面接辞退・ドタキャンの理由と12つの予防策を解説

こんにちは、人事・採用担当者のためのお役立ちサイト ヒトクルのヒトクル編集部です。
採用のご担当者さまから、よく伺うのが「応募があって連絡したけど、返信がない」「面接をドタキャンされた」といったお悩みです。

本記事では、このようなお悩みのあるご担当者様にむけて、いかに面接のドタキャンを防ぐか、面接率アップの対策をご紹介いたします。まだ実践していないことがありましたら、ぜひご検討ください。

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面接ドタキャンの実態

当日になって突然起こる面接ドタキャンは、応募者の意図が目に見えないため、採用活動中の面接担当者にとって悩みの種になります。

そもそも、面接ドタキャンはよくある現象なのでしょうか。弊社で人事担当者へのアンケートを実施し、その実態を調査しました。

面接ドタキャンは「3～5人に1人くらい」が半数以上

人事担当者へのアンケートでは、アルバイトの面接でのドタキャンは「5人に1人くらい」が30％、「3人に1人くらい」が28％という結果が出ています。つまり「3～5人に1人くらい」の割合で面接のドタキャンがある企業が、半数以上を占めています。

面接ドタキャンは様々な企業で多く発生しており、一部の企業に限られた現象ではないのが実態です。

しかし、応募数が少ない市場で3人に1人が面接に来ないのは、非常にもったいない状況ともいえます。

面接辞退による損失・影響

応募者からの面接辞退・ドタキャンが起きてしまうと、企業に大きな損失や影響を与えます。面接辞退・ドタキャンで発生する、3つのデメリットをみてみましょう。 

採用活動の遅延

 応募者の面接辞退・ドタキャンが多い場合、予定していた採用スケジュールで、人材を確保できなくなる恐れがあります。

採用活動に影響がでると、希望していた日程、必要な部署に人材を配置できません。その結果、必要な業務が滞ってしまう場合があり、注意が必要です。

 面接辞退やドタキャンでプロジェクトの進捗が遅れた結果、取引先のスケジュールに遅延が出る、顧客を待たせてしまう、といったトラブルが起きる可能性もあります。

問題が大きくなった場合、企業の信頼や業績などに、影響を与えるケースも考えられるため、事前の対策が欠かせません。

採用コストの増加

 面接辞退・ドタキャンは、採用コストの増加につながります。

思うように応募者が集まらず、目標人数を採用できなかった場合、求人広告を新しく出す、面接のための場所を再度確保する、といった業務が増え、費用がかさんでしまいます。

 採用活動が長引けば、人事担当者の人件費も増えていきます。

最終面接などで、社長や幹部などに面接官を依頼している場合、さらに影響が大きくなります。

入念に準備をしている企業ほど、コストの負担が大きくなるため、面接辞退やドタキャンを防ぐ施策が重要です。

他の応募者への影響

 面接辞退やドタキャンを選ぶ応募者が多い場合、その他応募者への悪影響が考えられます。

場合によっては、その後の面接スケジュール、採用スケジュールがずれ込む場合があり、最終面接や入社日の調整が必要になる、という場合もあります。

 スケジュールに遅れが出る場合、この企業に就職して大丈夫だろうか、という不安が募り、さらに面接辞退者が増える恐れもあります。

採用活動の中で辞退者が多いときほど、その他応募者への手厚い配慮、ていねいなコミュニケーションが大切になります。

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応募者がドタキャンする理由

当初は募集内容に関心や意欲を持って応募をしているはずですが、なぜドタキャンしてしまうのでしょうか。理由を考え、今後のドタキャン対策に役立ててみましょう。

他社から内定をもらったため

面接ドタキャンをする主な理由として考えられるのが、他社からの内定です。

1社のみではなく、複数の企業に同時に応募している求職者は多いでしょう。そのため、他の企業から先に採用通知が届くと、その時点で求職者が入社を決める場合もあります。

そこで選考辞退の連絡を面倒に感じたり、断りにくいという理由からドタキャンをしてしまうケースが考えられます。また、内定先とのやり取りや入社準備によって、面接辞退の連絡が遅れている場合もあるかもしれません。

良くない評判を聞いたため

応募者が企業について情報収集をし、SNSやインターネット上の良くない口コミを見たということが、面接ドタキャンの理由としてあり得ます。

たとえ信憑性のない情報が拡散されていたとしても、応募者がそのような評判を参考にする可能性はあります。面接官は、外部の情報によるドタキャンが起こり得る点も認識しておいた方がいいでしょう。

