまうケースがあります。

「この度は○○様から弊社に興味をもっていただき、ご縁があってご応募いただきましたこと、大変嬉しく感じると同時に、社員一同感謝の気持ちでいっぱいでございます」

上記は一例ですが、ここまで盛り込んでしまうと、読みづらさを感じてしまいます。
企業に対しての、不信感が芽生えてしまう可能性もあります。

「この度は、○○様とのご縁をいただき、心より感謝しております」

この一文だけでも、十分嬉しい気持ち、感謝の気持ちを届けられます。

文書が長すぎて読みづらくなっていないか。
同じような内容が繰り返されていないかという部分をチェックしながら、簡潔な応募者対応メールを目指しましょう。

声に出して最終チェック

文章が本当に読みやすいか、伝わりやすいかは目で追っているだけではなかなか気づけません。

メール本文が完成したら口に出して読んでみて、違和感がないかチェックしてみましょう。
声にした時に引っかかる部分、読みづらい部分は、メールを受け取った応募者にとっても理解しづらい部分です。

修正→音読を繰り返し、読み心地のよい文章に編集しましょう。

「書くよりも話す方が得意」

という場合は、音声をテキスト化してくれるアプリやアイテムを使用するという手段もあります。
話すテンポをそのまま文字化できるため非常に便利です。

機械では、完璧なテキスト化が難しいため、文章を打つ時以上に丁寧な誤字脱字チェックで、間違いのない文章を作成しましょう。

採用専用のメールアドレスを用意

応募者からのメールへスムーズに対応するために、採用専用のメールアドレスを取得しておくと便利です。

採用担当者のアドレスを兼ねてしまうと、その他メールに紛れ、応募者からのメールを見落とす可能性があります。

採用専用のアドレスがあれば、担当者が不在の時に別の人間がチェックできる。
複数の採用担当者で手分けして、応募者対応メールの送付ができる、という点もメリットです。

応募者に寄り添ったメッセージ

 採用活動中に送るメッセージの内容によって、企業の印象が大きく変わります。この会社で働きたい、そんな良い印象を持って貰うために、応募者へ感謝の気持ちが伝わる言葉を選んでみてください。

 体調不良などで面接日の調整やキャンセルが合った場合に、相手を気遣うメッセージを送る、といった配慮も好印象につながります。

採用につながらない場合も、企業イメージを高める一手になります。つねに相手の立場に立って、応募者へ寄り添ったメッセージを届けましょう。

※応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集
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まとめ

応募者対応メールを速やかに送付するなら、テンプレートを活用の上、すぐに連絡できる体制を整えておきましょう。

応募者の気持ちに寄り添った、想いのこもったメールで、良い人材の採用につなげましょう。
残念ながら採用につながらなかった人材も、メール対応一つで印象が変わります。

良い印象を残せれば、「その企業の商品やサービスを誰かに紹介したい」という気持ちが芽生えます。

常に丁寧な対応で、優れた企業イメージを保ちましょう。

採用活動の成功にはメール対応だけでなく、応募者を喜んで迎え入れたいという雰囲気作りが大切です。
面接会場や電話応対など、さまざまな部分に気を配って働きたくなる企業を目指しましょう。

応募者対応にスグ使える！メールテンプレート集

採用・人事のご担当者さまが応募者対応に使えるメールテンプレート7つをご用意いたしました。メールだけでなく、電話対応にも使えますので、ぜひ参考にしてみてください。

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