ジョブディスクリプションとは？メリット・デメリットや事例を解説！

日本ではまだ活用例が多くない、ジョブディスクリプション。
ジョブディスクリプションには、仕事の内容について書かれた「職務記述書」という意味があります。

なぜ採用の際に、ジョブディスクリプションを作成するのか。
ジョブディスクリプションを採用する目的やメリット・デメリットはなにか、採用に活かす方法を解説いたします！

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ジョブディスクリプション（職務記述書）とは？

「ジョブディスクリプション（job description）」とは、職務内容を記述した文書のことです。日本語で言うと「職務記述書」を指します。

文書に記載される代表的な内容は、担当する職務内容や職務名、必要なスキル、業務の責任や目的などです。職務内容については、具体的な作業内容から対応範囲まで詳しく記載されます。

欧米では、人材採用や人事評価にあたってジョブディスクリプションの活用が重要視されています。日本の企業ではあまり活用されていませんでしたが、人材や働き方の多様化に伴い、近年注目されるようになりました。

求人情報にジョブディスクリプションを掲載することにより、求めている人材の採用につながり、入社後のミスマッチを減らせる可能性があります。

ジョブディスクリプションの目的

ジョブディスクリプションを作成する目的は、それぞれの業務内容を明確にすることで、組織としての生産性を向上させるためです。

担当する職務が明確に定められていると、おのずと無駄な業務が減り、効率的に職務を遂行できます。

また、ジョブディスクリプションに基づいた客観的で公平な評価基準により、人事評価に対する納得感を持ってもらえるでしょう。

ジョブディスクリプションを活用する場面

ジョブディスクリプションは、採用活動や人事評価の場面で活用されています。

先述の通り、職務内容を明確に記載することにより、求める人材を採用しやすくなり、評価基準の公平性を保てるようになるためです。

中でも、外国人労働者の採用活動にあたっては、ジョブディスクリプションが求められる場合が多いでしょう。米国ではジョブディスクリプションを見てから応募をするのが一般的で、採用の基礎として浸透しています。

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ジョブディスクリプションが日本に浸透しなかった理由

日本ではこれまで、ジョブディスクリプションがあまり浸透していませんでした。

その理由の一つに、新卒一括採用、日本型の終身雇用制度があります。

特に新卒採用では、合格ラインをクリアした人材を必要な人数採用し、次に新入社員研修を全員に施す、というパターンが一般的です。

・研修を通じて従業員の適所を見つけられる
・配属された後に、じっくり専門知識を学べる

といったメリットがある一方で、即戦力の採用には向いていませんでした。

年功序列制度が崩壊しつつあること 
スキルを生かした転職が当たり前になってきたこと 
ジョブディスクリプションという言葉の認知度が上がっていること 

これらの背景から、決まったポジションの増員や欠員補充に、ジョブディスクリプションの活用が期待されています。

※終身雇用制度のままで大丈夫？ メリット・デメリットとこれからの人事制度

日本でジョブディスクリプションの導入が増えてきた理由

日本では、先述した理由からジョブディスクリプションの導入があまり進んでいませんでしたが、近年では増加傾向にあります。

その理由には、国籍や性別、年齢にとらわれないダイバーシティ経営の推進や、グローバル化への対応、専門職の人材不足などの社会背景があります。
外国人労働者や職務スペシャリストの採用と育成には、明確なジョブディスクリプションが必要とされます。