企業側の対応が悪かったため

求職者が求人情報を見て応募や問い合わせをしたとき、企業側の電話やメールでの対応が悪いと、ドタキャンに繋がってしまう可能性があります。

例えば、折り返しの連絡が遅い、電話での受け答えが雑など、悪い印象を持たれると、応募者は面接に行く気を失ってしまうかもしれません。不誠実な対応は不信感に繋がり、入社するイメージが持てなくなるでしょう。

特に電話やメールではお互いの顔が見えないため、応募者が信頼感を持てる丁寧な対応が求められます。

面倒になったため

面接当日の悪天候や、会場が遠いなどの理由で、面倒になってドタキャンをするケースが考えられます。仕事の合間を縫って面接へ行く中途採用者の場合は、面接回数の多さが面倒な気持ちに繋がることもあるかもしれません。

当日に「気が乗らない」と感じる理由は人それぞれです。応募者側の気分の要素が大きく、面接官が防止対策をするのは難しいでしょう。

突発的な事情のため

応募者自身の病気や事故、身内の不幸など、突発的な事情により、意図せずドタキャンになってしまうこともあり得ます。

突然の事態に早急に対応しなければならない場合には、面接辞退や日程調整の連絡をする余裕がなく、後回しになってしまうことがあるかもしれません。

一度遅れてしまうと、後から連絡を入れることに罪悪感があり、そのままドタキャンとなってしまうケースもあるでしょう。

面接回数が多いため

 面接回数が多いと、合否が出るまでの期間、採用されるまでの期間が長くなります。

他社がスムーズな選考スケジュールを実施している場合、先に内定が決まった企業が選ばれ、自社は面接辞退、ドタキャンになる可能性があります。

 中途採用の場合は、仕事をしながらの転職活動になるケースがほとんどです。中途人材は、活動に割く時間が少なくなるため、面接回数が多い企業は敬遠される、という傾向があります。

 このような理由から、採用を有利に進めるために、面接は1回のみ実施する、という企業が増えています。

複数回面接を実施していて、途中で辞退されたり、応募者が来なかったりするケースが多い、という場合は、面接回数の多さが原因かもしれません。

仕事内容や条件が合わないため

 自社で募集したい人材のポジション、採用条件が応募者の希望に合っていない場合、面接辞退やドタキャンにつながりやすくなります。

 似た条件の企業を比較検討した結果、他社の方がやりたい仕事ができる、条件に合っている、という場合、応募の途中でフェードアウトしてしまう可能性が高いでしょう。

 複数の企業を検討していて、仕事の内容、条件が似たり寄ったりという場合、企業理念や社会貢献活動、取り扱っている商品やサービスの質などで、決定するケースもみられます。前向きに比較してもらうために、企業情報を網羅する、という施策が必要です。

入社後のビジョンが見えないため

 選考フローを通して、入社後のビジョンを上手に伝えられない場合、採用後に活き活きとはたらく自分の姿、やりがいをもって頑張っている未来を描けません。

 この会社では、良い未来につながらないかもしれない、という不安が過ると、別の会社も検討してみよう、いったん辞退しよう、というメンタルになるでしょう。

 やりがいを感じられる環境や風通しの良さ、ワークライフバランスを大切にしている求職者が少なくありません。

 仕事内容や給与は条件にマッチしているのに、面接辞退やドタキャンが起きている、という場合は、入社後に得られるメリット部分が伝わっていない可能性があります。

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ドタキャンを防ぐ対策

応募者が面接ドタキャンをする理由は様々ですが、理由を踏まえて企業側で対策できる部分もあります。採用活動をできるだけスムーズに進めるには、少しでもドタキャン率を下げることが理想的です。

採用担当者が実践できる、ドタキャンを防ぐ下記対策を紹介します。

・スピーディーな対応
・丁寧な言葉遣い
・スタッフへの周知徹底＝社内で応募対応をマニュアル化
・連絡は営業時間内にする
・面接日時は複数の選択肢を作っておく
・面接前日のリマインド
・履歴書不要
・面接交通費支給
・面接場所の丁寧な説明

スピーディーな対応

応募者対応で最も効果があるのは、何をおいても「スピーディーな対応」です。応募者の意欲が一番高いのは、応募したその瞬間です。そのタイミングを逃さないためにも、なるべく早く応募のお礼と面接設定の連絡をしましょう。まずは、応募があってから「1日以内」の連絡を目指しましょう。

丁寧な言葉遣い

電話でもメールでもそうですが、第一印象が非常に大事です。「忙しくて、おざなりの対応をしてしまった」といった経験はありませんか？応募者は緊張しながら電話をするものです。

