【テンプレートあり】採用通知メールの書き方と注意点を解説

接選考を終えた後に、応募者へ送る採用通知。内定を伝える場合も、不採用を伝える場合も、相手の気持ちに寄り添った文章が必要です。

内定辞退や、不採用者から悪い印象をもたれないために、採用通知に記載する項目や通知する期限や書き方のポイント、注意点について事前にチェックしましょう。

 記事内で、採用通知、不採用通知に今すぐ使えるテンプレートを紹介しています。メールでのメッセージ作成、書面での通知書作成にお役立てください。

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※【テンプレート付き】内定通知書の書き方や送り方、法的効力についても解説！

採用通知の方法

 採用通知で使われる方法は、主にメール送付もしくは通知書の郵送です。どちらを選ぶべきか、それぞれのメリットや注意点をみてみましょう。

メール

 メールで採用通知を送付すると、応募者へ速やかに結果を伝えられます。

見落とされないように、メールタイトルへ採用通知のお知らせと社名を含め、選考の結果や応募への感謝を短く、ていねいにまとめましょう。

 採用する人材には、今後のスケジュールや準備するべき書類を、不採用の人材には預かっている履歴書などの取り扱いをどうするのか、といった点を案内すると、安心につながります。

 新卒採用者の場合、採用通知メールの送付から入社までの時間が長くなります。

不安なく入社日を迎えられるように、定期的にメールでメッセージを送る、内定者向け懇親会の案内を出す、入社までの相談窓口を伝える、といった配慮で、心待ちにしている気持ちを伝えてください。

通知書

 採用通知書は、郵送で応募者へ採用の旨を伝える書面です。

メールと違い、見落とされにくい点、書留やレターパックなどで郵送すれば、対面での受け取りや郵便物の追跡ができる点から、大切な書類の発送方法として選ばれています。

 採用通知書には、入社承諾書や入社誓約書などの書類が含まれるため、メールで通知をする場合も、後から採用通知書を送付するのが一般的です。

候補者から、入社の意志を示す書面が返送されたら、次に内定通知書を送付します。

 応募者の負担を減らすために、返信書類のメール添付をOKにする、分かりやすい説明を含めておく、といった配慮があると、企業イメージのアップにつながります。

採用通知の期限

 採用通知メールや通知書を送付する場合、面接終了後から1週間以内を目安に、メッセージや書面を作成しましょう。

他社からも採用通知が届いている可能性があるため、決定次第、できるだけ速やかに送付してください。

 面接が終わった時点で採用したい、という強い思いがある場合、その日のうちに通知を送ると、企業側の採用したい気持ちや誠意を伝えられます。

メールで通知する場合、平日（営業日）の午前中に送付すると、受け取ったその日に問い合わせ対応できるため、不安解消につながります。

採用通知メールに記載すべき項目

 採用通知をメールで送る場合、かならず記載するべき項目があります。

情報不足で不安を抱かせたり、入社を迷ったり、企業に悪い印象を持ったり、といった結果にならないように、過不足なく内容を含めておきましょう。

 採用通知を出す場合も、不採用通知を出す場合も、文章はできるだけ簡潔に、応募の御礼を伝える、という点が大切です。次に採用、不採用それぞれの記載項目を、くわしく解説いたします。 

採用通知を送る場合

採用通知には、適した構成があります。
どのような順序でメールを組み立てたら良いのか、具体的な流れをみてみましょう。

採用したい、と考える求職者のところには、多くの企業から採用連絡が届いている可能性があります。
だからこそ、

といった点にこだわり、作成する必要があります。

とはいえ、企業の魅力を伝えたいからといって、多数の情報を盛り込んでしまっては、逆に読みづらくなります。項目ごとに1～2文程度を目安にしましょう。

 不採用通知を送る場合

 次に、不採用通知を送る場合のメール構成をみてみましょう。

今後の流れについての案内がない点が、採用内定メールとの違いです。

また不採用の場合は、「採用されなくて残念」という、求職者の心象を考える必要もあります。

応募から面接までの間、たくさんの時間を頂いたことなどへ、感謝の気持ちを述べましょう。

結論ははっきりと書きますが、

「厳正なる選考の結果……」
「誠に残念ながら……」

など、真剣に向き合った結果であることを短く伝えましょう

不採用に至った理由は、記載しなくて構いません。

きちんと検討してもらった上での不採用だから仕方がない、という気持ちになれるように、すみずみまで配慮して作成してください。

※応募者へお断りメールを出す際の注意点は？トラブル予防法と不採用通知の例文5つを紹介！

採用通知を作成する際の書き方ポイント3つ

 採用通知を作成する場合、内定辞退につながらないように、相手に悪い印象を与えない文章づくりが大切です。メールや書類を作る際に、覚えておきたい3つのポイントを覚えておきましょう。