そのため、従来の「メンバーシップ型採用」に限らず、ジョブディスクリプションに基づく「ジョブ型採用」を取り入れる企業が徐々に増えているのです。

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ジョブ型雇用とメンバーシップ型雇用の違い

ジョブディスクリプションを活用した雇用契約を、ジョブ型雇用と呼びます。

それに対して、業務ではなく人間性やポテンシャルを重視した雇用契約を「メンバーシップ型雇用」と呼びます。

どのような部分に違いがあるのか、中身を比較してみましょう。

メンバーシップ型雇用には、終身雇用が前提にあります。年齢に応じて給与や退職金が上がるシステムになっており、職務内容は都度変わります。

人事にいた人が販促に携わったり、マーケターだった人が事務職になったり、社内の状況によってまったく違う業務につくのは日常茶飯事です。

幅広い仕事の知識を持った管理職が育ちやすい、自分に合わない仕事に就いてしまった場合も配置転換の相談ができるというメリットがあります。

一方のジョブ型雇用は、「ジョブディスクリプション（職務記述書）」で職務を明確に定義して雇用することです。

知識やスキルを持つ専門職を即戦力で雇用します。

専門家が一人退職したら、同じ仕事ができる専門家を一人雇用する、といったアプローチができるため、人材を一から育てる必要がありません。

「グローバル化する社会の中で、勝てる企業運営がしたい」
「ダイバーシティ経営がしたいから、適所にあった人材を雇用したい」

など、会社の戦略としてジョブ型雇用を推進する例もみられます。

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ジョブディスクリプションを活用するメリット

企業がジョブディスクリプションを活用するメリットを紹介します。

専門性の高い人材を育成できる

ジョブ型雇用で採用した人は、ジョブディスクリプションの要件を満たす人材です。

また企業が求めるスキルをすでに持っていること、専門職としてさらにスキルを磨けることから、高い従業員教育を実現できます。

即戦力を雇用できる

ジョブ型採用で獲得した人材は、専門スキルを習得しているため、即戦力としての活躍が期待できます。良い応募者と出会うために、ジョブディスクリプションの内容にこだわって作成してみましょう。

「知識やスキルを持っているのに、給与に反映されていない」
このような人材に求人が届くと、実力に応じた報酬の魅力で、転職を検討してもらえます。

人事評価に不満が出にくい

ジョブディスクリプションを活用した採用は、職務等級制度で人事評価が行われます。
なぜこの給与や賞与なのか、理由を分かりやすく説明できるため、従業員の不平不満を減らせます。

ジョブディスクリプションを利用した人事評価は、人事担当者にとっても評価がしやすいという点がメリットです。短時間で評価を終えられるため、時間を有効活用できるでしょう。

評価が難しいと感じている部署がある場合は、ジョブ型採用を検討してみてください。

業務を効率化できる

一人ひとりの職務が決められているジョブ型雇用は、効率が良い働き方を実現できます。

どの仕事を誰がするべきか、明らかになっているため、一人に業務が偏ったり、業務が重複したりする無駄を減らせる点もメリットです。

生産性アップ、効率アップを目指したい企業へ、ジョブ型雇用が大きな役割を果たしてくれるでしょう。

残業を減らせる

決められた就業時間があり、自分の仕事が終わっていてもみんなで一緒に退勤、という例が多くの企業でみられます。また、残業に付き合ったり、関係ない仕事を頼まれて重要な職務が遅れてしまったり、といったケースも少なくありません。

ジョブ型雇用の場合、ジョブディスクリプションでするべき職務が記されているため、自分の仕事以外で残業になるケースはありません。

仕事が終わっていれば早く帰れる環境、仕事の出来によってしっかり評価してくれる環境は、従業員のモチベーションアップにつながります。

残業代の軽減を考えている場合は、ジョブディスクリプションを活用するのも一つの手段です。

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ジョブディスクリプションを活用する3つのデメリット

有能な人材を雇用できるジョブディスクリプション活用ですが、デメリットもあります。
事前にマイナス部分と対処法を覚えておきましょう。

記載している仕事しかしない

ジョブ型雇用で人材採用した場合、ジョブディスクリプションに記載されていない業務はしない可能性があります。

ジョブディスクリプションを作成する場合は、頼みたい職務を余すことなく記入した上で、業務がない場合はスキルアップの時間に充てる旨を記載するなど、するべきことを明確にしておきましょう。

面接時に、ジョブ型雇用ではあるけれど、必要に応じて手を貸してもらう場合もある、という点を共有しておくのも良い方法です。

職務がなくなった場合の業務

ジョブ型雇用を取り入れたけれど、数年して資格やスキルを生かした職務が必要なくなってしまった……という例がみられます。1年のうち、決まった時期だけスキルや技術を生かしてほしい、という場合もあるでしょう。

