内定承諾書とは？内定通知書との違いや作成方法・返信用封筒についても解説

企業が内定を出した学生・応募者に送付する「内定承諾書」は、採用手続きにおいて重要な書類の一つです。

しかし、採用担当者・内定者の中には、内定通知書等の類似書類との違いや返信用封筒の取り扱いも含め、ルール・マナーについて詳しく知らないという方も少なくありません。

この記事では、採用担当者・内定者それぞれの立場に立って、内定承諾書の作成方法や取り扱いについて解説します。

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内定承諾書とは

内定承諾書とは、企業が内定者に対して発行する書類の一つで、内定者が企業に対して「内定を承諾する（企業への入社を承諾する）」旨を誓約する意味合いがあります。

多くの場合、新卒採用において用いられる書類と認識されていますが、新卒・中途の違いなく発行されます。

企業が内定承諾書を発行する意図としては、以下のような狙いがあります。

・入社の意思表示を確認する
・内定辞退を抑制する

内定承諾書と内定通知書の違い

内定承諾書と似た名称の書類として、内定通知書があげられます。

内定通知書は、単純に「企業が内定者に対して内定を通知する」ための書類で、採用通知書と同じような意味合いで発行されます。

これに対して内定承諾書は、内定者が自社に入社することを誓約するための書類であるため、発行の目的が異なります。

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「内定誓約書（入社承諾書）」との違いは？

内定承諾書と内定誓約書（入社承諾書）は、いずれも内定者の入社の意思表示の確認・意思固めのために発行する書類です。

名称こそ違いますが、どちらも同じ意味合いを持つ書類です。

内容に不当な点がない限り、いずれの名称を用いたとしても、採用活動上の問題はありません。

「労働条件通知書（雇用契約書）」との違いは？

企業が内定者に内定承諾書を送る際、併せて労働条件通知書（雇用契約書）を送付します。

労働条件通知書とは、労働基準法に基づいて、企業が内定者（労働者）に発行する義務がある書類です。

※労働条件通知書と雇用契約書の違い｜記載事項や兼用・交付についても解説

労働契約を結ぶにあたり、必ず明示しなければならない項目を記したもので、以下の事項は書面の交付により明示する必要があります。

ただし、労働条件通知書に代わって、雇用契約書を双方で交わすこともできます。

企業・内定者それぞれが、雇用契約に合意したことを証明する上では、雇用契約書を取り交わすのが望ましいでしょう。

内定承諾書発行の狙いは？

企業が内定承諾書を発行することにより、具体的にはどのような効果があるのでしょうか。
以下、企業・内定者それぞれのケースについて解説します。

企業は内定者へ「入社を念押しする」効果を期待

企業が内定者に内定承諾書を発行することで、内定者の自社への入社を「念押し」する効果が期待できます。

内定という事実に重みを持たせる書類のため、内定者の辞退を防ぐ目的でも用いられます。

内定承諾書そのものに法的拘束力はありませんが、内定承諾書が内定者から提出された段階で、労働契約は成立します。

つまり、内定承諾書を企業が受け取った後の辞退は契約違反という扱いになり、現実に生じた損害の範囲で賠償請求が可能とされます。

現実に生じた損害の例としては、研修にかかる費用や備品等が該当します。

その一方で、企業側は内定者側から辞退の申出があった場合、これを拒否することはできません。

また、企業側から契約を取り消すことは原則としてできず、取り消す場合には正当な理由が必要とされます。

もっとも、企業としては内定を出した段階で採用を前提に考えているため、内定取り消しはあくまでもイレギュラーケースと考えてよいでしょう。

採用コスト増大を防ぐ

企業が求職者に内定を出すまでには、いくつかのプロセスを経る必要があります。

例えば新卒採用では、説明会を開いたり、大手媒体に求人を掲載したりと、それぞれのプロセスで採用コストが発生します。

中途採用の場合、優秀な人材が見つからずにいると、求人掲載期間が計画よりも延びてしまう可能性があります。

そのようなコストをかけて、ようやく欲しい人材を見つけることができても、内定を辞退されてしまうと大きな損失だけが残ってしまいます。

内定承諾書は、内定承諾につき、内定者自身が納得したものと証明する書類です。

法的拘束力はなくとも、内定者自身の決意・覚悟を促すという意味では、一定の心理的拘束が内定者の心に生まれやすいでしょう。

