【テンプレート付き】内定通知書の書き方や送り方、法的効力についても解説!

【テンプレート付き】内定通知書の書き方や送り方、法的効力についても解説!
目次

内定通知書は採用面接が終わり、入社予定の社員に送付する文書です。

毎年のように採用活動を行う企業は別ですが、採用の機会があまりない中小企業の方は、書き方や送り方が分からないということも多いのではないでしょうか?

そこで、本記事では内定通知書の書き方や送付方法、法的効力などについて解説します。
例文付きのテンプレートも記載していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。


内定通知書のテンプレート

内定通知書の書き方や内定通知書テンプレートをご紹介します。

内定者フォローとは?効果的なフォローの手順や取り組み事例、便利なツールも紹介!


内定通知書とは

それでは、まず内定通知書の概要を確認してみましょう。似たような書類として「採用通知書」「労働条件通知書」などがありますので、改めて確認してみて下さい。

種類概要
内定通知書内定を通知する書類。必ず送付しなければならないという法的義務はない。
採用通知書「内定通知書」と大きな違いはない。内定通知書の後に、採用通知書を送り企業もある。2つの書類を分けずに、「採用内定通知書」として送付する企業もある。
労働条件通知書労働契約の条件を記載した書類。必ず採用予定者に提示する法的書類。


内定通知書の概要

「内定通知書」は採用活動で応募してきた人に対して、内定したことを通知する書類です。
企業側は「必ず送付しなければいけない」という法的な義務はありません。

ただし、口頭のみでの連絡はトラブルになるおそれもあるため、特に新卒採用の場合は書面にて通知することが慣例となっています。中途採用の場合は、内定から就業開始までの期間が短いことが多いため、内定通知書を送付しない企業も珍しくありません。


採用通知書との違い

「採用通知書」は基本的に内定通知書と大きく異なりません。
ただし、企業によっては内定通知書で内定の連絡だけを早期に行い、後日正式に採用通知書で採用の連絡をするケースもあります。
つまり、採用の決定を「採用通知書」、内定の決定を「内定通知書」に分けて行う企業も存在します。

2つの書類を分けずに送付する企業の場合には、「採用内定通知書」という書類を送付することもあります。
内定通知書との違いや使い分けは、企業によって異なることを覚えておきましょう。

※採用通知書フォーマット  
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労働条件通知書との違い

「労働条件通知書」は労働者に交付する労働契約の条件を記載した書類を指します。
こちらは送付する義務のない内定通知書や採用通知書とは異なり、必ず採用予定者に提示する法定書類となります。

明示する内容については労働基準法施行規則に示されており、主に「労働契約期間」「始業や終業の時刻」「賃金計算や支払い方法」などに関して記載します。

渡す時期は、法律上は雇入れ時となっておりますので、入社日に渡すのが通常ですが、会社によっては入社前の内定と同時に渡す会社もあります。

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内定通知書の法的効力について

内定通知書の法的な効力について解説します。内定の意味や内定の取消・辞退の際に注意すべき点も記載していますので、改めて確認してみて下さい。


「内定」の法的な性質

一般的に「内定」は応募者の採用を決定することです。気を付けなければいけないのは、企業が採用を応募者に伝え、応募者が承諾した時点で、原則的には「労働契約」が成立してしまう点です。

民法における労働契約は正当な事由がない限り簡単に解除はできません。そのため、内定の取消を正当な理由なく行うと、解雇権の濫用になってしまうおそれがあります。

尚、内定通知より前に口頭連絡する「内々定」に関しては、労働契約は成立しておりません。原則として「内々定」であれば、企業も応募者も自由に取り消しができます。

ただし、正当な理由のない一方的な取り消しは企業のイメージを損なうことにもつながるので、「内々定だから」といって企業が簡単に取り消すことはできないとお考え下さい。


始期付解約権留保付労働契約について

先ほどお伝えした通り、民法における労働契約は、企業の側で簡単には解除できないものです。

しかし、採用内定は「始期付解約権留保付労働契約」であることから、企業の側にまったく解約権がないわけではありません。

始期付解約権留保付労働契約とは、労働契約がいつからスタートするのか時期は決まっているものの、それまでの間に内定を取り消さなければならない事態が生じた場合に関しては、企業側が労働契約を解約する権利がある労働契約のことです。

採用内定は、確かに労働契約が成立しているものと解されますが、入社までにやむを得ない理由が生じた場合、企業から労働契約を解約することができるのです。


企業が内定取り消しをするためには

企業の内定取消は合理性がないとできません。企業側の「業績不振」や「人件費削減」といった目的での一方的な内定取消は、解雇権の濫用とみなされ無効となります。ただし、下記の様な採用内定取消事由が発生した場合には、取り消すことが可能となります。

