内定承諾書とは?内定通知書との違いや作成方法・返信用封筒についても解説

内定承諾書とは?内定通知書との違いや作成方法・返信用封筒についても解説
目次

企業が内定を出した学生・応募者に送付する「内定承諾書」は、採用手続きにおいて重要な書類の一つです。

しかし、採用担当者・内定者の中には、内定通知書等の類似書類との違いや返信用封筒の取り扱いも含め、ルール・マナーについて詳しく知らないという方も少なくありません。

この記事では、採用担当者・内定者それぞれの立場に立って、内定承諾書の作成方法や取り扱いについて解説します。

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内定承諾書とは

内定承諾書とは、企業が内定者に対して発行する書類の一つで、内定者が企業に対して「内定を承諾する(企業への入社を承諾する)」旨を誓約する意味合いがあります。

多くの場合、新卒採用において用いられる書類と認識されていますが、新卒・中途の違いなく発行されます。

企業が内定承諾書を発行する意図としては、入社の意思表示を確認したり、内定辞退を抑制したりするねらいがあります。


内定承諾書と内定通知書の違い

内定承諾書と似た名称の書類として、内定通知書があげられます。

内定通知書は、単純に「企業が内定者に対して内定を通知する」ための書類で、採用通知書と同じような意味合いで発行されます。

これに対して内定承諾書は、内定者が自社に入社することを誓約するための書類であるため、発行の目的が異なります。

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「内定誓約書(入社承諾書)」との違いは?

内定承諾書と内定誓約書(入社承諾書)は、いずれも内定者の入社の意思表示の確認・意思固めのために発行する書類です。

名称こそ違いますが、どちらも同じ意味合いを持つ書類です。

内容に不当な点がない限り、いずれの名称を用いたとしても、採用活動上の問題はありません。


「労働条件通知書(雇用契約書)」との違いは?

企業が内定者に内定承諾書を送る際、併せて労働条件通知書(雇用契約書)を送付します。

労働条件通知書とは、労働基準法に基づいて、企業が内定者(労働者)に発行する義務がある書類です。

労働条件通知書と雇用契約書の違い|記載事項や兼用・交付についても解説

労働契約を結ぶにあたり、必ず明示しなければならない項目を記したもので、以下の事項は書面の交付により明示する必要があります。

  • 労働契約の期間について   就業場所・従事業務に関することについて   
  • 始業・終業時刻、時間外労働の有無、休憩時間・休日・休暇に関すること、労働者を2組以上に分けて就業させる場合の就業時点転換について   
  • 賃金(退職手当および臨時に支払われる賃金等を除く)の決定、計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払時期について   
  • 退職に関することについて(解雇の事由も含む)


ただし、労働条件通知書に代わって、雇用契約書を双方で交わすこともできます。

企業・内定者それぞれが、雇用契約に合意したことを証明する上では、雇用契約書を取り交わすのが望ましいでしょう。


内定承諾書の効力について

企業が内定承諾書を発行することにより、具体的にはどのような効力が発生するのでしょうか。
以下、企業・内定者それぞれのケースについて解説します。


企業側に発生する効力

企業が内定者に内定承諾書を発行することで、内定者の自社への入社を「念押し」する効果が期待できます。

内定という事実に重みを持たせる書類のため、内定者の辞退を防ぐ目的でも用いられます。

内定承諾書そのものに法的拘束力はありませんが、内定承諾書が内定者から提出された段階で、労働契約は成立します。

つまり、内定承諾書を企業が受け取った後の辞退は契約違反という扱いになり、現実に生じた損害の範囲で賠償請求が可能とされます。

現実に生じた損害の例としては、研修にかかる費用や備品等が該当します。

その一方で、企業側は内定者側から辞退の申出があった場合、これを拒否することはできません。

また、企業側から契約を取り消すことは原則としてできず、取り消す場合には正当な理由が必要とされます。

もっとも、企業としては内定を出した段階で採用を前提に考えているため、内定取り消しはあくまでもイレギュラーケースと考えてよいでしょう。


内定者に発生する効力

内定者にとって、内定承諾書は「企業が自分に対して内定を出した」ことを証明する書類となります。

よって、働きたいと考えていた企業から内定をもらった場合、すぐに内定承諾書提出に向けて動くことで、内定を確定することができます。

内定承諾書には、内定者が「自社への入社を承諾する」「他社への就職活動を停止(終了)する」などの旨が記載されています。

つまり、内定者は、内定承諾書を提出した企業に対して、自分が必ず入社すると誓約することになります。

しかし、いったん内定承諾書を提出した後でも、何らかの事情で内定を辞退しなければならない事態が生じる可能性は十分考えられます。

この点に関しては、民法627条1項に定める「労働契約の解約権」が認められ、内定辞退の意思表示から2週間が経過すると、内定者は理由の如何を問わず内定を辞退することができます。

