不採用通知を電話で行う際はどうする？基本的な流れや例文などを解説

応募者に対して不採用通知を行う場合、文書で伝えるか電話で伝えるかについては、企業によって異なります。

電話による通知は丁寧な印象を与えられるものの、不適切な対応をしてしまうと自社のイメージを悪化させてしまうことにも繋がりかねないため、適切な対応を事前に把握した上で行いましょう。

この記事では、電話による不採用通知の基本的な流れや、ケース別の例文などを解説します。

※【例文あり】不採用通知メールの送り方や注意点を解説

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

不採用通知を電話で行う際の基本的な流れ

電話で不採用通知をする際は、以下の流れに沿って、いつまでに・どのタイミングで・どんな話をするのかを意識してやり取りを行いましょう。

面接結果を伝える日時目安を事前に伝える

面接後、面接官が「結果は後日改めてお伝えします」と具体的な日時を濁すことがありませんが、できれば日時目安を伝えることが望ましいです。

特に、電話で連絡するケースにおいては、応募者側を「いつ電話が来るのか」と不安にさせてしまう恐れがあります。

時間がかかることが予想される場合は、理由とお詫びを添えた上で、採否について結論を出す期限を濁さず伝えましょう。

できるだけ早く通知する

応募者は、自社の結果を踏まえて転職活動のスケジュールを再調整しなければならないことが多いため、合否は可能な限り早い状況で教えた方が親切です。

具体的には、どれだけ遅くなっても「1週間以内」に結果がどうなったか教えるようにしましょう。

最近では、途中離脱防止のために選考スピードの短縮をしている企業が多いです。「採用」の場合はもちろん、「不採用」に関しても、できるだけ早く伝えることで企業としてよい印象を残すことができます。

電話するタイミング（時間）をはかる

応募者に電話する際は、できるだけ相手にとって不都合がない時間帯を狙って連絡を入れることが大切です。

例えば、応募者が現在勤めている企業の勤務時間帯などは、必ず避けるようにしましょう。

こちらも通知のタイミングと同様、面接後などに問題ないタイミングを確認しておくと、スムーズに連絡を入れられるはずです。

伝達すべき情報を、あらかじめまとめておく

不採用通知は、応募者にとってシビアな通知になるため、極力聞き手が誤解しないような表現で通知できるよう、伝達事項をあらかじめまとめておくことをおすすめします。

急いで話そうと思って、その場の勢いで電話してしまうと、社外秘にあたるような情報をポロッと漏らしてしまったり、言い回しがつい失礼になってしまったりして、自社の採用活動に悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。

感謝の気持ちは欠かさずに伝える

不採用通知の本題は、もちろん「採用に至らず申し訳ありません」と相手に連絡することですが、その前に「自社への応募に対する感謝の気持ち」を伝えましょう。

特に、オンライン面接ではなく来社での面接だった場合、貴重な時間とお金を使って面接に来てくれたことへの感謝は欠かしてはいけません。

感謝の気持ちを伝えることは、企業として最低限の礼儀だと心得ましょう。

最初に本人確認

電話が繋がったら、まずやり取りをしている相手が「本人かどうか」を確認しましょう。

本人が連絡先として携帯電話の電話番号を記載している場合、当然電話に出るのも本人だと考えがちですが、電話するタイミングによっては家族が電話に出ることも十分考えられます。

あるいは、担当者側の不注意で間違い電話をしてしまっている可能性もあるため、本人確認は怠らないよう注意が必要です。

本人と必ず話をする

不採用通知は、必ず応募者本人が電話に出たときのみ趣旨を伝え、例えば留守電は利用しないようにしましょう。

留守電で自分が不合格だと知らされた応募者が、機嫌を損ねるおそれがあるだけでなく、通知の内容を同居中の家族などが聞くことになるリスクもあります。

そのような理由から、留守電により不採用を通知することは軽率と言わざるを得ないため、直接応募者とやり取りできる状況で採否を知らせることが大切です。

個人情報などの取り扱いについても説明

不採用について知らせる際は、送付してもらった各種書類を返却するかどうか、または自社で責任をもって処分するかどうかについても、同じタイミングで連絡します。

詳しい話をしておかないと、自分の個人情報の取り扱いがどのようになっているのか不安を感じる応募者もいるはずですから、具体的な処分方法も含め理解を求めることが重要です。

なお、基本的には書面等の返却が理想であるものの、こちら側の事情で返却が難しい場合はその旨を知らせた上で「適切な形で処分します」と一言添えましょう。

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内容を文章に残す

電話による通知は、通話内容を録音しているケースを除き、基本的に内容が記録されることはありません。

そのため、連絡時はあらかじめ伝える内容を文章等で残しておき、そこに会話におけるポイントも書き加えておくと、他のスタッフも詳細を確認できて便利です。

応募者との間でやり取りのすれ違いが生じてしまった際に、自社の立場を毅然と主張するのにも役立つでしょう。

「内定を出した人だけに電話」はNG

作業効率化や人員不足などを理由に、内定を出した応募者のみに連絡を入れるスタンスをとる企業も少なくありませんが、これは非常に不親切な対応ですから控えましょう。

極端な話、企業側のそのようなスタンスを知った段階で「このような会社で働いてよいのだろうか」と不安に思う人もいます。

せっかく一緒に働こうと考えていた人材がいても、結果がいつ出るか分からないからという理由で、その人材が別の企業に流れてしまうかもしれません。

よって、不採用になった人に対しては、もれなく電話するようにしてください。

・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（面接）
・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