そこで不愛想な対応をされた場合、面接に行く前に「感じが悪いから、やっぱやめよう」と思ってしまうかもしれません。

またメールの場合は、特に感情が伝わりにくいものです。丁寧な言葉はもちろんのこと、応募してくれたことへの感謝の意をしっかりと伝えましょう。

スタッフへの周知徹底＝社内で応募対応をマニュアル化

多忙な店長や人事担当者は不在にしていることが多く、そのため、別の方が応募者と初めて接触することもあるでしょう。しかし、その時の初回の対応が悪かったら、そこで応募者は離脱してしまうかもしれません。

第一印象は非常に大事です。必ず社内への周知徹底も怠らないようにしましょう。そのために、有効なのはマニュアル＆受付表の共有です。誰が対応しても、しっかりとした対応ができるように活用することをお勧めします。

例）

 「ご応募、ありがとうございます。恐れ入りますがお名前をお伺いできますでしょうか？今回複数のお仕事がありますが、どちらへのご応募になりますでしょうか？」 

「ご応募、ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、ただ今採用担当の■■は、席をはずしております。ご連絡先をお伺いした上で、こちらより改めさせて頂けますでしょうか。」 

「大変申し訳ございませんが、本日採用担当の■■は、お休みを頂　戴しております。●月●日●曜日には出勤いたしますが、その日のご連絡で問題ありませんでしょうか？」

連絡は営業時間内にする

応募者へのスピーディーな連絡は信頼感に繋がりますが、だからと言って休日や深夜に連絡をしてしまうと逆効果になりかねません。

連絡する時間帯によっては、「ブラック企業なのではないか」「自分もこの時間まで働かなければならないのではないか」という印象を持たれ、面接辞退やドタキャンに繋がる恐れがあります。

できるだけ早く対応する意識は持ちつつ、営業時間内に連絡を入れるようにしましょう。

面接日時は複数の選択肢を作っておく

企業側が面接日時を一方的に指定すると、応募者側の都合が合わないという理由だけで辞退されてしまう懸念があります。また、調整がきかず高圧的な印象を与えてしまうと、面接ドタキャンにも繋がりかねません。

優秀な人材は多忙であることも多く、応募者側にも都合があります。面接日時を応募者が選べるように、複数の選択肢を提示しましょう。

応募者によっては、可能な範囲で土日や祝日も面接候補日に含むといいでしょう。

面接前日のリマインド

面接前日、もしくは2~3日前にリマインドメールを送ると、面接率のアップが見込めます。今は、応募者が一括で応募できる機能が付いている求人サイトがありますので、応募者がいつどの企業に面接にいくのか、曖昧になってしまうケースもあります。

下記のように簡単な文面でいいので、面接日時や場所について事前に連絡をしておくとよいでしょう。また、都合が悪くなった場合の連絡先なども入れておくと、ドタキャンを防げる可能性があります。

タイトル：面接日程のご確認（アルバイトタイムス）

 ●●様

このたびはご応募いただきありがとうございます。 明日の面接、どうぞよろしくお願いいたします。 

日時：○月○日（　）00：00スタート 

場所：アルバイトタイムス静岡営業所 

当日のご来社お待ちしております。 

ご都合が悪くなった場合は、こちらのメールへ返信いただくか下記電話番号までご連絡いただけますと幸いです。 

000-000-0000 　担当／●●

履歴書不要

履歴書を不要にすることで、応募者の手間を省くことができます。応募者の立場からすると、履歴書を書くのは意外と面倒なものです。まだまだ手書きで書く人も多いうえに、間違えたら一から書き直さなくてはならない、しかも写真もつけないと…と考えると、面接に行く前に準備ができなくて、ドタキャンといったこともありそうです。

面接時にエントリーシートを書いていただくことで履歴書の代用とすることも可能です。また履歴書を不要にすることで、面接率のアップはもちろんのこと、応募数の増加も見込めるかもしれません。

【参考記事】
【採用担当者必見】履歴書を不要にするメリットとデメリット

面接交通費支給

採用企業側のコスト負担はありますが、応募者の物理的な負担を減らすことで面接率を上げる効果があります。面接回数を複数設定する場合や、良い人材を広く集める場合などは必須でしょう。

面接場所の丁寧な説明

面接場所にたどりつけずに、結果ドタキャンになるといったケースもあります。求人情報や応募時には、しっかりと面接場所について説明しましょう。社員は分かっているため意外と気が付かない点ですが、初めての方が見て分かりにくくないか、今一度確認してみることが大切です。