ですが、どんなケースでも内定を辞退できるとなると、企業側の損失が大きくなります。そのため、内定辞退が「著しく信義に反する場合」には認められない場合もあります。

例えば、入社前研修等を済ませた後で、現場配置もしくは入社直前になって理由もなく辞退するようなケースにおいては、損害賠償を請求されるおそれがあるため注意しましょう。


内定承諾書のひな形に記載すべき事項

内定承諾書は、法的に書式が決まっている書類ではないため、自由にひな形を作成できます。

しかし、円滑な採用活動を目指す上では、必ず確認しなければならない事項があるため、以下の事項はひな形に必ず記載するようにしましょう。


意思確認に関する事項

書類作成時、内定承諾書の中に必ず書き含めることは、意思確認に関する事項です。

新卒者の採用の場合は、例えば大学生の場合「貴社に採用が内定されたため、大学卒業後は貴社に就職することを承諾する」旨を冒頭の文章に書き含めます。

中途採用者の場合は、採用予定日を記載して「○月○日より貴社に就職することを承諾する」といった文言でもよいでしょう。

内定者の動向をイメージした際に、何か心配な要素がある場合は、その旨も書き加えましょう。

例えば「無断での入社拒否は行わない」「住所や電話番号の変更があれば速やかに連絡する」「必要書類は○日以内に返送する」といった内容です。

詳しくは後述しますが、スピーディーな返信を促すのであれば、各種書類と一緒に返信用封筒を同封するのが効果的です。


内定取り消しになるケース

企業としては、健康状態に問題がなく、かつ誠実な人材を内定者として受け入れたいと考えているはずです。

逆にいえば、体調に不安がある人材、信義に反する人材をおいそれと雇うことはできません。

そこで、内定承諾書には、採用前の内定者に何らかの問題が生じることを想定して、以下のような「内定取り消しになるケース」についても記載しておきます。

  • 病気やケガなどの理由から、就業が困難になった場合   
  • 提出した書類の記載事項につき、虚偽の内容があると発覚した場合   
  • 犯罪行為や非行に手を染めるなど、自社の社員として不適格と判断される事由が生じた場合   
  • 社会通念に照らして、採用取り消しが妥当と判断される場合


具体例としては、新卒者の場合、内定者が大学等を卒業できないと内定は取り消されます。
中途採用者に関しては、職務経歴書等で申告した内容が、採用までに難しいと分かったケースがあげられます。

公認会計士等の国家試験合格が、採用にあたっての前提条件であった場合、不合格となれば内定は取り消されるかもしれません。


内定者が記載する事項(箇所)

内定承諾書のひな形を作成する際は、内定者が記載しなければならない事項については、手書きで記載・署名できるような形で作成しましょう。

具体的には、以下の項目が該当します。

  • 年月日の空欄(内定通知書を受け取った年月日を、内定者に記載してもらうため)   
  • 入社承諾の旨   
  • 氏名記載欄および捺印欄   
  • 保証人の記載欄および捺印欄(必要な場合のみ)


