内定者懇親会は必要？ フォローの重要性や進め方・注意点を解説

「採用した人材から内定辞退されたくない」
「内定者に、不安なく入社してもらいたい」 

それなら内定者フォローが欠かせません。

内定者フォローには、さまざまな手法がありますが、内定者と企業との親睦を深めたり、魅力を伝えたりしたい場合は、内定者懇親会を開催してみましょう。

今回は内定者懇親会を取り入れるメリットや懇親会の流れ、注意点について、詳しく解説いたします。

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内定者フォローはなぜ重要？

就活生、転職活動中の人材の多くが、複数企業を比較検討しています。
さまざまな情報を集めながら、書類選考や面接に臨み、自分に合った職場を決定するのが一般的です。 

このように就職先を探している人材の多くが、内定を受けていても、自分にとって一番良い企業をギリギリまで探しています。内定者フォローがなく、面接時の対応や待遇、イメージなどに納得いかない場合、企業が入社を希望していても内定辞退されてしまいます。

企業にとって、時間やコストをかけて出会った貴重な内定人材です。
内定者入社率をあげるためにも、積極的な内定者フォローを実施しましょう。

新卒採用を実施している企業の95％以上が内定者フォローをしている、というデータがあるなど、選ばれる企業になるためには、内定者フォローが必要不可欠です。

内定者フォローには、

• 内定者懇親会や内定式の開催
• 社内イベントへの招待
• 内定者面談
• 通信教育や合同研修など、入社に向けた学習機会の提供
• 社内でアルバイトする機会の提供
• 社風が伝わる資料送付
• 採用担当者からのこまめな連絡

といった方法があります。

さまざまなフォロー方法がありますが、内定者から特に気にしているのは「職場の雰囲気が知りたい」「先輩社員や他の内定者と交流したい」という部分です。

内定者の声に応えながら、自社の良い面を知ってもらうなら、まずは内定懇親会を実施してみてください。

内定者懇親会を成功させるコツをチェック

内定者懇親会を開催するなら、内定者だけでなく、先輩社員に同席してもらいましょう。
既存社員がいることで、内定者同士の仲が深まるだけでなく、企業のリアルな情報をしっかり伝えられます。 

・一つ上、二つ上の先輩が、入社後どのような働き方をしているのか。

・30代、40代の社員が、自分のキャリアをどう築いていったのか。

・入社後に結婚した女性社員が、産休・育休を取得できているのか、産後も職場で活躍できているのか。

・管理職になるまでにどのような課題やトラブルを乗り越えてきたのか

 など、幅広い目線での話を聞ける場にできると、入社意欲向上につながります。
内定者が気軽に質問しやすい雰囲気を意識した懇親会で、採用につなげましょう。

内定者懇親会後に内定辞退となる2つのケース

 内定者フォローに適している内定者懇親会ですが、

「開催したものの、内定者懇親会の内容が原因で内定辞退されてしまった」

という例もあります。企画した内定者懇親会が失敗にならないように、内定者の気持ちに寄り添う対策をしておきましょう。

内定者懇親会をきっかけに、内定辞退につながってしまう原因は主に2つあります。 

• 企業の良くない部分を知ってしまった
• 内定者や先輩社員との相性に不安を感じた

 1つ目は、内定者懇親会を通して、思っていた仕事じゃなかった、イメージと社風が違った、といった感想を持っているケースです。この人材は、仮に採用にいたってもミスマッチによる早期退職が考えられます。