  • 内定者が学生で卒業できない 
  • 内定者が犯罪を起こす 
  • 履歴書内容に詐称がある(健康状態、経歴、学歴など)

企業が出した内定は取り消しできる? 認められる事例と進め方を解説


内定者が内定の辞退をするためには

内定者が内定の辞退をする場合、入社予定日の2週間前までであれば辞退が可能です。

これは民法627条で『期間の定めのない雇用の解約申し入れ』について「解約の申し入れの日から2週間を経過することによって終了」とされているためです。そのため、入社予定日から2週間前であれば、例え内定承諾書を提出していたとしても内定の辞退が可能です。

尚、2週間を過ぎても内定辞退は可能ですが、辞退の連絡が遅いと企業にも迷惑を掛けてしまいますので、早めに連絡することが大切です。

【文例付き】内定辞退メールへの返信方法や文章作成のポイントについて解説!

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内定通知書の記載事項や伝えるべきこと

内定通知書の作成は義務ではありませんので、書き方も決まってはいません。しかし、採用の決まった応募者とのトラブルを避けるためには必須ですので、必要な事項は記載しておく方が良いでしょう。

ここでは、内定通知書の記載事項や、内定通知と一緒に伝えるべきことをご紹介します。

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記載事項説明
内定決定のお知らせ内定決定した旨をなるべく早く伝える
応募のお礼入社試験に応募してくれたこと、面接に来てくれたことへのお礼を伝える
提出書類の明記今後提出すべき書類についての明記
入社日や連絡日入社日や内定辞退の締め切り、問合せ先
同封書類の内容同封した入社時に必要な書類の種類や、送付遅れ時の注意点など
労働条件に関すること労働条件を内定者に明示する


記載事項① 内定決定のお知らせ


まずは求人の応募者に対して内定が決定した旨を伝えます。一般的には書類で内定通知を送ることが多くなっていますが、メールによる内定通知でも構いません。

特に応募者が競合他社の求人にも応募している場合は、早めに連絡しておく方が良いでしょう。
尚、メールで早期に内定通知を出した後には、後日書類でも内定通知書を渡すようにします。


記載事項② 応募のお礼

内定が決定したことと合わせて、入社試験に応募してくれたこと、面接に足を運んでくれたことに対して、応募者にお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。

応募者の中には、内定通知書が届くまで首を長くして待っている人もいるため、待っていてくれたことに対する感謝を一言添えるだけでも、良い印象を与えることができます。

内定者が入社を辞退するケースは人それぞれですが、面接時の印象が悪いことを理由に辞退する人もいるため、自社について誤解されている可能性を想定して、できるだけ丁寧にお礼を伝える意識でまとめましょう。


記載事項③ 提出書類の明記

内定通知書を送付するタイミングで、今後提出すべき書類についても明記します。尚、必要な書類については企業によって異なりますが、主に下記の様な書類を同封します。

  • 内定承諾書・・・内定者に入社承諾の意思表示をしてもらうための書類です。 
  • 入社誓約書・・・履歴書内容が事実であること、会社規則の遵守について約束してもらいます。 
  • 送付状・・・一般的なビジネスマナーとして送付状は同封します。 
  • 返信用封筒・・・内定承諾書や誓約書を返信してもらうために同封します。


記載事項④ 入社日や連絡先

内定通知書には入社日や出社日も記載しておきます。なお、内定辞退に関しては入社日から2週間前までに連絡してもらうように伝えます。

これは、民法において労働契約の解約は、申し入れから2週間経過後に終了するためです。前述したように、法律上は内定した時点で労働契約が結ばれますので、内定辞退も入社日の2週間前までに行ってもらうよう促します。

また、内定通知書には人事担当者の連絡先も記載しておくと良いでしょう。内定者は新たに入社する会社に対して、不安や疑問を抱えている場合が多いためです。社会人経験のない新卒内定者は、特にその傾向が強いため「内定者フォロー」によって疑問や不安があれば連絡してもらうように伝えましょう。


記載事項⑤ 同封書類の内容

先にあげた内定承諾書や誓約書・身元保証書など、同封した書類に関しては、あらかじめ内定通知書に記載しておいて、内定者が送付漏れに気付いた際に連絡をもらえるようにしておきます。

その際、郵送等での提出が必要な場合は、提出期限も記載しましょう。

また、期日までに書類が届かない場合、採用取り消しになるおそれがあることも注記します。


記載事項⑥ 労働条件に関すること

労働基準法第15条で定められている通り、企業(使用者)は労働契約の締結にあたり、労働条件を労働者に明示しなければなりません。

よって、内定者に対しては、労働条件を伝える必要があります。

書面で必ず通知しなければならない労働条件は、概ね以下の通りです。

  • 労働契約の期間(期間の定めの有無、定めがある場合はその期間) 
  • 就業の場所・従事する業務の内容 
  • 労働時間に関する事項(始業・終業時刻、時間外労働の有無、休憩、休日、休暇など) 
  • 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切・支払の時期に関する事項 
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