その他、過去の例を見て不足があれば、ひな形に書き足しておきましょう。


なぜ企業は内定承諾書を発行するのか

内定承諾書には、法的効力が期待できないため、発行する意図がよく分からない方も多いのではないでしょうか。

確かに、拘束力という点においては弱いかもしれませんが、企業側にも発行するメリットは多くあります。


万一のケースを想定できる

内定承諾書を発行する段階で、企業は内定者の入社を期待していますが、いかなる場合でも入社を認めるわけではありません。

何らかの事情によって、自社で働くのが難しくなってしまった人材を、無条件で雇用することは難しいでしょう。

あらかじめ断りを入れなくても、一般常識に照らし合わせて考えれば当然のようにも思えますが、採用取り消しを通知した際に内定者が異議を唱える可能性は否定できません。

万一の事態を想定して、内定取り消しになる理由をあげておくことにより、トラブルに発展するリスクを減らせます。


採用コスト増大を防ぐ

企業が求職者に内定を出すまでには、いくつかのプロセスを経る必要があります。

例えば新卒採用では、説明会を開いたり、大手媒体に求人を掲載したりと、それぞれのプロセスで採用コストが発生します。

中途採用の場合、優秀な人材が見つからずにいると、求人掲載期間が計画よりも延びてしまう可能性があります。

そのようなコストをかけて、ようやく欲しい人材を見つけることができても、内定を辞退されてしまうと大きな損失だけが残ってしまいます。

内定承諾書は、内定承諾につき、内定者自身が納得したものと証明する書類です。

法的拘束力はなくとも、内定者自身の決意・覚悟を促す意味というでは、一定の心理的拘束が内定者の心に生まれやすいでしょう。


ミスマッチのリスクを減らせる

内定者が企業に内定承諾書を提出する際は、その前に契約内容を確認することになります。

もし、契約内容が想定していたものと違う場合は、内定を辞退することも、採用担当者に質問することもできます。

内定承諾書という、いうなれば「最終確認」を促す書類を発行することで、内定者は雇用契約について詳細を確認する意識が高まるはずです。

具体的には、給与額が想定していた金額通りになっているか、休日の曜日は自分の希望通りになっているかなど、諸々の条件を確認した上で承諾しようと考えるでしょう。

その結果、採用後に「こんなはずじゃなかった」という事態が生じることを避けられるため、企業として内定承諾書で念押しをするメリットは十分にあります。


企業が内定承諾書を送付する際の注意点

内定者の多くは、内定承諾書の重要性を理解しているため、対応次第では内定者の心変わりを誘発するおそれがあります。

以下、企業が内定者に対して内定承諾書を送付する際に、担当者が注意すべき点について解説します。


書類を送付する場合は「返信用封筒」も送る

内定承諾書は、内定通知書と労働条件通知書(雇用契約書)を同封して送るのが一般的ですが、送付の際は返信用封筒も一緒に送ると親切です。

返信用封筒が用意されていると、内定者が封筒や切手を購入する手間が省けます。

さすがに、返信用封筒がないというだけで辞退する人材はいないはずですが、他社と比較して対応が不親切に感じられた場合、他社に優秀な人材を取られてしまうおそれがあります。

ささいなことだからこそ手を抜かないことが、採用担当者が採用を確実にするためのポイントといえるでしょう。


内定後のフォローは丁寧に

内定者から内定承諾書を受け取った後でも、その人材が優秀であればあるほど、採用担当者は内定辞退の連絡が来る可能性を想定しておかなければなりません。

企業は内定者側からの辞退の申し入れを拒否できないため、できる限り辞退率を減らすための努力をしたいところです。

例えば、社長が直々に電話で内定の連絡を行った場合、内定者に「自分の採用を真剣に考えてくれている」と思わせることができ、強いインパクトを与えられるでしょう。

役職者も含めた様々な社員と会話できる座談会を開催したり、内定者向け懇談会を開催して同期の絆を深めたりするのも、辞退率の低下につながります。

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内定承諾書はメールで送付すべき?

優秀な人材を逃さないため、郵送よりもスピーディーな対応を検討しているなら、内定承諾書をメールで送付するという方法もあります。

内定者の心理としても、メールに対してメールで返すのは自然なことです。早急に確保したい人材に対してはメールでのやり取りを検討してもよいでしょう。

一般的に、内定承諾書の内容に異存がなければ、内定者はできる限り早く返事を送ろうと動いてくれるでしょう。

ただし、メールという形で内定者に情報を伝える場合、内定者に「自分は採用された」という実感を与えられるような伝え方を意識する必要があります。

何かあれば、メールで連絡があればすぐに回答する旨を伝えておくなど、内定者の不安に寄り添うような表現を心がけましょう。

また、内定承諾書には個人情報が含まれているため、例えば宛先を間違えるような基本的なミスは絶対に避けなければなりません。


内定者が内定承諾書を返送する際のマナー

売り手市場が続く日本において、基本的に内定者は企業を選ぶ立場にあります。

しかし、内定承諾のタイミングで失礼があると、悪い評価につながるおそれがあるため、内定承諾書の返送時は以下の点に注意しましょう。


ビジネスマナーを押さえる

内定承諾書を返送する際は、ビジネスパーソンが押さえておくべきマナーとして、添え状を一緒に送りましょう。

添え状を送ることで、自分が誰に対して・何を・なぜ送付したのか、採用担当者が一目で確認できます。

なお、一般的な添え状には、以下のような順番で必要事項を記載します。

  • 送付した日付   
  • 宛名   
  • 内定者の氏名と連絡先   
  • 件名   
  • 時候の挨拶   
  • 内定通知をもらったことのお礼   
  • 書類を送付する旨と同封書類名