 お礼の言葉を添える

まずは、自社へ興味を持ち、選考へ進んでもらったことにたいして、お礼の言葉をかならず伝えましょう。

採用という結果だけを連絡するよりも、お礼の一言がある方が、メッセージに温かみが生まれます。

 候補者によっては、他社からも採用の連絡が入っていて、どこへ入社するのか悩んでいるケースがあります。

採用通知の文面で、最終決定がくだされる可能性もあるため、ていねいな言葉を意識して、一緒にはたらきたい気持ちを届けてください。

短く分かりやすい文章にする

 採用通知には、挨拶やお礼をていねいな言葉で含めます。このとき、応募者に思いを伝えたいからといって、文章が長くなってしまうと、読みづらくなります。

回りくどい表現になり、印象が悪くなる場合もあるため、簡潔な表現を意識しましょう。

 中には、応募者がより安心できるように、という配慮で、いろいろ書いてしまう例がみられます。

採用通知はあくまでも結果を伝える文書です。不明な点は、問い合わせで解決できる体制にして、すっきり整った、短い文章を作成してみてください。

問い合わせ先を記載する

 採用通知を受け取った後、不明な点について、候補者から連絡が入る場合があります。速やかに対応できるように、担当者の部署や名前を、かならず文書内に記載しておきましょう。

 問合せ先は、会社の代表回線ではなく、採用担当者の部署へ直接つながる電話番号、採用担当者の携帯番号などを伝えておくと、スムーズに返事ができ、安心につながります。

内定・不採用通知メールのテンプレート

内定通知、不採用通知の内容を考えるのが大変、上手に文章を作成できない、という場合は、テンプレートを活用しましょう。テンプレートをもとに自社らしい文章を添えて、送付してみてください。

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※不採用通知書フォーマット（面接）
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内定の場合のテンプレート（中途採用の場合）

内定の場合のテンプレート（新卒採用の場合）

不採用の場合のテンプレート1

不採用の場合のテンプレート2

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採用通知を見直す4つのポイント          

 採用通知のメール文書、書面が完成したら、間違いのないようにかならず見直しをしてから送付しましょう。

可能であれば、複数の人事担当者でダブルチェックするのがおすすめです。どのような部分に注意して見直せば良いのか、4つのポイントをみてみましょう。

見直す理由を明確化

 採用通知を見直す前に、なぜチェックをするのか、理由を明確にしておきましょう。

応募者が気持ち良く内定受諾してくれるように、受け取ったときに自社にたいして安心感をいただけるように、などゴールが明確だと、スムーズに見直し作業を進められます。

 テンプレートを活用する場合、自社に合わない表現が使われているケースがあります。

当社を当店に変える、オンライン面接の場合は、ご足労いただき、といった言葉を使わないなど、見直しの基準を定めておくと安心です。

 見直し後の文章は、次回以降も使えるオリジナルのテンプレートとして、保管しておきましょう。内容は毎回見直して、採用の流れにあった文章へ変更してください。

 なんとなく見直しただけでは、事務的な文章のままだったり、誤字脱字を見落としてしまったり、という可能性があります。

受け取った相手の気持ちになって、違和感はないか、好印象を抱けるかどうか、という点を考えながら、チェックするのがおすすめです。

誤字脱字・記載漏れはないか

 企業が送付する公式な文書に、誤字脱字が含まれていた場合、応募者へ不安を与えてしまいます。

誤字脱字は、ただ読み返すだけでは見落とす場合があるため、音読したり、誤字脱字チェッカーを活用したりして、ミスのないようにしましょう。

 採用通知には結果だけでなく、今後のスケジュールや問い合わせ窓口の案内なども必要です。

正しい電話番号、正しい担当者名が書かれているかどうかなど、すみずみまでチェックを重ねて、誤字脱字、記載漏れを未然に防いでください。

伝え方は問題ないか

 採用通知メールは、短い言葉で必要な内容が伝わる文章が理想です。

くわしく説明した結果、一文が長くなりすぎてしまったり、同じ表現が繰り返されていたり、という場合、読みづらいだけでなく、企業への信頼が失われる可能性があります。

 採用通知に独自の言葉を選んだ結果、他者から見たときに差別的な表現、不快な表現になってしまう場合もあります。

 適切な位置での改行、過不足のない句読点の使い方にも注意しながら、伝え方に気になる点がある場合は、誰が見ても気持ち良く読み進められる言葉、文章へ見直してみてください。