※参照元:宮城労働局|採用時の労働条件の明示

また、自社で制度として定めている場合には、以下の労働条件も通知する必要があります。


・昇給に関する事項

・退職手当、臨時に支払われる賃金、賞与、労働者に負担させる食費・作業用品、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、休職などに関する事項・・・これらについて定めた場合

もし、採用内定の際に、具体的な就労場所や従事すべき業務等を特定できない場合は、


・就労の開始時の就業の場所 

・従事すべき業務として想定される内容

これらを包括的に示すこととしても、差し支えありません。また、試用期間がある場合も、その旨を記載しておきましょう。


内定通知書と一緒に伝えるべきこと

その他、内定通知書に記載した事項と一緒に伝えるべき項目として、下記の様なものがあります。

・ 労働条件
企業によって異なりますが、入社してからのトラブルを避けるために、内定のタイミングで伝える企業もあります。

・ 内定取消事由
「履歴書内容に虚偽の記載がある」「犯罪行為を行う」などのケースが確認された場合、内定を取り消す旨を伝えます。

・ 入社までの予定
内定辞退者を出さないためには、内定者のモチベーションを高める懇親会や研修といった内定者フォローのイベントが大切です。入社までにどのようなイベントがあるかも伝え、日程も記載しておきましょう。

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内定通知書の書き方やテンプレート

それでは、実際に内定通知書の書き方や内定通知書テンプレートをご紹介します。自社の内容に合わせて適宜文章などは変更し使用してみて下さい。

※内定通知書のテンプレート
無料ダウンロードはこちら


内定通知書のテンプレート





内定通知書のテンプレート

内定通知書の書き方や内定通知書テンプレートをご紹介します。


内定通知書の書き方のポイント

続いて内定通知書の書き方のポイントについてご説明します。主に下記の様な事項を記載しますので、改めて確認してみてください。

日付発送した日時を和暦で記載します。基本的には書類の右上に書きます。 

宛名採用した学生や応募者の名前を左上に記載します。
差出人会社名と部署名を書きます。代表者氏名で送付する場合には、役職名と氏名をフルネームで記載するようにします。株式会社は省略せずに記載しましょう。 
件名「内定通知書」や「採用内定のお知らせ」といった題名を書きます。一目見て分かるように大きめの文字で中央に記載しましょう。
挨拶拝啓、時候の挨拶、相手を気遣う挨拶を記載して文章を書き出します。
内定通知書や採用通知書では時候の挨拶は基本省略されます。
採用の連絡
応募のお礼、内定・採用が決定した旨、入社日、必要書類や今後のスケジュールなどを記載します。 
問い合わせ先
部署名や担当者、アドレス、電話番号などを記載します。 
内定取消事由
内定が取消となる条件に付いて記載しておきます。 
労働条件
所属部署や勤務地、給与や手当、試用期間などについて記載します。

尚、内定通知書には決まった書き方はありませんので、必要に応じて追加や削除を行い自社にとって最適な通知書を作成しましょう。

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内定通知書の送り方

続いて内定通知書の送り方を解説します。送付方法は送り先によっても多少変わりますので、下記を参考にして内定通知書を送りましょう。

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メールで送信する場合

基本的には書類の場合と知らせる内容は同じです。ただし、メールは他の企業のものと混ざってしまうおそれがありますので、すぐに気付けるように件名や差出人はハッキリと明記しましょう。

分かりにくい件名などは開封されない可能性もあります。「採用内定のお知らせ」といったシンプルな件名にしましょう。また、差出人もローマ字表記などになっていないか注意が必要です。

尚、内定者はメールを頻繁にチェックするとは限りませんので、最終面接時に内定通知はメールで送る旨を伝えておくと安心でしょう。別途郵送での提出が必要な書類については、メール内に記載しておくことも重要です。


郵送する場合

郵送の場合には、提出してもらう書類も同封し確認してもらうことが可能です。ただし、送るのに時間が掛かりますので、速達や簡易書留などを活用しましょう。

また、提出する書類がある場合には返信用封筒に返信先を記載、切手も貼り付けて送るのが書類の早期回収にもなり効果的です。尚、内定者は家族に応募を伝えていない可能性がありますので、封筒には「親展」の記載もしておきましょう。


学校宛に送付する場合

学校宛に内定通知書を送付する場合には、宛先を学校名にします。窓口となっている担当者や進路指導の先生の名前が分かる場合には、そちらも記載しておきましょう。

分からない場合には学校名の後に「御中」とします。件名は「内定者決定のお知らせ」などと記載し、学生を推薦して頂いたお礼などを述べます。そして内定者・不採用者の氏名を記載し、不採用理由については口頭や面談などで伝える旨を記載します。


