【2023年最新】コロナ禍での入社式の傾向や必要な準備、注意点や実施例を紹介！

コロナウイルスによる感染拡大以降、入社式や採用活動の方法は大きく変化しました。一時期はオンラインによる面接や説明会、入社式も開催する企業が増えていましたが、現在はどのような傾向にあるのでしょうか。

そこで、本記事では直近2023年の入社式に関する企業や学生へのアンケート調査、オンライン開催とリアル開催それぞれの入社式の準備方法や、ユニークな入社式の事例などもご紹介します。入社式の開催方法や準備にお悩みの方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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企業が行う入社式の目的とは

企業が新しい社員を迎え入れる際に行う入社式ですが、そもそもどのような目的があるのでしょうか。まずは内定式との違いについて確認しておきましょう。

入社式の目的は「社会人としての自覚」

企業が行う入社式の大きな目的は、学生だった新入社員に社会人としての自覚を持ってもらう点があります。社会人になると学生時に比べ、より仕事に対しての責任や企業への貢献を考えた行動をとらなければなりません。入社式は社会人への意識に転換してもらうための重要な儀式です。

また、入社式は企業の一員としての自覚を促す意図もあります。そのため、会社の名に恥じないように緊張感を感じてもらわなければいけません。

したがって、経営者から企業理念や価値観を理解してもらうための訓示や、新入社員の所信表明などがあるのも入社式の特徴です。なお、近年では新入社員のモチベーションアップや会社への帰属意識を高めるため、ユニークな入社式を行う企業も増えています。

内定式は入社式とどのような点が違うのか

入社式と混同しやすいイベントとして「内定式」があります。目的の面では下記のような違いがありますので覚えておきましょう。

〇内定式

→ 学生に対して内定通知書などを授与し、正式に内定を通知するイベント

〇入社式

→ 正式に企業が入社を認め、社会人としての自覚を持ってもらうためのイベント

また、内定式と入社式では開催の時期も異なります。多くの企業では内定式を10月に開催し、入社式を4月に開催します。これは政府の採用活動の日程要請により、正式な内定日を10月1日以降とする旨が定められているためです。

それ以外にも、内定式の時点では会社の一員ではなく学生であり、入社式を迎えることで初めて企業の社員となる点にも違いがあります。内定式に参加をしたけれど、他社へ入社することになったために、入社式前の段階で辞退したという人もいるということです。

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入社式で行うべき事前準備について

入社式をスムーズに進行するためにも、事前の準備はしっかりとしておきましょう。必要な項目としては下記のような事項があります。

入社式の日程調整と開催会場の決定

まずは入社式の日程調整を行います。日本では年度初めの4月1日に催されるケースが多くなっています。1日が休日であれば、4月の最初の平日や3月末に行う会社もあります。

日程調整では、特に忙しい社長や役員、来賓の方々の予定はあらかじめ確認しておきましょう。挨拶を行う方や入社社員と歓談する先輩社員とも予定調整の必要があります。

入社式を行う場合、多くの企業が本社を会場として開催しています。人数が少なければ社内の会議室などで行うのが一般的です。

人数が多い場合には、ホテルの宴会場や貸しホールなどを事前に予約しておきましょう。4月初旬は特に入社式が集中するため、人気の会場であれば数カ月以上前から場所を取っておく必要があります。

入社式で行う企画の検討

入社式では、目的を決めた上で行うべき企画を検討し決定することが大事です。主には、新卒社員に企業理念の理解や業務内容の把握をしてもらう企画が多い傾向にあります。

重要なのは具体的なメッセージを伝えるという点です。入社後、新入社員に期待することやどのような気持ちで働いて欲しいかを明確にして発信しましょう。

企画内容は、一般的な入社式であれば会場を抑えて必要な場所を確保しておけば問題ありません。懇親会なども予定していれば、食事や宴会場の準備もしておくと良いでしょう。その他、ユニークな入社式やゲーム等を実施する場合には、必要な備品や資料、会場の確保も行う必要があります。

なお、オンライン入社式は会場等を準備する必要はありませんが、参加する先輩社員・新卒社員の通信環境やパソコンのチェックは行っておく方が良いでしょう。

式次第（プログラム）の作成

企画を決定したら式次第（進行表・プログラム等）の作成を行います。スムーズに入社式を進めるためには、進行表の作成が欠かせません。また、採用した内定者にプログラムは事前に配っておくと、式の流れが分かるため安心してもらえます。

