採用内定者への通知メールはどう送る？今すぐ使えるテンプレートと活用術！

面接後に送付する採用通知メール。
内定の場合も不採用の場合も、求職者の気持ちに配慮したメッセージが求められます。

中小企業で良い人材を獲得するなら、大手企業やライバルに負けない、より優れた通知メールが必要です。

通知メールには、どのような内容を含めるべきなのでしょうか。
メールを作る際のポイントやテンプレート、工夫するべき点やスピーディに採用活動を進めるコツについて、詳しく解説いたします。

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※【テンプレート付き】内定通知書の書き方や送り方、法的効力についても解説！

採用通知メール作成時に覚えておきたいポイント

採用・不採用の連絡は、求職者のためにも、人材獲得のためにも、できるだけ早く送る必要があります。
どのような部分に注意して作成すれば良いのか、ポイントをみてみましょう。

※応募者へお断りメールを出す際の注意点は？トラブル予防法と不採用通知の例文5つを紹介！

採用・不採用通知メール作成のポイント3つ

採用・不採用通知メールを送るなら、必ず覚えておきたい書き方があります。
絶対に意識したい3つのポイントを紹介いたします。


ポイント1：お礼の言葉を添える
採用内定であっても不採用であっても、メールの中で必ず応募へのお礼を添えましょう。
結果だけでなく、お礼の言葉があることで、メールに温かみが生まれます。

求職者へ感謝の気持ちを込めて、メッセージを作成してください。


ポイント2：短く分かりやすい文章にする
採用・不採用通知メールが長かったり、回りくどかったりする場合、受け取った相手にストレスを与えてしまいます。挨拶、お礼、結論、締めの言葉など、最低限の内容に絞り込むと、読みやすい文章になります。

メールが完成したら一度見直して、不要な部分をそぎ落としましょう。


ポイント３：問い合わせ先を記載する
採用内定通知、不採用通知を受け取った相手から、問い合わせが入るケースがあります。
採用担当者の名前、部署、連絡先などを、間違いないように記載しておきましょう。

採用内定者からの問い合わせは、特に速やかに対応するべきです。

会社代表の連絡先ではなく、人事担当者へ直接つながる電話番号、メールアドレスなどを記載しておくと、スムーズにやりとりできるでしょう。

採用通知・不採用通知を送るなら、これら3つのポイントを押さえておきましょう。
次に、採用内定通知を送る場合、不採用通知を送る場合、それぞれの構成を解説いたします。

採用通知を送る場合

採用通知には、適した構成があります。
どのような順序でメールを組み立てたら良いのか、具体的な流れをみてみましょう。

採用したい、と考える求職者のところには、多くの企業から採用連絡が届いている可能性があります。
だからこそ、

といった点にこだわり、作成する必要があります。

とはいえ、企業の魅力を伝えたいからといって、多数の情報を盛り込んでしまっては、逆に読みづらくなります。項目ごとに1～2文程度を目安にしましょう。

不採用通知を送る場合

次に、不採用通知を送る場合のメール構成をみてみましょう。

今後の流れについての案内がない点が、採用内定メールとの違いです。

また不採用の場合は、「採用されなくて残念」という、求職者の心象を考える必要もあります。

応募から面接までの間、たくさんの時間を頂いたことなどへ、感謝の気持ちを述べましょう。

結論ははっきりと書きますが、

「厳正なる選考の結果……」
「誠に残念ながら……」

など、真剣に向き合った結果であることを短く伝えましょう

不採用に至った理由は、記載しなくて構いません。

きちんと検討してもらった上での不採用だから仕方がない、という気持ちになれるように、すみずみまで配慮して作成してください。

内定・不採用通知メールのテンプレート

内定通知、不採用通知の内容を考えるのが大変、上手に文章を作成できない、という場合は、テンプレートを活用しましょう。テンプレートをもとに自社らしい文章を添えて、送付してみてください。

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内定の場合のテンプレート（中途採用の場合）

内定の場合のテンプレート（新卒採用の場合）

不採用の場合のテンプレート1

不採用の場合のテンプレート2

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例文メールを自社らしく活用するコツ

便利な採用連絡メール、不採用連絡メールのテンプレートですが、活用する際のポイントがあります。

応募者へ自社の魅力や感謝の気持ちを伝えるために、どのような編集を加えたらよいのか、コツを覚えておきましょう。

採用メールテンプレートの見直し方

採用内定メール・不採用メールを送付するにあたり、テンプレートを使用する場合は、不自然な点がないかチェックしておきましょう。

一般的な企業で多く使用されるテンプレートですが、業種によっては弊社ではなく当店や当園といった表現が適している、オンライン面接のため応募者に足を運んでもらうといった表現が必要ない、といった場合があります。