職務が無くなってしまった場合、担当者は転職せざるを得ません。
再び必要になった場合は再度ジョブディスクリプションを作成の上、人材採用する必要があります。

決まった時期だけ技能を求める場合は、必要のない時期にまかせたい職務を設定し、ジョブディスクリプションへ記載しておきましょう。

管理職が育ちにくい

ジョブ型雇用で採用された人材は、その道の専門家として職務に携わります。

そのため、スペシャリストが育ちやすい一方、会社全体を統括する管理職（ゼネラリスト）は育ちにくい可能性があります。

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ジョブディスクリプションの作り方の流れ

ジョブディスクリプションを作成するには、事前準備が必要です。実際の業務内容とのギャップを生まないための、適切な作り方の流れを紹介します。

①職務内容の情報収集・現場へのヒアリングを行う

まずは、ジョブディスクリプションを作成する対象職務について情報収集を行います。詳細をしっかり把握し、記載内容と実態にズレが出ないようにしましょう。

業務内容をはじめ、責任や権限の範囲、必要とされるスキルなど、ジョブディスクリプションに記載する項目を明確化できるように情報収集を行います。

また、情報に偏りが出ないよう、対象職務に従事する複数の従業員にヒアリングをしましょう。現場の声を聞くと、企業が求めている理想像とのすり合わせができ、情報の精度が高まります。

②収集した情報を精査する

対象職務についての情報収集ができたら、その情報を精査します。人事や管理職者が中心となり、職務内容を具体的に定義しましょう。

対象となる業務内容について、それぞれ「なぜ」「何を」「どのように」行うのか整理し、優先度や重要度、頻度に応じて分類します。

そうすることで、職務の具体的な作業内容や必要なスキルがより明確化されます。

③精査した情報をもとに書類にまとめる

情報の精査ができたら、それをもとにジョブディスクリプションを作成します。

一般的な内容量は、A4サイズの用紙1枚程度です。用紙のフォーマットに合わせて、精査した情報を簡潔にまとめて記載しましょう。

完成したジョブディスクリプションは、現場とのギャップが生じていないか、職務に従事する従業員や責任者に最終確認をしてもらいます。

また、業務内容は、経営状況や企業戦略に応じて変わる場合もあります。「ジョブディスクリプションの内容は変更する可能性がある」旨の但し書きを記載しておきましょう。

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ジョブディスクリプションの書き方・テンプレート

ジョブディスクリプションを活用して良い人材を確保するなら、魅力あふれる文章が必要です。おすすめの書き方とテンプレートを紹介いたします。

ジョブディスクリプションの書き方

ジョブディスクリプションには、適した書き方があります。
それぞれの項目と、注意点をみてみましょう。

・職務の定義
どのような役割を期待しているのか、具体的に記載します。
ここを読んだだけで、何が求められているのか、理解できる内容にしましょう。

・職務の内容
職務の具体的な内容です。
職務の種類ごとに、数字などで区切り、内容を説明しましょう。

・学歴
応募者に求める学歴があれば記します。

・経験、職歴
募集にあたり、実務経験が必要かどうか。
必要な場合は、何年くらいの経験が必要なのか。
前職でどのようなポジションにいた人材を採用したいのか。
など、応募者の経験や職歴についての希望を記載しましょう。

・資格
職務にあたる際に、必要な資格がある場合は漏れなく記載します。

・知識、スキル、能力
商品やサービスについて、どのレベルの知識を求めているのか。
マーケティング力、プレゼン力、営業力、パソコンスキルなど、職務を遂行する上で必要な能力やスキルを、事例を出しながら分かりやすく記載します。

・目標
応募者に達成してもらいたい、具体的な内容を示しましょう。
顧客ユーザーを○％増やす、売上高○％アップを達成するなど、数値化しておくとイメージがしやすくなります。

・責任や権限
どのような責任や権限があるのか、事前に示しておきましょう。

・人物像
求職者に求める特性や行動を記載します。
顧客満足度を第一に優先して動ける人物、失敗を重ねても諦めず努力を続けられる人物、など、職務に適した人物像を設定しましょう。