内定通知書を送るタイミング

内定通知書を送るタイミングに関しては、内定が決定次第すぐに送付します。内定者は他の企業にも応募している可能性があるため、内定辞退を防止する意味でも早めに通知書は送りましょう。

送る時期としては最終面接後1週間~10日前後が目安です。尚、メールや電話で内定通知を出す際には就業時間中に出すようにしましょう。残業時間中に送ると「残業が多い会社」と思われ、敬遠されるおそれがあります。


内定通知書のテンプレート

内定通知書の書き方や内定通知書テンプレートをご紹介します。


内定通知書を受け取った応募者側の動きについて

内定通知書を送付するにあたり、企業側がイメージしておきたいのは、内定通知書を受け取った応募者側の動きについてです。

応募者の動きに気を配りつつ、状況に応じて採用担当者がフォローできる体制を整えておくと、内定辞退のリスクを減らすことにもつながります。


記載内容のチェック

応募者は、内定通知書を確認することで、自分が内定したことを把握します。

よって、まずは労働条件のチェックも含め、記載内容や提出書類の確認に時間をとるものと予想されます。

内定通知書自体は、特段難しい表現で書かれているものではないはずなので、チェックにはそれほど時間はかからないでしょう。

この段階においては、疑問点や不明点などの問い合わせがあった場合に備え、採用担当者は速やかに返信できる体制を整えておきましょう。


内定通知書に対する返事をする

労働条件等も含め詳細を確認して、応募者の働く決意が固まったら、応募者は必要事項を記載の上、内定承諾書の返送準備に取り掛かります。

内定通知がメールで届き、内定承諾書が書面で届いていない場合は、電話またはメールで採用担当者に内定承諾の旨を伝えることになります。

この段階で採用担当者が注意すべき点としては、応募者側の気持ちが十分に固まっていないケースです。

他の企業からの内定を待っていたり、その他の理由で返事を待ってもらいたかったりする場合は、応募者から内定に対するお礼と、正式な回答を待って欲しい旨の返事が届く可能性があります。

採用担当者としては、できるだけ早く決めて欲しい気持ちはあると思いますが、お互いに納得のいく形で採用が決まらないと、後々になって早期退職につながる可能性も十分考えられます。

よって、焦らずに応募者の意思を尊重しつつ、返答期限だけは明確に決めておくようにしましょう。


入社日ならびに退職日の決定

面接後の段階で、採用担当者と応募者の間で入社日を決定しているケースは多いですが、もし内定通知の段階で入社日が決まっていない場合、企業との調整が必要です。

また、応募者が現在働いている企業の退職日は、入社日の前日に設定しておくと、健康保険や年金の手続きで面倒な手続きを要しません。

このような、入社日ならびに退職日の決定については、応募者の側でも調整を必要と考えています。

よって、連絡を取り合う中で、できるだけスピーディーに日程を決められるよう、採用担当者は働きかけたいところです。


内定通知書が届いていない可能性もある

採用担当者の方で考えていた時期よりも、応募者からの返答が遅れている場合、必ずしも応募者の側に責があるとは限りません。

何らかの事情で、応募者のもとに内定通知書が届いていないことも考えられるため、返答を予定していた時期までに連絡が来ない場合、一度採用担当者の方から連絡を入れてみましょう。

逆に、応募者の側からメール等で問い合わせがあることもあります。

その際は、現況を確認した上で、改めて当人に内定の旨を伝えて、手続きを進めていきましょう。


内定辞退の連絡

内定通知書を確認したものの、気持ちが整わず、残念ながら応募者が内定辞退をするケースもあります。

電話ないしメールで連絡が届くことが多いので、採用担当者は連絡を受けたら次の一手を講じます。

方針は企業によって異なりますが、辞退を了承して別の候補者に連絡を入れるか、辞退を希望する応募者を引き留めるかなど、複数の選択肢の中から対応策を選んで実行します。

注意点として、あまり感情的にならず、応募者の気持ちになって対応するようにしましょう。

【文例付き】内定辞退メールへの返信方法や文章作成のポイントについて解説!


採用活動や内定通知の方法は改めて確認・チェックしましょう!

内定に関しての詳細な意味や法的な効力は、あまり知られていない部分も多くあります。

そのため、応募者とトラブルになる事態を回避できるよう、改めて内定通知書の書き方や内定について確認する必要があるでしょう。

これから新しく雇用する予定のある方は、ぜひ本記事を参考にして採用活動を進めてみて下さい。

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ヒトクル編集部
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ヒトクル編集部

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