フィードバックで効果を出すコツは？人材育成やマネジメントに必須【例文付き】

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こんにちは、人事・採用担当者のためのお役立ちサイト ヒトクルのヒトクル編集部です。

人材育成やマネジメントを行う上で欠かせない「フィードバック」。目標に向けて行動する相手に対して、評価や改善点などを伝え成長を促します。

しかし、実践するにあたっては伝え方や内容を考えないと、逆に相手のモチベーションを下げてしまう可能性があります。

そこで本記事では効果的なフィードバックのコツや種類、押さえておきたいポイントや例文などもご紹介していきます。

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フィードバックとは？

フィードバックとは、行動や言動に対して具体的な評価と改善点を伝え、目標達成に向けた軌道修正を促すことを意味します。

ビジネスシーンでは、企業での人材育成の観点で、上司から部下へのフィードバックが多く活用されています。上司からの適切な評価と客観的なアドバイスにより、部下の成長を促します。

具体的には、人事評価面談や1on1ミーティング、プロジェクトの振り返りなどの場面で行われることが多いです。

元を辿ると、フィードバックは制御システムの基本原理として生まれた言葉です。本来の意味は反応や帰還を指し、出力した情報を入力側に返して調整・改善をするIT用語でした。

行動した相手に改善点を伝える点が似ていることから、ビジネス用語としても使われるようになったと考えられます。

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フィードバックがビジネスシーンで注目されている理由とは？

近年のビジネスシーンでは頻繁に行われているフィードバックですが、なぜ注目されるようになったのでしょうか。その理由となる背景について解説します。

マネジメント対象者の多様化

まず挙げられる理由として、近年のマネジメント対象者の多様化があります。

従来の働き方は終身雇用と年功序列制度が主流だったため、年上の上司と年下の部下の関係性が一般的でした。しかし、働き方や人材の多様化が進んだことにより、年齢や継続年数、国籍などが影響しない上司・部下の関係性も増えてきました。

どのような上司と部下の関係においても適切なマネジメントをするための方法として、客観性のあるフィードバックが注目されています。

パワーハラスメントへの意識の高まり

フィードバックがビジネスシーンで注目されている理由として、職場でのハラスメント意識の高まりも挙げられます。

管理者層は、指導の仕方によって「ハラスメントになるかもしれない」「職場の雰囲気が悪くなるかもしれない」といった懸念を抱きやすくなっています。ハラスメントとみなされるリスクを避けるために、指摘をしなくなる恐れもあります。

そこで、相手の人格ではなく行動に着目するフィードバックが、部下の成長を促す手法として活用されています。

上司と部下のコミュニケーション機会の減少

フィードバックが注目されている背景には、リモートワークの普及も関係していると考えられます。

テレワークによって上司と部下のコミュニケーション機会が減ると、信頼関係の構築が難しくなる場合があります。信頼関係が築けていない段階で指摘をすると、部下が傷ついたり、ハラスメントと受け取られたりしてしまう恐れがあります。

部下のモチベーションを下げずに伝えたいことをうまく伝える策として、フィードバックが注目されています。

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フィードバックの効果

フィードバックを効果的に行うと、企業と従業員双方にメリットがあります。具体的にどのような効果があるのか解説します。

チームの目標達成に向けて軌道修正できる

フィードバックは、目標達成に向けた軌道修正のために行うものです。目標に対する行動がズレていないか、成果につながっているかどうかを振り返ります。

適切なフィードバックにより一人ひとりの行動を軌道修正し、チームとしての生産性を高められると、効率的に目標達成を目指せます。

業務へのモチベーションを高められる

上司からの定期的なフィードバックにより、部下は「自分の行動を見てもらえている」と実感することができます。

また、フィードバックでは改善点を指摘するだけでなく、良かった行動や成果も伝え、今後につながるアドバイスを行います。冷静に行動を振り返ることで、評価への納得感や上司への信頼感が生まれ、業務に対するモチベーションが高まります。

スキルアップ・人材育成につながる

熟練者からのフィードバックによって、部下は新しい知識やノウハウを習得でき、スキルアップにつながります。一人では気付かなかった点や、身に付けられていなかった能力を効率的に開発できる
でしょう。