内定者懇親会なく採用した場合、コストや手間が無駄になってしまうため、事前に合わないことが分かって良かったと受け止めましょう。

2つ目は、内定者や先輩社員との相性に不安を感じて、内定辞退につながるケースです。

コミュニケーションスキルが高い社員を内定者懇親会に参加させる、年代が近い内定者同士を近くの席に配置する、といった気遣いで不安を解消してください。

先輩社員には、事前にどのような部分に気をつけて内定者懇親会に参加するべきか、どのような発言を求めているのか、しっかり伝えておきましょう。

内定者懇親会は、内定者の働きたい意欲を引き出すきっかけになります。一方で、期待をかけ過ぎてしまった結果、逆にプレッシャーになってしまう例もあります。

内定者懇親会を通じて、自分のペースで頑張れる環境です、一人ひとりの考えや個性を大切にします、といった言葉を添えて、安心して入社できる企業をアピールしてください。

内定者懇親会で企業が得られるメリット3つ

内定者懇親会を開催すると、企業に嬉しいメリットがあります。内定者懇談会実施で得られる、3つの良い点を見てみましょう。

メリット1：会社との距離が近くなる

内定者懇親会を開催すると、入社前から内定者と会社との距離が近づきます。

オンライン面接を導入している企業が増えていること、実際の雰囲気や様子を伝える機会が減っている今だからこそ、リアルに交流できる内定者懇親会を取り入れてみましょう。

新卒の場合、内定を出してから入社までの期間が長くなります。

その間に、本当に仕事が勤まるだろうか、この会社は自分に向いていないかも知れない、といった不安を抱く場合もあります。

このような不安を持つ内定者へ、安心できる内容の内定者懇親会を開催できれば、4月からの自分の居場所はここだ、という理解につながり、自信を持って出社できます。

オンライン内定者懇親会を通じて、企業の情報や社員の雰囲気が伝わるように意識して、内定者同士や先輩社員との仲間意識を高めてください。

メリット2：企業の課題や魅力が伝わる

内定者は、自社を志望した時点で、面接対策に取り組んでいます。そのため、事前に企業情報を集めているケースがほとんどですが、企業がリアルに抱えている課題や今後のビジョン、大切にしていること、といった部分は、HPや採用サイト、パンフレット、口コミ情報などだけでは伝わりません。

内定者懇親会は、このような内部でしか知り得ない、企業の情報を得る良い機会です。

企業への理解を深めるために、スライドや資料を用意したり、現場の声をリアルに届けたり、課題解決に向けたグループワークを実践したりして、外側からでは分からない魅力を伝えましょう。

内定者懇親会後は、具体的な業務内容や将来どのような仕事をするのか、といった、自分の立場を理解しやすくなります。内定者がやりがいを感じられたり、安心して入社できたり、といったきっかけにつなげてください。

メリット3：社会人としての意識が高まる

新卒の内定者は採用後、企業で研修を受けるのが一般的です。
そのため、社会経験を持たないまま入社しても問題はないのですが、社会人になる意識は早めに持ちたいところです。

内定者懇親会を開催すると、企業イベントへの参加を通じて、採用内定者の気持ちが引き締まります。先輩社員を見ながら、会社という場ではどう振る舞うべきか、どのような服装や言葉を選ぶべきか、自ら学習する機会になるでしょう。

内定者懇親会を通じて、ビジネスマナーやビジネスコミュニケーションを理解したり、社会人として足りていない部分に気付いてもらったり、といった良い未来につながります。

自社社員も、内定者に尊敬される人材でいたいと考えるため、双方へメリットが得られるでしょう。

内定者懇親会をオフライン開催する場合の流れ

内定者懇親会を成功させるなら、内定者が求める内容をしっかり盛り込みましょう。
オフラインで開催する場合、オンラインで開催する場合、それぞれの流れを解説いたします。

内定者懇親会のプログラム例

内定者懇親会を対面開催すると決めたら、まずは当日のプログラムを決定しましょう。
企業によってさまざまな例がありますが、実際に取り入れている企業が多いプログラム例を紹介いたします。 

• 開催の挨拶
• 内定者、社員の自己紹介
• 社内ツアー
• グループワーク
• 先輩社員との座談会
• 質疑応答
• 食事会
• 終わりの言葉

 主に、このような流れで進められます。
その他、必要に応じて随時変更しながら、内定者にとって満足度の高い時間にしてください。

次に、それぞれのプログラムで何をするべきか、くわしく見てみましょう。

開催の挨拶

司会や採用担当者が、内定者懇親会のスタートを告げます。
採用担当者や管理職、司会進行役などによる挨拶、1日の流れの説明などをしておくとスムーズです。

内定者、社員の自己紹介

参加者のことを知ってもらう、自己紹介の時間です。
どのような内定者、社員がいるのか、広く知ってもらうために、全員の前で自己紹介をお願いしましょう。担当者は、事前に自己紹介でどのようなことを話して欲しいか、内定者や社員に連絡しておきましょう。

学校名や出身地といった定番の質問だけでなく、好きなスポーツや趣味、最近ハマっていること、おすすめのお店紹介など、人柄が分かる質問を用意してみてください。内定者と既存社員に共通点を見つけたり、相手に興味を持ったりできる貴重な時間になります。

社内ツアー

内定者に会社の雰囲気を伝えたり、実際の業務を理解してもらったりするには、社内ツアーが適しています。この後、一緒にグループワーク、座談会をする社員と一緒に社内を巡ると、より距離を近づけられるでしょう。

先輩から率先して職場の紹介をしたり、行く先々で質問の時間を設けたりしてみてください。内定者の企業理解が深まり、採用に一歩近づけます。

内定者は、これから一緒に働きたい存在ですが、今後内定辞退となる可能性があります。
企業にとって重要な情報、他社に漏れたら困る掲示などがあれば、見えないようにしておきましょう。