なお、式次第の内容は、参加する人数・規模・来賓・保護者の有無・業種等によって異なります。それ以外にも、対面での入社式かオンラインでの入社式かによっても変わるため、事前に上記の事項について整理しておくと良いでしょう。

作成方法に関しては、インターネット上にある様々なテンプレートを活用しながら作る手法があります。本記事でも後述する「入社式プログラムの事例紹介」で、一般的な式次第の流れを解説しているため参考にしてみてください。

配布資料や入社記念品の準備

入社式で資料を用いる場合には、作成を行い配布の準備もしておきます。主に下記のような資料を配布することが多いため、必要であれば用意しましょう。

● 入社辞令書
入社式で多くの企業が渡している書類です。内定者に入社を認める正式な書類であるため、基本的には交付しておくと良いでしょう。

● 就業規則
企業内でのルールや働き方に関して示した書類です。内定式に渡していなければ準備しておきましょう。

● 研修資料や入社後のスケジュール表
入社式後に研修を行う場合には作成しておきます。また、入社後の予定が分かるスケジュール表なども渡しておくと良いでしょう。

その他、入社記念品を渡す場合には別途用意しておきます。

内定者への連絡

3月ごろに内定者に宛てて入社式の案内の連絡をしておきます。基本的には下記の内容を記載しておくと良いでしょう。

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● 日付
発信した年月日を記載します。

● 宛名
「内定者の皆様」「内定者各位」などと書きます。

● 差出人
会社の代表者氏名、人事部や総務部といった部署名や担当者名を入れます

● 件名
分かりやすく「入社式のお知らせ」「入社式のご案内」と記載します。

● 前文
相手方の幸を喜ぶ挨拶や時候の挨拶などを書きます。

● 主文
入社式を実施する旨を記載します。

● 末文
結びの挨拶と結語を入れます。

● 別記
開催日時や会場、準備すべきものや服装、式次第について伝えます。

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入社式プログラムの事例紹介

入社式には様々な事例がありますので、自社に合った式次第を作成すると良いでしょう。以下で「一般的な入社式のプログラム例」と「ユニークな入社式の事例」についてご紹介します。

一般的な入社式のプログラム例

一般的な入社式の流れは以下のようになっています。参考にしながら自社に合う形にアレンジすると良いでしょう。

１．開会の言葉や挨拶
司会者から入社式の開会宣言を行います。基本的には「これより、令和〇〇年度入社式を行います」といった具合に、簡潔に述べて終わらせます。

２．社長や役員の挨拶・祝辞
社長からの挨拶や祝辞を述べます。新入社員に意識して欲しい心構えや訓示、企業理念などを改めて伝えます。役員などがいれば社長に続いて挨拶等を行います。新入社員のモチベーションを喚起するような文面をあらかじめ考えておくと良いでしょう。

３．入社辞令授与
新入社員に入社辞令を授与していきます。人数が多い場合には代表者だけに手渡します。辞令は必ず交付する必要はありませんが、授与することで入社の意識を強く持ってもらえるため、渡しておくのがおすすめです。

４．新入社員代表の挨拶
新入社員の代表の1人が、入社式開催のお礼や所信表明、これからの抱負等を述べます。人数が少なければ一人ひとり挨拶や自己紹介を行います。

５．閉会の言葉や挨拶
司会者が閉会の宣言を行います。開会と同じく簡潔に述べて終わらせるケースが大半です。

６．記念撮影、研修、懇親会など
閉会後は新入社員全員で記念撮影や入社記念品の受け渡し等を行います。その後、新入社員研修や懇親会などがあれば実施します。

撮影についてはあらかじめ撮る場所を決めておくと良いでしょう。研修などがある場合には、必要な書類や資料の配布も行います。なお、入社記念品については実用的な品が一般的ですので、ボールペンやノートなどがおすすめです。

ユニークな入社式の事例

続いてユニークな入社式の事例についても紹介します。自社の業種や業務内容、目的に合わせて個性的な入社式を行うのも効果的です。ぜひ、下記の事例を参考にしてプログラムを考えてみましょう。

① 三菱鉛筆「鉛筆削り入社式」
三菱鉛筆は、入社式に新入社員が小刀で「uni鉛筆」を削るチャレンジを導入しました。メーカーや製造業では、こうした自社製品に親しみを持ってもらう取り組みが多くなっています。毎年の恒例行事になっておりメディアでも話題ですので、自社のPRに入社式を活用しても良いかもしれません。