定期的にフィードバックの機会を設けることで、上司側は部下の課題をしっかり把握できます。適切なコミュニケーションを取り、人材育成をスムーズに進められます。

従業員エンゲージメントの向上

上司から適切なフィードバックを行うと、部下のやりがいや働きやすさにつながり、エンゲージメントが向上する可能性があります。

具体的な指摘やアドバイス、期待や賞賛の言葉をかけるなどし、フィードバックを充実させることで部下の自己効力感を高めやすくなります。

厚生労働省の調査データ（※）でも、フィードバックがないと働きにくいと感じる人の割合が多くなっています。フィードバックを実施するとともに、成長を促す内容を意識し、従業員にとって働きやすい職場環境を目指しましょう。

※参照：第２－（２）－10図　上司からのフィードバックと働きやすさについて（厚生労働省）

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フィードバックの2つの方向性について

フィードバックには、主に2つの方向性があります。フィードバックは単に口頭や文章で指摘・評価をすれば良いという訳ではありません。効果的なフィードバックを行うためには、下記の2つの方向性を把握した上で状況や相手に応じ使い分けることが大切です。

ポジティブフィードバック

まずはポジティブフィードバックの方向性です。ポジティブという名前のとおり、部下や相手の良い行動や上手くいった成果に対してフィードバックを行います。

基本的には前向きな言葉遣いや伝え方で成長を促しますので、自己肯定感や成長意欲、承認欲求を高める効果が期待できます。

使用するタイミングとしては、相手の努力を第一にねぎらう場合や、自信を付けさせたい場合が良いでしょう。なお、ただ相手を褒めて終わるだけではなく、新たな目標や課題についても伝えアドバイスを行うことも大切です。

ネガティブフィードバック

次にネガティブフィードバックの方向性です。こちらは部下や相手の行動・言動などの問題点を指摘し、改善を促すフィードバックを行います。

さらに高い成果や成長を促したい時に行うフィードバックですので、相手の改善意欲や軌道修正能力などを養いたい場合に効果的です。

ただし、ネガティブフィードバックは否定的な内容ですので、伝え方や言い方は工夫しなければなりません。誤った伝え方をすると人によってはストレスとなり、自信やモチベーションを失うきっかけになりますので注意しましょう。

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フィードバックの種類やフレーム

次にフィードバックの種類やフレームをご紹介します。前述した2つの方向性があることも踏まえつつ、自分がフィードバックを行いたい相手や環境に合わせ最適な種類を選択しましょう。

種類①　SBI型

一つ目の種類はSBI型のフィードバックです。SBIとはアルファベットごとに下記の様な意味を指しています。

このフィードバックは、相手にとって内容を理解しやすいという特徴があります。また、対象者に自分の行動の影響や良かった点・悪かった点などを振り返らせる「内省」の効果も期待できます。

種類②　サンドイッチ型

続いて、サンドイッチ型のフィードバックです。具体的にはネガティブフィードバックをポジティブフィードバックで挟み込むような形で、相手に評価や指摘を行います。特徴としてはネガティブなことだけでなく、ポジティブなフィードバックも行いますので相手に伝えやすい点があります。

また、最後にポジティブな内容で終わるため、相手のモチベーションも低下しにくいです。ただし、ネガティブな指摘がポジティブフィードバックに埋もれ、相手に改善意識が生まれにくくなるため注意しましょう。

種類③　ペンドルトン型

ペンドルトン型のフィードバックは心理学者のペンドルトンによって開発された手法です。

フィードバックを一方的に行うだけでなく、対象者と積極的に対話を交わして、相手に主体的な行動や思考を促します。これによりフィードバックを受けた側には、能動的なアクションや行動が期待できます。

この型は相手に指摘されるのではなく、自分自身で行動の良かった点や改善点を導き出すため、モチベーションを高く保つことが可能です。なお、実施する際には時間を掛けてコミュニケーションを重ねる必要がありますので、定期的に行うことが効果的でしょう。

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部下を成長させる効果的なフィードバックのコツ

それでは、実際に部下を成長させる効果的なフィードバックのコツについても確認しましょう。

ぜひ、下記の様な内容を意識しながら部下との面談やMTGを行ってみて下さい。

迅速かつ定期的に行う

フィードバックのコツの一つ目は迅速かつ定期的に行うことです。

対象者に改善点やフィードバックしたいことがあった場合に、その内容を伝えるのが数か月後や半年後ではどうなるでしょうか。おそらく伝える側は内容を忘れてしまい、部下自身もその状況を覚えていない可能性が高いでしょう。

したがって、部下の行動に関してフィードバックする場合には、できればその行動を起こしたタイミングで迅速に行うことが大切です。また、アドバイス通りに実践しているか、もしくは改善されているかを確認するためにも、定期的にフィードバックすることが重要でしょう。