グループワーク

グループワークは、参加者同士の距離を縮めるゲームのような内容、自社について知ってもらうディスカッションなど、幅広い取り入れ方があります。

簡単なゲームや身体を動かすアイスブレイクのようなグループワークの場合は、社内ツアー前、自己紹介前に取り入れてもOKです。

グループワークの内容が今後に役立つ内容だったり、協力して一つのものを制作したり、といった時間にできると、内定者の満足度が高まります。業種や参加人数に応じて、最適なワークを選択しましょう。

内定者懇親会で取り入れたい、おすすめのイベントをこの後紹介しますので、合わせて参考にしてみてください。

社員との座談会

内定者と社員が直接話せる座談会は、内定者懇親会の中でも人気のプログラムです。

多くの社員と会話できるように、対話の時間を事前に決めたり、トークが盛り上がるようにお題を用意したり、といった配慮で、実りある時間にしましょう。

座談会には、先輩社員が同席するのが一般的ですが、管理職とフラットな距離感で話す機会にする、という取り組みをしている企業もあります。ただ会話を楽しむだけでなく、自社ビジネスの内容や将来のビジョンを伝えて、魅力を感じてもらいましょう。

質疑応答

プログラムが終わったら、ここまでの過程で質問がないか、参加者に声をかけておきましょう。社内ツアーや座談会では緊張していた内定者も、懇親会が終わる頃にはリラックスして、質問しやすくなります。

内定者からの質問は、その場で答えるだけでなく、次の内定者懇親会に活かしましょう。

内定者が感じた疑問や不安を事前に解消できるようにすれば、次回以降の内定者懇親会の質を上げられます。充実した内容の内定者懇親会を開催して、採用率アップにつなげましょう。

食事会

プログラムの最後に軽食やランチ、飲み会などの食事会を催します。
内定者の負担にならないように、自由参加にしたり、食事会自体を省略したりするケースもあります。

座談会と同じく、いろいろな社員とまんべんなく話せる環境を用意して、内定者との食事を楽しみましょう。

お酒の場を用意する場合は、内定者へ無理に飲ませない、社員が悪酔いした姿を晒さない、といった配慮が必要です。コンプライアンスを順守の上、節度を守って過ごすように、参加社員へ連絡しておくと安心です。

終わりの言葉

採用担当者や司会者から、締めの言葉を伝えます。
今後の予定が決まっている場合は、内定者へアナウンスしておきましょう。

時間に余裕がある場合は、内定者から1日を振り返っての感想をもらうと、懇親会でどのような印象を与えられたのかチェックできます。

食事会をしない場合は、質疑応答後に終わりの言葉、という流れになります。

内定者懇親会をオンライン開催する場合の流れ

内定者懇親会をオンライン開催する場合、直接顔が見えないだけに、オフラインとは違った準備や配慮が必要です。オンラインでも内定者に安心を届けたり、社員とのつながりが持ったりできるように、取り入れるべき流れをみてみましょう。

オンライン内定者懇親会のプログラム例

オンラインの内定者懇親会で、主に実施されているプログラムは以下の通りです。 

• 開催の挨拶
• 内定者、社員の自己紹介
• グループワーク
• 先輩社員との座談会
• 質疑応答
• 終わりの言葉

 オンラインでは開催できない社内ツアーは、事前に社内紹介動画を作成しておくと、雰囲気を伝えられます。

その他、それぞれのプログラムに含めるべき内容をチェックしてみましょう。

開催の挨拶

参加者がオンライン上に揃ったら、採用担当者から開催の挨拶と、内定者懇親会の流れを説明しましょう。

オンラインは、相手の表情や気持ちが伝わりづらい手法です。淡々と説明するのではなく、リアクションを大きくしたり、スタンプなどのツールを活用したりして、場を盛り上げてください。

内定者、社員の自己紹介

内定者、社員が順番に自己紹介をします。

対面での内定者懇親会よりも、温度差を感じやすいため、自己紹介にゲームを取り入れたり、趣味などを紹介する画像を用意してもらったり、といった配慮で、笑顔になれる演出をしてみましょう。

自分を表す漢字を発表する、司会者が振ったサイコロに書かれたテーマで自己紹介するなど、事前に企画を練っておきましょう。

グループワーク

オフラインと同じく、目的に応じたグループワークを取り入れましょう。オンラインだからこそ、先輩社員や採用担当者が内定者と積極的に対話し、ゴールを目指してください。

オンラインで距離を縮めるには、チームで協力しての活動がおすすめです。
チーム対抗のゲームを導入したり、チームで討論した内容を発表し合ったりして、最善の結果を目指しましょう。

先輩社員との座談会

オンラインでの座談会は、オフラインと違って席替えがしづらい、発言していない人を見つけにくい、といったデメリットがあります。

メタバース空間を活用した自由な座談会、先輩社員を中心に、全員が発言の機会を持てるプログラムなど、工夫しながら進めましょう。

事前に質問を用意してもらい、先輩社員がそれに答えていく流れ、先輩社員が新卒時に感じていた不安やその解消法を伝える流れ、など、座談会を通じて内定者の知りたい！を解決できる場にしてください。