② 株式会社ホワイトプラス「アイロンがけ入社式」
株式会社ホワイトプラスは、会社から贈られたシャツを新入社員がアイロンがけして袖を通し、抱負の発表を行う入社式を開催しています。アイロンがけは先輩社員が丁寧に教えるため、サービスについての理解や人間関係の構築にも繋がります。また、衣類を大切にする意識も身に付けてもらう目的があるようです。

③ 株式会社ハブ「英国PUBで入社式」
入社式は本社や会場だけで行うものとは限りません。株式会社ハブでは、本場のPUBを体感してもらう目的で内定者全員にイギリス研修を実施し、入社式も英国PUBで行っています。新入社員は自ら注いだビールで乾杯し、自社のサービスや店の雰囲気を体感します。旅行業や飲食業では、会社から離れて入社式を行うケースも増えています。

④ 日本IBM「アバター入社式」
オンラインでもユニークな入社式は行われています。日本IBMは社員一人ひとりにアバターを割り当て、ネット上で入社式を開催しました。スタンプやチャットなどでコミュニケーションがとれるように工夫しています。その他の会社でもメタバース入社式などを開催する企業が増えています。

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2023年の入社式に関するアンケートについて

対面での入社式とオンラインでの入社式で内容は大きく変わりますが、現状ではどちらを開催する予定が多いのでしょうか。2023年4月実施予定の入社式に関するアンケート調査から傾向を見てみましょう。

企業へのオンライン入社式に関するアンケート調査

大手就職・転職情報会社である株式会社学情は、2023年4月の入社式に関して、インターネットでのアンケート調査を行いました。同調査では、企業や団体の人事担当者に『入社式・新入社員研修』をどのように実施するか質問しています。

その結果、企業側から下記のような回答がありました。

＜2023年4月入社の『入社式・新入社員研修』実施形式についての回答＞

〇リアル（対面）で実施（コロナ前と同規模） →　50.3%
〇リアルで実施（規模を縮小） →　24.4%
〇オンラインで実施　→　3.1%
〇未定　→　15.0%
〇その他　→　7.3%

参考：HRzineニュース「企業の6割超が2023年4月入社の内定式をリアルで実施、昨年の約2倍に―学情調べ」

最も多かった回答を見ると、リアル（対面）での入社式の実施予定（コロナ前と同規模）が半分を占めています。さらに、規模を縮小して行うという回答を含めると、4分の3近くがリアルでの実施予定であると分かりました。

一時期は、コロナウイルス拡大の影響を懸念して、オンラインでの内定式や入社式が多い傾向にありました。しかし、最近では感染拡大も落ち着いてきたため、リアルでの入社式に回帰しているようです。

学生へのオンライン入社式に関する調査

さらに、前述の調査では2023年4月に入社予定の新社会人を対象にしたアンケートも実施しています。実施方法は企業の場合と同じくインターネットによる調査で、どのような入社式を希望するか質問しています。

その結果、新入社員側からは下記のような回答がありました。

＜入社式は「リアル」「オンライン」のどちらを希望しますか？という質問の回答＞

〇リアル →　48.8%
〇どちらかと言えばリアル →　21.1%
〇どちらとも言えない　→　12.7%
〇どちらかと言えばオンライン　→　8.6%
〇オンライン　→　8.8%

参考：PR TIMES 「入社式は「リアル」での開催を希望する新社会人が7割に迫る。「同期と交流したい」「上司や先輩社員と直接話し、企業の雰囲気を知りたい」の声/新社会人アンケート」

新社会人に対するアンケート調査でも、リアル実施を希望する回答が多い傾向です。『リアル』『どちらかと言えばリアル』の両方を含めると、7割近くの新社会人がリアルでの入社式開催を希望していることが分かります。

さらに、新入社員研修の実施形式についても、リアルを希望する新社会人が8割近くであったという結果が出ています。企業側だけでなく学生側も、現在ではリアルでの入社式や研修を求める傾向に戻ってきているようです。

調査から分かるオンラインのメリットやデメリットとは

前述の調査において、リアルでの入社式や研修を希望する声が多かったのはなぜでしょうか。学生たちの声として、アンケートでは下記のような回答も出ました。

リアルでの参加の方が社会人になったという緊張感がある
これから一緒に働く同期や上司、先輩社員と直接交流したい
最終面接以外はオンラインであったため、実際に会社に行って職場の雰囲気を知りたい
オンラインだと同期とのつながりや社内の人間関係を築きにくい
会社の雰囲気が分からない、質問や相談のタイミングがつかみにくい　　など