具体的に伝える

具体的に伝えることもフィードバックを行うコツとなります。曖昧な内容や不明瞭な分析に基づいたフィードバックは、かえって部下を混乱させストレスになります。

また、明確でないフィードバックは、部下に「自分をしっかり見てくれているのか？」といった疑念も抱かせてしまいます。そうなると信頼関係も損なわれますので注意しましょう。

フィードバックする時は、前述したSBIなどを意識して、状況や行動などを具体的に説明することが大切です。明確で分かりやすい改善点の指摘やアドバイスを行うことで、部下も理解しやすくなるためフィードバックの効果も高まります。

実現できる行動のアドバイス

さらに、フィードバックで効果をあげるコツとして「実現可能」であるかも大切です。いかにフィードバックが的確であっても、部下自身にまだ実行できるスキルや能力がなければ改善効果は見込めません。必ず相手の能力も考慮してフィードバックを行いましょう。

また、フィードバックは抽象的な内容ですと理解されません。

部下の目標と関連させる

最後のコツは部下自身が立てた目標と関連させてフィードバックを行うことです。特に重要なのは部下自身が自ら目標設定をしたという事実です。他人から与えられた目標ですと、ノルマとしての意識が強くなりモチベーションもなかなか上がりません。

しかし、自分自身が必要と感じて設定した目標であれば、責任感や納得感が得られるためモチベーションも高く維持できます。

したがって、部下自身が計画した目標に関連させて、進捗具合の確認や達成のためのアドバイスなどをフィードバックすると効果的でしょう。

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フィードバック面談の流れとポイント

続いてはフィードバック面談を行う際に覚えておきたい流れと、意識しておきたいポイントについて解説していきます。主なステップとしては下記の工程がありますので確認しておきましょう。

ステップ①　事前準備

まずはフィードバックを行う前の事前準備が重要です。限られた時間でスムーズに効果的なフィードバックを行うためには、面談前に内容を整理しておくことが必須です。前述したようなSBIなどの情報に沿って、分かりやすく説明できるように準備をしておきましょう。

また、フィードバック面談直前の準備だけでなく、日頃からフィードバックを行う相手と信頼関係を構築しておくことも大切です。大前提として部下や従業員との信頼関係がないと、本音や考えを引き出せませんので注意しましょう。

ステップ②　フィードバックを実行

面談を開始した後は実際にフィードバックを行います。しかし、いきなりフィードバックを行うと相手も緊張しますので、最初にアイスブレイクなどで話しやすい環境を構築しましょう。そして部下自身に自己評価を行ってもらい、その理由や内容を話してもらいます。

部下の話を聞き終えた後は、実際に上司から見た部下の評価も説明してフィードバックを行っていきます。

部下の自己評価との差異があれば理由も解説しながら、納得してもらえるようにフィードバックをしていくことが大切です。

ステップ③　問題点や改善点を伝える

ステップ②で部下自身の自己評価と上司からの評価に差異があれば、その要因となる問題点や改善点も把握して部下に伝えます。

なお、相手の課題について指摘する時には、言葉遣いやタイミングも考え、客観的な観点からアドバイスをするようにしましょう。

その上で部下と改善すべき課題や問題となっている事項について認識を共有し、必要な解決策を探っていくようにします。そして「次に同じ事態があった場合」を想定し、未来志向で改善を考える「フィードフォワード」も行いましょう。

ステップ④　目標設定とフォローアップ

最後に浮き彫りになった課題や問題を改善できるような目標設定を定め、面談後は上司もフォローアップに努めます。目標は基本的に部下自身が考えて定めたものが良いでしょう。

面談でフィードバックを行えば、必ずしも部下が課題や問題を改善してくれるとは限りません。そのため、面談が終わった後も目標達成の進捗や行動の改善具合などを確認することは必須です。こうしたフォローアップも含めて「フィードバック」は行う必要があることを認識しておきましょう。

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フィードバックで使える例文

フィードバックには様々な方法や種類がありますが、例文を活用することも効果的です。そこで、ここからはフィードバックを実際に行う際に活用できる例文をご紹介します。前述したフィードバックの種類ごとに例文を挙げますので、参考にしてみて下さい。

例文①　SBI型フィードバックの具体的な文例

まずはSBI型フィードバックの文例をご紹介します。

• 「昨日の14時にあった〇〇株式会社との商談ですが」→【Situation（状況）】 
• 「事前に資料を商談先の△△さんにメールで送信してくれましたね？」→【Behavior（行動）】
• 「おかげで一から商品の説明をする手間や時間が省けましたので、スムーズに商談を進めることができました。ありがとうございます。」→【Impact（印象）】