・駅の出口が複数ある場合「●●駅●番出口　徒歩●分」何番出口かを明記

 ・車で来る場合　「●●交差点を右折して●●スーパー向かい」分かりやすい目印を伝える 

・GoogleMAPやホームページなどの地図のリンクをメールで送る 

・手書きの地図をメールやFAXなどで送る

選考プロセスを見直す

 応募者が面接までに用意する書類が多い、複数回の面接を実施している、という場合、面接辞退やドタキャンにつながる可能性があります。

 現在の選考プロセスが煩雑な場合、内容を一度見直して、採用後で良い書類、不必要な書類を省く、面接回数を減らす、といった施策を取り入れると、スムーズに選考を進められます。

 他社ではどのように選考を進めているのか、別の会社を受けた経験のある従業員、他社の採用にくわしい専門家などから、話を聞いてみるのもおすすめです。選考の無駄を省いて、速やかな採用を目指しましょう。

オンライン選考を取り入れる

 コロナの影響で、オンライン選考を取り入れる企業が増えてから、面接のために毎回企業へ足を運ぶのが大変、と考える応募者が増えました。

書類選考に通過した企業の中から、オンライン面接を実施している会社を中心に、求職活動を進めるケースもあります。

 面接のハードルをできるだけ下げるなら、時間調整がしやすく気軽に参加できる、オンライン面接を導入すると、面接辞退やドタキャンを減らせます。

 転職活動者は特に忙しい中、転職先を探しています。面接のオンライン化で、良い人材との出会い、採用のチャンスを逃さないようにしましょう。

応募要件・企業情報を充実させる

 求人の応募要件、企業情報が魅力的な会社であれば、「面接回数が多い」「オンライン面談を実施していない」というデメリットがあっても、入社を希望する人材が集まります。

 求人広告を作成する場合は、一般的な採用条件だけでなく、どのような人材が必要なのか、どんな仲間や仕事が待っているのかなど、はたらきたくなる文章を意識して取り入れてみてください。

 採用したいターゲット層を明確にしながら、興味をひくタイトルやキャッチコピーをつける、募集にいたった理由や必要な人材像を分かりやすく記載する、ターゲットに適した待遇やポジションを用意する、といった手段で、面接辞退やドタキャンを未然に防ぎましょう。

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応募者と連絡がとれなくなったら

採用活動中には、面接前や選考途中に「応募者と連絡がつかなくなった」「折り返しの連絡が来ない」と悩まされる事例もあります。

ドタキャンをされる以前に連絡がとれない場合には、応募者が連絡に気付いていない可能性があります。メールの返信がなければ、電話で連絡をしてみましょう。

意外と電話がつながり、話が早く済むケースもあります。また、電話に出なければ留守番電話に丁寧にメッセージを残しておくと、気付いてもらえることがあります。

特に若年層には「知らない番号からの電話には出ない」「メールをあまり使っていない」といった傾向が見られるため、留守番電話は一つの有効な手段です。

また、SMS（ショートメール）機能を活用すると、連絡がつきやすくなります。SMSは基本的にプッシュ通知がONになっていることが多く、応募者に気付いてもらいやすいです。

メールに限らず、様々な手段を使って連絡してみましょう。応募者側は意図せず折り返しの連絡ができていない場合もあるため、工夫をすれば面接率の向上に繋がります。

それでも連絡がつかなければ、返信期日をつけて不採用の旨を通知しましょう。そうすることで、後々のトラブルや面接ドタキャンを避けられます。

＜不採用通知の例文＞ 
○○ ○○様（応募者氏名） 

○○株式会社、人事担当の○○と申します。 

この度は、数多くの企業の中から弊社求人募集へご応募いただき、誠にありがとうございます。

 先日「○○」についてのメールをお送りいたしましたが、○○様からのご回答が確認できておりません。 
○月○日までにご回答いただきますようお願い申し上げます。 

期日までにご回答がない場合は、誠に残念ではございますが、選考参加への意志がないものと判断させていただきます。

 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 

○○株式会社 
人事担当 ○○

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【まとめ】面接ドタキャンを防いで効率をアップしよう

本記事では、面接ドタキャンの実態や理由、採用担当者ができる対策を紹介しました。

面接ドタキャンをできる限り防ぐには、企業側が応募者側の気持ちを想像し、誠実な対応をとることが大切です。理由が企業側にないドタキャンの阻止は難しいですが、スピーディーな連絡や丁寧な対応などの対策によって、事前にドタキャンを防げるケースもあります。

応募者の気持ちが離れないように誠実なコミュニケーションを心がけ、できるだけ面接ドタキャンを減らして、効率のいい採用活動を実現しましょう。


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