内定承諾書の作成方法

内定者が決定したら、企業側はどのように内定承諾書を作成すればよいのでしょうか。

作成をスムーズに進めるために確認しておきたい、内定承諾書を含めた用意すべき書類と、各書類への記載事項について解説します。

用意する3つの書類

内定承諾書を発行する際には、内定通知書と労働条件通知書もあわせて用意しましょう。

内定・入社に関する書類は、まとめて内定者に送付するのが一般的です。

内定を通知する「内定通知書」、内定者の入社意思を確認する「内定承諾書」、労働条件を明示する「労働条件通知書」の3つの書類を作成し、同封しましょう。

内定承諾書の記載事項

内定承諾書は、法的に書式が決まっている書類ではないため、自由にひな形を作成できます。

しかし、円滑な採用活動を目指す上では、必ず確認しなければならない事項があるため、以下の事項はひな形に必ず記載するようにしましょう。

各事項について、具体的な内容・書き方のポイントを解説するので参考にしてください。

入社の意思確認に関する事項

書類作成時、内定承諾書の中に必ず書き含めることは、意思確認に関する事項です。

 新卒者の採用の場合は、例えば大学生の場合「貴社に採用が内定されたため、大学卒業後は貴社に就職することを承諾する」旨を冒頭の文章に書き含めます。

 中途採用者の場合は、採用予定日を記載して「○月○日より貴社に就職することを承諾する」といった文言でもよいでしょう。

 内定者の動向をイメージした際に、何か心配な要素がある場合は、その旨も書き加えましょう。

 例えば「無断での入社拒否は行わない」「住所や電話番号の変更があれば速やかに連絡する」「必要書類は○日以内に返送する」といった内容です。

 詳しくは後述しますが、スピーディーな返信を促すのであれば、各種書類と一緒に返信用封筒を同封するのが効果的です。

内定取り消しになるケース

企業としては、健康状態に問題がなく、かつ誠実な人材を内定者として受け入れたいと考えているはずです。

 逆にいえば、体調に不安がある人材、信義に反する人材をおいそれと雇うことはできません。

 そこで、内定承諾書には、採用前の内定者に何らかの問題が生じることを想定して、以下のような「内定取り消しになるケース」についても記載しておきます。 

 具体例としては、新卒者の場合、内定者が大学等を卒業できないと内定は取り消されます。

中途採用者に関しては、職務経歴書等で申告した内容が、採用までに難しいと分かったケースがあげられます。

 公認会計士等の国家試験合格が、採用にあたっての前提条件であった場合、不合格となれば内定は取り消されるかもしれません。 

内定者が記載する事項（箇所）

内定承諾書のひな形を作成する際は、内定者が記載しなければならない事項については、手書きで記載・署名できるような形で作成しましょう。

 具体的には、以下の項目が該当します。 

 その他、過去の例を見て不足があれば、ひな形に書き足しておきましょう。

内定通知書の記載事項

内定通知書も、内定承諾書と同じく法的な書類ではないため、決まった書き方はありません。

 送付義務もありませんが、内定者に内定を通知するための大切な書類です。内定者の入社を促し、後のトラブルを避けるためにも、以下のような事項を記載しておくとよいでしょう。 

 ※【テンプレート付き】内定通知書の書き方や送り方、法的効力についても解説！[4] 

労働条件通知書の記載事項

労働条件通知書は、内定通知書や内定承諾書とは異なり、企業側に発行義務があります。

義務として必要なのはもちろんですが、労働条件を事前に明示することにより、内定者が安心して入社しやすくなるメリットもあります。

 労働条件通知書に記載しなければならない事項は、以下の通りです。

※労働条件通知書と雇用契約書の違い｜記載事項や兼用・交付についても解説

企業が内定承諾書を送付する際の注意点

内定者の多くは、内定承諾書の重要性を理解しているため、対応次第では内定者の心変わりを誘発するおそれがあります。

以下、企業が内定者に対して内定承諾書を送付する際に、担当者が注意すべき点について解説します。

書類を送付する場合は「返信用封筒」も送る

内定承諾書は、内定通知書と労働条件通知書（雇用契約書）を同封して送るのが一般的ですが、送付の際は返信用封筒も一緒に送ると親切です。

返信用封筒が用意されていると、内定者が封筒や切手を購入する手間が省けます。

さすがに、返信用封筒がないというだけで辞退する人材はいないはずですが、他社と比較して対応が不親切に感じられた場合、他社に優秀な人材を取られてしまうおそれがあります。