例文②　サンドイッチ型フィードバックの具体的な文例

次にサンドイッチ型フィードバックの文例をご紹介します。

• 「先日行った大学生向けの企業説明会の件ですが、あなたの説明は当社の魅力を非常に分かりやすく伝えられていましたので、素晴らしかったです。」→【ポジティブフィードバック】 
• 「ただ、説明が長引いてしまい、十分な質疑応答の時間を学生に取ってあげられなかった点が残念でした。次回からは時間内に終わるようにまとめてみて下さい。」→【ネガティブフィードバック】
• 「説明の内容自体は非常に良かったので、来月の企業説明会もあなたにお願いしたいと思っています。いかがでしょうか？」→【ポジティブフィードバック】 

ペンドルトン型フィードバックの具体的な文例

最後にペンドルトン型フィードバックの文例をご紹介します。

• （上司）「先月から新しく導入した勤怠管理システムだけど、従業員も使いやすいみたいだね。」→【確認】 
• （部下） 「はい、スマートフォンから出退勤登録が可能なので、外回りの社員からも簡単で助かるとの意見が多いです。」→【良かった点を振り返る】 
• （上司） 「確かに便利だし現場の社員は助かるね。君がシステム導入してくれたおかげで効率化が進んだよ。」→【成果を褒める】 
  「ただ、誤った時間に出退勤登録をしてしまう事例があるみたいだけど、何が原因だろう？」→【改善点のきっかけ】 
• （部下） 「まだ操作に慣れていない社員もいるため、誤って出退勤ボタンを押してしまうようです。そのため、操作マニュアルを作成して、来週から各社員にメールで送り確認してもらいます。」→【改善点と今後の行動計画】 
• （上司） 「それは良いね。あとは出退勤の登録時に確認画面を表示するよう改善するのも、誤操作の防止には効果的かもしれないね。」→【改善点の補足など】 
• （部下） 「なるほど、そうですね。では確認画面の追加とマニュアルのメール送信を行ってみます。」→【まとめ】

ペンドルトン型では、上記の様に相手主体で課題や改善点、今後の対策を考えてもらいます。同様の流れで行うことを意識して、ぜひ実践してみて下さい。

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フィードバックについて学べるおすすめの本【2023年最新】

フィードバックを学ぶためにおすすめの本を紹介します。入門書や参考書として、社内でのフィードバックに役立ててみてください。

フィードバック入門 耳の痛いことを伝えて部下と職場を立て直す技術（中原淳著）

フィードバックの基本的な技術から、タイプやシチュエーション別のノウハウまで、余すことなく解説されている本です。図版やイラストを多用し、専門知識がなくても読み進めやすい工夫が施されています。

フィードバックの入門書であり決定書でもある一冊として、組織改革に役立てられます。管理職や人事担当者におすすめの一冊です。

リーダーのためのフィードバックスキル（服部周作著）

マッキンゼーで実績を積んだ著者による、様々なフィードバックの手法が事例を交えて紹介されている本です。
日常のフィードバックから、チーム全員や組織で行うフィードバックまで、部下指導の基本となるスキルを習得できます。

フィードバックは評価ではなく成長にフォーカスするものと説いており、人を導くためのマインドセットを学べます。フィードバックをするのが気まずい、思うように効果が出ないと感じている管理職におすすめの一冊です。

対話型マネジャー（世古詞一著）

1on1ミーティングの第一人者である著者による、上司と部下の対話の型が紹介されている本です。
部下との対話を何をテーマにして始めればいいのか、フレームワークを用いて解説されています。また、対話に必要な上司のスキルを「すり合わせる技術」として提唱しています。

1on1ミーティングをどう進めるのが正解なのか分からないマネジャーにとって、部下の成長を促すための正しいやり方を習得できる一冊です。

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相手への配慮と手間を惜しまないことがフィードバック成功のカギです！

以上、フィードバックの種類や効果的な指導方法、面談の流れ・活用できる例文についてもご紹介しました。

フィードバックは面談時だけでなく、事前の準備や日頃からの信頼関係構築も重要です。

時間や手間が掛かるため面倒かもしれませんが、手間を惜しまないことが成功の秘訣です。
ぜひ、本記事を参考に組織やチームのパフォーマンスアップを目指し、フィードバックを行いましょう。

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