面接日の調整が楽になる？｜日程調整ツールのメリットや選び方、おすすめツールもご紹介！

面接日の調整が楽になる？｜日程調整ツールのメリットや選び方、おすすめツールもご紹介！

応募者との面接日程の調整は、採用業務の中でも手間の掛かるタスクです。
しかし近年、その面接日の調整に「日程調整ツール」が有効であるとされ、導入する企業が増えてきました。

そこで、本記事では日程調整ツールを面接日の調整で使うメリットを解説します。

選び方やおすすめのツールも紹介しますので、面接日程の調整に負担を感じている方は、ぜひ確認してみて下さい。

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人材採用の面接で活用できる日程調整ツールとは？

日程調整ツールは、相手とのスケジュール調整をサポートするツールです。人材採用においては、採用担当者と求人応募者の面接日程を調整する目的で利用される場合があります。

同ツールを採用で使う場合のメリットは、採用候補者とのやり取りをスムーズ、かつ迅速に進められる点です。

近年では採用活動の効率化目的で導入する企業が増えており、膨大な費用や時間が掛かる人材採用の業務負担を軽減する意味では、必要不可欠と言えるツールでしょう。

しかし、日程調整ツールの種類は多岐に及ぶため、自社の目的や欲しい機能等を勘案した上で最適なものを選ぶ必要があります。それぞれ性能や特徴が異なりますので、ぜひ本記事の内容を確認しつつ、ベストなツールを選んでみましょう。

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面接時に日程調整ツールを使うメリットについて

採用活動や面接で日程調整ツールを使うメリットとしては、下記のような点が挙げられます。

多くの応募者との日程調整が簡単になる

日程調整ツールは、多数の相手とのスケジュール調整が簡単になるメリットがあります。

採用活動では多くの応募者と面接日の調整を行う必要が出ますが、Web上からの日程調整ツールがあれば簡単に面接日を決められます。

特に、近年の日程調整ツールはリアルタイムで更新されますので、面接日が重複する心配がないのも大きなメリットです。応募者は採用担当者の空いている時間帯に面接予約できますので、スムーズに日程調整ができるでしょう。

応募者ごとに連絡を取る手間がなくなる

多数の応募者に個別で連絡すると、日程調整に膨大な時間が掛かってしまいます。特に提案した面接候補日で応募者が調整できないと、再びメール等を作成するため負担が掛かるでしょう。

しかし、Web上での予約機能がある調整ツールがあれば、わざわざ応募者に面接を受けられる日を確認する手間がなくなります。また、多数の応募者ごとにメールの文面を変更・送信する手間もなくなりますので、連絡の負担を大きく減らせるでしょう。

さらに、ツールによってはメールの一斉送信ができるものもあるため、予定変更時の連絡もスムーズにできるメリットがあります。

面接辞退のリスクを減らせる

採用活動では、応募者が面接を辞退してしまうリスクもあります。

事例で言えば、求職者が面接日程を調整している間に別会社から内定が出て、面接をキャンセルするケースがあるでしょう。日程調整に時間が掛かってしまうと、こうした面接辞退のリスクが高まるため注意が必要です。

しかし、日程調整ツールがあればスムーズに応募者との面接日調整ができます。

スムーズに応募者と日程調整ができることで面接辞退されるリスクを軽減できるでしょう。
また、面接日がなかなか決まらないと応募者の入社意欲が低下するデメリットがありますが、その点も心配なくなります。

併せて、面接日のリマインド機能なども活用すれば、より辞退のリスクを減らせるでしょう。

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面接での日程調整ツールの選び方について

応募者と面接日の予定調整を行う上では、スケジュール調整ツールの選び方も重要なポイントになります。主な選び方としては以下の方法がありますので、参考にしてみて下さい。