これらのチェックを怠ってしまうと、例文メールを活用したことが相手に分かってしまい、信頼を失くしてしまうケースも考えられます。

雇用契約書や労働契約書などもチェックの上、間違いがないように編集しましょう。

自社に合った採用内定メール・不採用メールを作れれば、その後も長く活用できます。

昨年のメールを活用する場合は、住所や連絡先、担当者などの情報が変わっていないか確認の上、必要な修正を済ませてから送付しましょう。

採用メールオリジナリティをプラスする方法

採用連絡メールや内定連絡メールなど応募者への連絡に、企業ごとのオリジナリティをプラスできると、内定受諾率を上げたり、不採用の際の不満を軽減したりできます。

新卒採用の場合は特に、速やかな内定受諾→内定連絡ができるように、テンプレートを応用してみましょう。

採用メールは企業と個人とのコミュニケーションツールでもあります。

形式的な内容だけでなく、入社してくれたら嬉しいという歓迎の気持ち、入社後にどんな研修やイベントが待っているのか、といった未来への安心材料などを含めてみてください。

ライバル企業がテンプレートのまま送信している場合、企業の温もりや入社するメリット、雰囲気の良さなどが伝わり、大きく差をつけられます。

フレンドリー過ぎる内容、長すぎるメールはNGですが、限られた範囲で工夫してみましょう。

不採用メールであっても、気持ちが伝わる内容で送信している場合、面接へのお礼など嬉しい返信が多数寄せられる企業になれます。

「欠員・増員が出た場合に、不採用者の雇用を検討したい」

という場合はより慎重に、テンプレートを編集しましょう。

※内定者フォローとは？効果的なフォローの手順や取り組み事例、便利なツールも紹介！

採用メールの送信を速やかに進めるには？

採用内定につなげるためにも、採用メールは面接後できるだけ早く送付しましょう。時間が経ってしまうと、不採用だと判断され、別の企業に就職してしまう場合可能性があります。

採用活動を速やかに進めるために、内定者を急ぎで決める、といった人的パワーも必要ですが、採用担当者をサポートしてくれるサービスやシステムを活用するとよりスムーズです。

応募者への対応力をアップするために、覚えておきたい3つの方法をみてみましょう。

1．採用担当者の作業時間を確保する

求職者への連絡を急ぐなら、採用担当者の作業時間を確保しましょう。
採用の時期は、内定人材の決定だけでなく、応募者とのコミュニケーション、フォローで普段以上に業務が忙しくなります。

必要に応じて採用担当者をサポートする、他部署と連携するなど、採用メールの送信や入社手続きなどの集中できる体制を整えておくと、スムーズな作業につながります。

その他にも、応募者からの初回アクションに対して、自動でお礼メールが届くようにする。
スムーズに採用メールを送れるように、面接日程を調節する、といった方法もあります。

採用というゴールに向けて、最大限のマンパワーを発揮できるように、準備しておきましょう。

2．面接・採用代行サービスを導入する

採用担当者が忙しい場合、採用面接をスピーディに済ませたいという場合は、面接・採用代行サービスを利用する、という選択肢があります。

採用代行サービスを利用すると、面接採用の専門家であるエージェントが日程調整～面接まで担ってくれるため、業務を大幅に削減できるでしょう。

多くの企業の採用に携わってきたプロによる面接だからこそ、自社で採用する以上に適した人材に出会える場合があります。

どんな人材を求めているのか、どんなスキルが必要なのか、といった点を、事前に面接・採用代行サービスの担当者としっかり打ち合わせておきましょう。

3．必要な採用管理システムを採用に活用する

面接や採用に採用管理システムを活用すると、一連の作業を効率化できます。

例えば、オンライン面接用ツールを導入した場合、面接会場の準備なく採用を進められるため、採用者側、求職者側双方の負担を減らせます。企業のある地域だけでなく、遠方の応募者を募れる点もメリットです。

求人作成も代行してくれる採用管理システムを使う、という手段もあります。

各求人の応募数・採用数をチェックし、どこに課題があるのかを点検したり、求人票の改善をしたり、二人三脚で進められるため応募数の増加につながるでしょう。

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まとめ

採用を迅速に進めるためにも、応募者の入社したい！という気持ちを引き出すためにも、適した内容の採用メールが欠かせません。不採用者がすぐに次のステップへ進めるように、自社の印象を悪くしないように、不採用メールも合わせて準備しておきしょう。

採用メールの内容は、テンプレートに則っている企業がほとんどですが、ここにオリジナリティを追加すると、より採用内定につながります。

必要に応じた採用代行サービス、ITシステムなども導入しながら、スムーズな求人活動を実現してください。