オリジナリティはあるか

 採用連絡メールや内定連絡メールなど応募者への連絡に、企業ごとのオリジナリティをプラスできると、内定受諾率を上げたり、不採用の際の不満を軽減したりできます。

新卒採用の場合は特に、速やかな内定受諾→内定連絡ができるように、テンプレートを応用してみましょう。

採用メールは企業と個人とのコミュニケーションツールでもあります。

形式的な内容だけでなく、入社してくれたら嬉しいという歓迎の気持ち、入社後にどんな研修やイベントが待っているのか、といった未来への安心材料などを含めてみてください。

ライバル企業がテンプレートのまま送信している場合、企業の温もりや入社するメリット、雰囲気の良さなどが伝わり、大きく差をつけられます。

フレンドリー過ぎる内容、長すぎるメールはNGですが、限られた範囲で工夫してみましょう。

不採用メールであっても、気持ちが伝わる内容で送信している場合、面接へのお礼など嬉しい返信が多数寄せられる企業になれます。

「欠員・増員が出た場合に、不採用者の雇用を検討したい」という場合はより慎重に、テンプレートを編集しましょう。

※内定者フォローとは？効果的なフォローの手順や取り組み事例、便利なツールも紹介！

採用メールの送信を速やかに進めるには？

採用内定につなげるためにも、採用メールは面接後できるだけ早く送付しましょう。時間が経ってしまうと、不採用だと判断され、別の企業に就職してしまう場合可能性があります。

採用活動を速やかに進めるために、内定者を急ぎで決める、といった人的パワーも必要ですが、採用担当者をサポートしてくれるサービスやシステムを活用するとよりスムーズです。

応募者への対応力をアップするために、覚えておきたい3つの方法をみてみましょう。

1．採用担当者の作業時間を確保する

求職者への連絡を急ぐなら、採用担当者の作業時間を確保しましょう。
採用の時期は、内定人材の決定だけでなく、応募者とのコミュニケーション、フォローで普段以上に業務が忙しくなります。

必要に応じて採用担当者をサポートする、他部署と連携するなど、採用メールの送信や入社手続きなどの集中できる体制を整えておくと、スムーズな作業につながります。

その他にも、応募者からの初回アクションに対して、自動でお礼メールが届くようにする。
スムーズに採用メールを送れるように、面接日程を調節する、といった方法もあります。

採用というゴールに向けて、最大限のマンパワーを発揮できるように、準備しておきましょう。

2．面接・採用代行サービスを導入する

採用担当者が忙しい場合、採用面接をスピーディに済ませたいという場合は、面接・採用代行サービスを利用する、という選択肢があります。

採用代行サービスを利用すると、面接採用の専門家であるエージェントが日程調整～面接まで担ってくれるため、業務を大幅に削減できるでしょう。

多くの企業の採用に携わってきたプロによる面接だからこそ、自社で採用する以上に適した人材に出会える場合があります。

どんな人材を求めているのか、どんなスキルが必要なのか、といった点を、事前に面接・採用代行サービスの担当者としっかり打ち合わせておきましょう。

3．必要な採用管理システムを採用に活用する

面接や採用に採用管理システムを活用すると、一連の作業を効率化できます。

例えば、オンライン面接用ツールを導入した場合、面接会場の準備なく採用を進められるため、採用者側、求職者側双方の負担を減らせます。企業のある地域だけでなく、遠方の応募者を募れる点もメリットです。

求人作成も代行してくれる採用管理システムを使う、という手段もあります。

各求人の応募数・採用数をチェックし、どこに課題があるのかを点検したり、求人票の改善をしたり、二人三脚で進められるため応募数の増加につながるでしょう。

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まとめ

採用を迅速に進めるためにも、応募者の入社したい！という気持ちを引き出すためにも、適した内容の採用メールが欠かせません。不採用者がすぐに次のステップへ進めるように、自社の印象を悪くしないように、不採用メールも合わせて準備しておきしょう。

採用メールの内容は、テンプレートに則っている企業がほとんどですが、ここにオリジナリティを追加すると、より採用内定につながります。

必要に応じた採用代行サービス、ITシステムなども導入しながら、スムーズな求人活動を実現してください。