2023年4月入社日の新社会人は、就職活動やインターンシップを主に「オンライン」で行ってきました。その学生側が上記のようなオンラインのデメリットを感じていることは、入社式や研修を行う企業側も理解しておかなければいけないでしょう。

一方で、オンラインでの採用活動や入社式には下記のようなメリットがあります。

遠方の学生や時間が取れない内定者でも説明会や入社式に参加できる
オンラインであれば会場の設営準備や手間、コストなどが削減できる
感染リスクを避けることができる
学生側も会場までの交通費や宿泊費の負担がない

今後は、上記の様なメリットやデメリットがある点を認識した上で、状況を見ながらオンラインでのイベントを取り入れる方が良いかもしれません。

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コロナ禍でもオンラインで入社式を開催する方法

現在では感染拡大が落ち着いていますが、入社式の時期に感染者が増えるとリアルでのイベント開催が難しくなる可能性もあります。そこで、改めてオンラインで入社式などを開催する際の事前準備や注意点を把握しておきましょう。

オンライン開催する場合の事前準備とは？

オンラインの入社式もリアルでの開催と同じように、事前の準備は必要となります。リアル開催に比べ費用や手間は減りますが、スムーズな進行のため下記内容については準備しておきましょう。

①　入社式で必要となる資料送付
まずは入社式で必要となる資料を、事前に内定者に宛てて送付しておきます。作成した式次第の資料や入社記念品、研修資料などもあれば送ります。資料が少なければスライドなどで映しておく、もしくはメールに添付して送信しておくのも良いでしょう。

②　会社のネット環境やPC機器のチェック
通信が途切れたり音声が遅れたりするケースもあるため、会社のネット環境やPC機器のチェックは欠かせません。事前に映像や音の遅れ・乱れがないか確認しておきましょう。また、チェックする際にはZoomなどの通話アプリも試しておきましょう。必要であれば操作方法も含めて、参加する方に確認してもらう方が安心です。

③　新入社員のネット環境やPC機器のチェック
同様にして新入社員側のネット環境やPC機器のチェックも必要です。できれば事前に連絡して、ネット環境の有無や通話アプリを操作できるか聞いておきましょう。もしネット環境やPCがない場合には、ノートPCやモバイルルーター等を前もって郵送しておきます。

④　事前のリハーサルやトラブル対策
しっかり準備しても、当日予期せぬトラブルで通信が途絶えたりするケースはあります。したがって、入社式が近づいたらリハーサルも兼ねて通信チェックや、進行の確認を改めてしておきましょう。当日トラブルが起きた際の対応方法やサポートも準備しておくと安心です。

オンライン開催のポイントや注意点について

オンラインで入社式を開催する場合、リアルでの開催とは違った注意点やポイントに気を付ける必要があります。主に以下のような点がありますので、目を通しておきましょう。

①　画面や音声の切り替えは基本的に管理者が行う
オンラインでの入社式の場合、基本的に通話アプリの画面・音声切り替えは、操作に詳しい会社側の社員が行った方が良いでしょう。操作が苦手な新入社員がいてもスムーズに入社式を進行できます。

②　カメラで顔を映し、チャットも活用する
これから一緒に働く同期や先輩社員、上司とは顔を合わせておく必要があります。したがって、カメラ機能は基本的にオンにしておき、新入社員には顔を映してもらうようにしましょう。また、チャットなどのツールも上手く活用し、積極的にコミュニケーションやリアクションが取れるようにするのがおすすめです。

③　入社式の実感を得られるように演出・工夫する
オンラインではリアル開催に比べると、入社の実感や緊張感を持ちづらくなります。したがって、内定証書授与では名前を一人ずつ呼び、同時に証書を送信して対面と同じような実感を得てもらうなどの工夫をすると良いでしょう。

また、実際の懇親会などと同じく、食事しながら歓談できるよう宅配サービスを活用する、ゲームやグループワークなどを取り入れる演出も効果的です。

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入社式は状況を見ながら柔軟に実施方法を検討しましょう

入社式で必要な準備やプログラムの例、オンライン入社式に関する調査や開催のポイントなども解説しました。コロナウイルスの影響で、今後も入社式の開催方法は変化していく可能性があります。準備をする場合は感染状況も注視しつつ、柔軟に入社式の実施方法を検討していきましょう。

ぜひ本記事を参考にしながら、最適な入社式を実施できるよう準備を進めてみてください。