不採用通知を電話で行う際のケース別例文

不採用の旨を電話で報告する際は、タイミングごとに伝え方が変わるため、以下の例文を参考にしてください。

書類選考時点におけるケース

株式会社〇〇の採用担当「△△」と申します。
◇◇様のお電話で間違いございませんでしょうか。
（本人だという回答を受けて）
ありがとうございます。ただ今、お時間よろしいでしょうか。
（相手からOKをもらって）
ありがとうございます。
今回は、弊社へのご応募、誠にありがとうございました。
◇◇様からいただいた書類を慎重に検討させていただいた結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えず、大変申し訳ございませんでした。
◇◇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

面接時点におけるケース

株式会社〇〇の採用担当「△△」と申します。
◇◇様のお電話で間違いございませんでしょうか。
（本人だという回答を受けて）
ありがとうございます。ただ今、お時間よろしいでしょうか。
（応募者からOKをもらって）
ありがとうございます。
今回は、弊社へのご応募、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき、心から感謝申し上げます。
選考結果に関してですが、弊社では、◇◇様との面接後、慎重に選考を進めてまいりましたが、今回は残念ながら採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えず、大変申し訳ございませんでした。
なお、いただいた書類に関しましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
◇◇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

電話は繋がったが留守電だったケース

株式会社〇〇の採用担当「△△」と申します。
◇◇様のお電話で間違いございませんでしょうか。
ご応募に関する件で、お話しなければならないことがあり、お電話いたしました。
また改めて、ご連絡させていただきます。

電話が繋がったものの、メッセージを残すことになった場合、その時点では本人確認が行えていない状況ですから、採否に関する踏み込んだ話はしないよう注意しましょう。

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不採用連絡を電話で行うのが適切な場面とは

不採用の連絡のため電話することにはメリットもある反面、一度口に出した内容は取り消すのが難しいため、話し方や話すタイミングによっては相手が激情する状況を招くことにも繋がりかねません。

メリットとデメリットを天秤にかけた上で、不採用の連絡を電話で行うのが適切と考えられる場面としては、次のようなケースが考えられます。

書類選考では「相手が少数」だと有効

一般的に、書類選考の時点で不採用者に連絡を入れたいなら、書面でのやり取りの方が確実に思えるかもしれません。

この時点での不合格者は、その後の不合格者と比較して多くなることが予想されるため、人数が多ければ多いほど、電話よりも書面で通知した方が効率的と考えられます。

しかし、書類選考の段階で不合格者が数名程度であれば、あえて郵送手続きを行うよりも電話で通知を済ませた方が効率的な場合があります。

その際、人的リソースの観点から「何名までなら電話対応が適切か」を決めておくと、判断がしやすいでしょう。

面接選考では「応募者との信頼関係」を醸成したい場合に有効

面接まで進んだ応募者に不採用の連絡を入れる際、電話対応を選ぶことのメリットとしては、「応募者との信頼関係」の醸成に繋がる点があげられます。

すでに面接で直接やり取りをしている分、応募者がどんな人物かある程度把握した上で状況を説明しやすいため、仮に応募者に口頭でシビアな結果を伝えたとしても、比較的理解してもらいやすい傾向にあります。

また、電話で丁寧なやり取りを心がけることで、自社のイメージダウンを防ぐことも期待できるでしょう。

不採用通知“以外”に話さなければならないことがあるケースでも有効

ややイレギュラーケースにはなりますが、単純な不採用通知以外に、応募者に話したい・相談しなければならないことがあるケースでは、文書ではなく電話を選んだ方が安心です。

例えば、当初予定していた求人内容・条件の変更があった場合や、検討の結果「応募職種ではない別の職種」での採用を提案したい場合などは、書面だとかえって誤解を招いてしまう恐れがあります。

その点、電話で早急に事情を説明すると、応募者としても検討する時間を確保でき、選考に時間をかけてライバル社に人材を奪われるリスクを減らすことにも繋がります。

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・【ダウンロード】不採用通知書フォーマット（書類選考）

応募者から不採用理由を聞かれた場合の基本方針

電話で不採用通知を行う場合、応募者から不採用の理由を尋ねられるケースが往々にして存在します。

そのような状況を想定して、あらかじめ対応方針を固めておきましょう。

理由を聞かれたら「無難」な対応を

大前提として、応募者から不採用理由を聞かれた場合は、理由を答える必要はありません。

しかし、それをそのまま言葉にするとと角が立ってしまうため、次のようなイメージで回答すると親切です。

理由を言えない場合	大変申し訳ございません。当社の規定上、採用に関する情報はお教えできないため、今回の選考も同様に社外秘となっております。勝手を申し上げて大変恐縮ですが、何卒ご了承いただければ幸いです。
応募者の能力・適性は十分だったと伝えたい場合	◇◇様のご経歴・面接での印象に関しましては、当社といたしましても大変魅力的に感じておりましたが、通勤時間やその他要件も総合的に加味して判断した結果、今回は他の方にお願いした次第です。大変申し訳ございません。