内定承諾書の提出につき、提出期限が設けられている場合は、ギリギリではなく速やかに返送するようにします。

別の応募先の内定を待っているなど、諸事情があり保留・辞退の意向を固めている場合は、そちらも早い段階で採用担当者に伝えましょう。


ちょっとした心遣いを忘れない

書類が自分の手を離れた後は、その書類がどのような形で郵送されるのか、内定者には分かりません。

雨の日の配達で、封筒が濡れてしまい中身に水が染みてしまう可能性もありませんから、書類はクリアファイルに入れて送付するとよいでしょう。

濡れだけでなく、書類の汚れ・折れなどを防ぐのにも、クリアファイルは最適です。

クリアファイルは、文具店だけでなく百均ショップなどでも手に入りますから、大事な書類が汚れることのないよう準備しておくとよいでしょう。


返信用封筒が入っていなかった場合はどうする?

内定承諾書を送付する際に、多くの企業では返信用封筒を同封してくれますが、手違いで封筒が入っていないこともあるでしょう。

電話連絡を入れて返信用封筒だけを送ってもらうのは、担当者に時間と手間をかけることにつながるため、そのような場合は自前で封筒を用意して返送するとスマートです。

その際は、一般的に用いられている茶封筒を使うのではなく、書類を折らずに入れられる「A4サイズの白封筒」を選びます。

封筒に記載する住所は、日本には似たような市町村名が多く存在するため、確実に届くように都道府県名から書き出していきます。

また、多くの場合、人事部など部署あてに返送をするため、宛名の下につける敬称は「御中」とします。

ただし、担当者名まで具体的に分かっている場合は、宛名の下に「様」で問題ありません。


内定承諾書を提出した後に辞退はできる?

内定者が内定承諾書を提出した後でも内定辞退はできるのか、気になる方もいるでしょう。

 内定承諾書は企業が独自に発行する書類であり、法的拘束力はないため、提出した後でも内定辞退は可能です。

労働契約は、解約の申し出から2週間での解約が認められています。

 ただし、一度内定承諾書を提出した後は、企業側は入社に向けて準備を進めていることが想定されます。また、辞退の申し入れが信義則に著しく反する場合には、損害賠償を請求されるケースもあり得ます。

 内定承諾書は軽い気持ちで提出せず、必ず入社の意思が固まってから提出するようにしましょう。

 万が一、やむを得ない事情により辞退しなければならない場合は、できるだけ早く申し出ることが大切です。


まとめ

企業が内定承諾書を送るのは、内定者の気持ちを自社に向けるための手段の一つです。
内定者に対して、入社の意思を確認する意味合いがある書類ですので、内定者としても中途半端な気持ちでサインできる書類ではありません。

しかし、法的拘束力を持つ書類ではないため、企業側が返送された内定承諾書を受け取っても、内定者が辞退するリスクは存在しています。
内定者の辞退を防ぐためには、応募段階からミスマッチが発生しないよう、求人記事の質を高めることが大切です。

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ヒトクル編集部
記事を書いた人
ヒトクル編集部

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杉本雄二 社会保険労務士法人ローム静岡 所長
監修した人
杉本雄二 社会保険労務士法人ローム静岡 所長

求人情報誌発行・人材派遣の会社で広告審査や管理部門の責任者を18年経験。 在職中に社会保険労務士試験に合格し、2005年に社会保険労務士杉本事務所を起業。 
その後、2017年に社会保険労務士法人ローム(本社:浜松市)と経営統合し、現在に至る。 静岡県内の中小企業を主な顧客としている。
顧客企業の従業員が安心して働ける環境整備(結果的に定着率の向上)と、社長(人事担当者含む)の悩みに真摯に応えることをモットーに活動している。