・その他
ジョブディスクリプションの項目に、特別な決まりはありません。
自社で必要だと感じた部分があれば、積極的に取り入れましょう。

• 会社概要 
• 企業理念 
• ミッション 
• 業務フロー 
• チーム編成 
• 上司やメンバー 
• 勤務時間 
• 雇用形態 
• 手当て 
• 福利厚生 
• 待遇

など、自由に記載して構いません。
不足がないように、直属となる上司の意見も交えながら、作成しましょう。

ジョブディスクリプションのテンプレート

それでは次に、ジョブディスクリプションのテンプレート例をみてみましょう。

記載例をもとに、募集する職種に合わせて、適時書き換えながら作成してみてください。

ジョブディスクリプション導入時の注意点

ジョブディスクリプションを有効活用するためには、ただ作成するだけではなく、長期的な視点での運用も大切です。導入にあたっての注意点を確認しておきましょう。

業務内容を網羅して作成する

ジョブディスクリプションは具体的である反面、「記載されていない業務はやらなくてもよい」という意識を招きやすいです。

このような意識を多くの従業員が持つと、柔軟な対応ができず、業務が円滑に進められなくなる恐れがあります。また、誰も手をつけない業務が出てくると、組織全体の生産性の低下にもつながります。

そのため、ジョブディスクリプションでは組織全体の業務内容を網羅し、作業範囲に適度な柔軟性を持たせられるように心がけましょう。

内容を定期的に見直す

企業の経営状況や業界の環境変化などによって、必要とされる業務内容やスキルは変わる場合があります。入念に作成したジョブディスクリプションでも、最新の業務内容とズレていく可能性は考えられます。

内容がズレたままになっていると、採用のミスマッチや早期離職を招く原因になります。また、チームワークによる円滑な業務進行や、適切な人事評価もできなくなってしまいます。

このような事態を防ぎ、ジョブディスクリプションのメリットを適切に活かすために、定期的に内容の見直しを行うことが大切です。業務を担当している複数人の従業員が見直し、現行の職務内容に合っているか確認するといいでしょう。

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ジョブディスクリプションの活用事例

ジョブディスクリプションを導入している企業が増えています。
どのように活用しているのか、3つの事例をみてみましょう。

「KDDI」

https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/interview/i-202104010001.html

独自のKDDI版ジョブ型人事制度を導入しているKDDI
大企業だから安心、ではなく、社員自らチャレンジし、自己成長できる組織作りがはじまっています。
パフォーマンス評価で、プロを作り育てる土壌が整えられています。

「富士通」

https://jinjibu.jp/hr-conference/report/r202011/report.php?sid=2110

富士通は、2019年の新社長就任を機に、ジョブ型人事が導入されました。
報酬体系を変更した結果、社員のチャレンジ意欲が高まるなど、良い結果につながっています。
速やかな実施で、海外に通じる人材教育に取り組んでいます。

「日立製作所」

https://www.hitachi.co.jp/recruit/hrsystem/message/

日立製作所は、ジョブ型人材管理への転換を目指しています。
グローバルを視野に2020年からジョブディスクリプションの活用を強化。
学歴一律の初任給ではなく、個別の処遇設定を実現しています。

その他にも、Panasonicや資生堂、ソニーグループ、SOMPOホールディングス、三井住友海上など、さまざまな企業がジョブ型雇用に切り替えています。

大手企業の導入事例を参考に、自社に合ったジョブディスクリプションを作成しましょう。

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まとめ

メンバーシップ型と合わせて、ジョブ型雇用を取り入れる企業が増えています。

時代に波に乗り遅れないためにも、必要なポジションごとに自社向けのジョブディスクリプションを検討し、必要なタイミングで切り替えるのがおすすめです。

「専門職だけジョブ型雇用にする」
「社員の意見を聞きながら、慎重に導入を進める」

など、適した時期や転換方法は企業によって違います。

まずはジョブ型雇用の知識を社内で共有しながら、将来に向けた準備をはじめましょう。