ささいなことだからこそ手を抜かないことが、採用担当者が採用を確実にするためのポイントといえるでしょう。

内定後のフォローは丁寧に

内定者から内定承諾書を受け取った後でも、その人材が優秀であればあるほど、採用担当者は内定辞退の連絡が来る可能性を想定しておかなければなりません。

企業は内定者側からの辞退の申し入れを拒否できないため、できる限り辞退率を減らすための努力をしたいところです。

例えば、社長が直々に電話で内定の連絡を行った場合、内定者に「自分の採用を真剣に考えてくれている」と思わせることができ、強いインパクトを与えられるでしょう。

役職者も含めた様々な社員と会話できる座談会を開催したり、内定者向け懇談会を開催して同期の絆を深めたりするのも、辞退率の低下につながります。

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内定承諾書はメールで送付すべき？

優秀な人材を逃さないため、郵送よりもスピーディーな対応を検討しているなら、内定承諾書をメールで送付するという方法もあります。

内定者の心理としても、メールに対してメールで返すのは自然なことです。早急に確保したい人材に対してはメールでのやり取りを検討してもよいでしょう。

一般的に、内定承諾書の内容に異存がなければ、内定者はできる限り早く返事を送ろうと動いてくれるでしょう。

ただし、メールという形で内定者に情報を伝える場合、内定者に「自分は採用された」という実感を与えられるような伝え方を意識する必要があります。

何かあれば、メールで連絡があればすぐに回答する旨を伝えておくなど、内定者の不安に寄り添うような表現を心がけましょう。

また、内定承諾書には個人情報が含まれているため、例えば宛先を間違えるような基本的なミスは絶対に避けなければなりません。

内定者が内定承諾書を返送する際のマナー

売り手市場が続く日本において、基本的に内定者は企業を選ぶ立場にあります。

しかし、内定承諾のタイミングで失礼があると、悪い評価につながるおそれがあるため、内定承諾書の返送時は以下の点に注意しましょう。

ビジネスマナーとして送付状を同封する

内定承諾書を返送する際は、ビジネスパーソンが押さえておくべきマナーとして、添え状を一緒に送りましょう。

添え状を送ることで、自分が誰に対して・何を・なぜ送付したのか、採用担当者が一目で確認できます。

なお、一般的な添え状には、以下のような順番で必要事項を記載します。

内定承諾書の提出につき、提出期限が設けられている場合は、ギリギリではなく速やかに返送するようにします。

別の応募先の内定を待っているなど、諸事情があり保留・辞退の意向を固めている場合は、そちらも早い段階で採用担当者に伝えましょう。

ちょっとした心遣いを忘れない

書類が自分の手を離れた後は、その書類がどのような形で郵送されるのか、内定者には分かりません。

雨の日の配達で、封筒が濡れてしまい中身に水が染みてしまう可能性もありませんから、書類はクリアファイルに入れて送付するとよいでしょう。

濡れだけでなく、書類の汚れ・折れなどを防ぐのにも、クリアファイルは最適です。

クリアファイルは、文具店だけでなく百均ショップなどでも手に入りますから、大事な書類が汚れることのないよう準備しておくとよいでしょう。

返信用封筒が入っていなかった場合はどうする？

内定承諾書を送付する際に、多くの企業では返信用封筒を同封してくれますが、手違いで封筒が入っていないこともあるでしょう。

電話連絡を入れて返信用封筒だけを送ってもらうのは、担当者に時間と手間をかけることにつながるため、そのような場合は自前で封筒を用意して返送するとスマートです。

その際は、一般的に用いられている茶封筒を使うのではなく、書類を折らずに入れられる「A4サイズの白封筒」を選びます。

封筒に記載する住所は、日本には似たような市町村名が多く存在するため、確実に届くように都道府県名から書き出していきます。

また、多くの場合、人事部など部署あてに返送をするため、宛名の下につける敬称は「御中」とします。

ただし、担当者名まで具体的に分かっている場合は、宛名の下に「様」で問題ありません。

内定承諾書を提出した後に辞退はできる？

内定者が内定承諾書を提出した後でも内定辞退はできるのか、気になる方もいるでしょう。

 内定承諾書は企業が独自に発行する書類であり、法的拘束力はないため、提出した後でも内定辞退は可能です。

労働契約は、解約の申し出から2週間での解約が認められています。

 ただし、一度内定承諾書を提出した後は、企業側は入社に向けて準備を進めていることが想定されます。また、辞退の申し入れが信義則に著しく反する場合には、損害賠償を請求されるケースもあり得ます。

 内定承諾書は軽い気持ちで提出せず、必ず入社の意思が固まってから提出するようにしましょう。

 万が一、やむを得ない事情により辞退しなければならない場合は、できるだけ早く申し出ることが大切です。

まとめ

企業が内定承諾書を送るのは、内定者の気持ちを自社に向けるための手段の一つです。
内定者に対して、入社の意思を確認する意味合いがある書類ですので、内定者としても中途半端な気持ちでサインできる書類ではありません。

しかし、法的拘束力を持つ書類ではないため、企業側が返送された内定承諾書を受け取っても、内定者が辞退するリスクは存在しています。
内定者の辞退を防ぐためには、応募段階からミスマッチが発生しないよう、求人記事の質を高めることが大切です。

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