ツールの型式で選択する

日程調整ツールを選択する際には、ツールの型式で選択する手法があります。尚、ツールは主に下記の種類に分かれています。

① 予約受付型

採用担当者が空いている日時を提示し、応募者に選択してもらう日程調整方法です。

自動で空いている日時を抽出して相手に送信するツールもありますので、上手く活用すれば面接日調整の負担を大幅に減らせるでしょう。

また、Googleカレンダーと連携して反映される日程調整ツールもあります。こうした連携ツールは、日常で使用しているカレンダーツールを更新すれば、すぐ相手に空いている日程を伝えられるため便利です。

ただし、当該ツールは採用担当者の空きスケジュールを知られてしまうデメリットがあるため、利用の際には注意しましょう。

② 候補提案型

採用担当者が都合の良い日時を候補日として提示し、その中から応募者に選んでもらう方法です。

予約受付型に比べると候補日を挙げる手間は掛かりますが、空きスケジュールを知られるリスクは無くなります。

また、先に候補日を提示していますので、ある程度は面接確定日の日時を事前に予測できるメリットがあるでしょう。

ツールの使いやすさで選択する

日程調整ツールを選ぶ際には、使いやすさも重要なポイントです。企業にとって利便性の高いツールでなければ、応募者への連絡や日程調整に時間が掛かってしまいます。

一方で、応募者にとっても使いにくい日程調整ツールですと、面接を受ける意欲の低下や、使いにくいツールを指定する会社として企業イメージが低下するリスクも出るでしょう。

日程調整ツールを選ぶ場合は、簡単に操作ができて画面も見やすいものを選択しましょう。

マルチデバイス対応かで選択する

様々なデバイスに対応しているかも、日程調整ツールを選ぶ際には重要です。スマートフォン・タブレット・PCといった端末の種類ごとに操作が可能かをチェックしておきましょう。

また、多様なOSの種類に対応しているかも確認しておくと安心です。iOSやAndroid、WindowsやMacといった様々なOSで問題なく使えると、利便性が高いためおすすめです。

アプリ版のツールの場合はどのOSや端末に対応しているかも調べておきましょう。

無料で使えるおすすめの日程調整ツール

日程調整ツールには様々なものがありますが、それぞれ特徴や機能は異なっています。そこで、以降では無料で使えるおすすめのツールをご紹介します。

TimeRex

GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携可能な日程調整ツールです。URLを送るだけで日程調整ができる手軽さが人気となっています。候補日選びや予定登録を完全自動化できる日程調整機能がありますので、採用業務の効率化に活用できるでしょう。

また、投票による日程調整やZoom・Google MeetなどのWeb会議ツールとの連携、日程調整時に確認したい内容を聞けるヒアリング機能なども使えます。

料金プラン：フリー（0円）、ベーシック（月額750円）、プレミアム（月額1,250円）の3種類　※料金は税抜価格
サービスページURL：https://timerex.net/
提供会社：ミクステンド株式会社（https://mixtend.com/）

Microsoft Bookings

Microsoftの特定のサービスに契約していれば、1ヵ月無料で使用できる日程調整ツールです。特徴としては、Microsoft 365やOffice 365などとの連動性が高い点があります。主にOutlookでのスケジュール管理、Teamsの利用が多い方におすすめの連携ツールです。

メリットとしては、面接予約と同時にTeamsのミーティングIDを自動発行できる機能があります。また、採用担当者ごとに面接予約のページを作成できますので、応募者の管理も効率的に行うことが可能です。

料金プラン：Microsoft 365のBusiness Basic（月額750円）、Business Standard （月額1,560円）、Business Premium（月額2,750円）などで使用可能。いずれも1ヵ月無料の期間あり。※料金は税抜価格
サービスページURL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/scheduling-and-booking-app
提供会社：マイクロソフト（https://www.microsoft.com/ja-jp/）

eeasy

多くの上場会社や有名ベンチャー企業などが導入し、実績も豊富な日程調整のツールです。日程調整に関するコア技術で多数の特許を取得しているため、高い機能性を有している特徴があります。

こちらもGoogleカレンダーやOutlookと連携可能、スケジュールを調整した後にURLを送るだけで簡単に日程調整できます。さらに、空いている日を面接候補日としてリスト化できる機能や、Zoom・Google Meet・TeamsといったWeb会議ツールとの連携機能もあります。