質疑応答

内定者から質問があれば、受け付けます。内定者にとって有意義な時間ですが、質問がない内定者がいる場合、待ちくたびれてしまう恐れがあります。

すぐに答えられる質問はその場で回答して、長くなりそうな質問は後日全員にメール文書で回答する、という形にすると、スムーズにプログラムを進められるでしょう。

大勢の手が上がり、誰の質問から答えたら良いのか分からない、というケースも考えられます。短時間でさっと終わらせたい場合は、内定者懇親会後に個別に連絡してもらい、回答すると予定時間にきっちり終了できます。

終わりの言葉

内定者懇親会の終わりに、今度のスケジュールや流れを共有しておきましょう。
参加できなかった内定者がいる場合は、当日のアーカイブを送付すると、社内の雰囲気を理解してもらえます。

不参加の内定者にも、質問受け付けの窓口を用意して、不安や疑問を残さないようにしてください。

内定者懇親会を成功に導く！　実施するべきイベント3つ

内定者懇親会を成功に導くなら、内定者も社員も盛り上がるイベントが欠かせません。企画に含めておけば間違いなく笑顔があふれる、おすすめ3つの手法をみてみましょう。

1．GOOD&NEW

GOOD&NEWは、企業の朝礼や学校などでも取り入れられているイベントです。
その名の通り、最近あった良かったこと、新しく見つけたことを、順番に発表します。

自己紹介にGOOD&NEWをプラスすることで、ポジティブな意見が集まる時間にできます。他者と答えがかぶりにくいため、より個々の性格や考え方が印象に残りやすい、という点がメリットです。

2．チーム対抗イベント

内定者懇親会にチームイベントを取り入れると、仲間意識が芽生えます。
自社に関連するクイズを出したり、謎解きをしたり、ゲームで競ったりしながら、交流を深めていきましょう。

自社に関連するクイズは、社員に関連する内容にすると、より盛り上がります。
社長や管理職の意外な趣味、社員が学生時代にしていた部活など、既存社員も知らない情報を盛り込んで、競ってみてください。

3．他者紹介イベント

オフラインでの内定者懇親会を開催するなら、他者紹介イベントを取り入れると、お互いを知るきっかけになります。内定者と社員がペアを組んで、お互いの情報を交換した後、その相手のことを順番に紹介しましょう。

相手のことを知っていないとイベント成功できないため、自分から質問する機会が増えるなど、会話につながるイベントです。イベントを通じて対話力が磨かれる点もメリットです。

内定者懇親会を企画する場合の注意事項4つ

内定者懇談会を開催する場合、スムーズに参加してもらうために注意するべき点がいくつかあります。内定者に不安や混乱を与えないためにも、事前に注意事項をチェックして、対策しておきましょう。

1．既存社員へ事前に協力を依頼する

内定者懇親会は、既存社員の協力なしでは開催できません。
参加してもらう社員のスケジュールを事前に確認しておく、当日の協力をお願いしておく、といった準備が必要です。

司会進行などの役割をお願いする場合は、より入念な打ち合わせが必要です。資料や画像、動画などを用意してもらう場合は、期日をきちんと伝えておきましょう。

万が一参加できなくなった場合に備え、代理の人材を用意しておく、といった配慮も必要です。

その他にも、業務に支障が出ないように気遣ったり、当日の服装やマナーについて共有したり、といった点にも注意しましょう。内定者がはじめて出会う先輩社員として、良識ある行動をお願いしてください。

2．内定者のスケジュールを調整する

内定が決まっても、新卒の場合はまだ学校へ通っています。
授業や学校行事、試験、アルバイトなどの用事があるケースが多いため、内定者懇親会を計画するなら、早めに日程を伝えておきましょう。

内定者の人数が多くない場合、事前に都合の良い日時をたしかめて、多くの人材が参加できる日程を選びましょう。

内定者懇親会だけでなく、内定式を実施したり、忘年会などの社内イベントに内定者を招待したり、という予定がある場合も、事前にスケジュールを共有してください。

いずれの場合も、内定者懇親会や社内イベントへの参加は強制ではなく、参加しない場合もペナルティはないと伝える、いつでも分からないことは質問できる、といった体制を整えて、内定者へ安心を届けてください。

3．内定者懇親会の服装を決めておく

内定者の多くが、内定者懇親会や社内イベント時の服装を心配しています。リクルートスーツを着用するべきなのか、カジュアルで良いのか、服装について事前に連絡しておきましょう。

この時、服装は自由ですと書いてしまうと、逆に気を使ってしまう場合があります。カジュアルOK、私服でOK、スーツネクタイ不要、サンダルNGなど、分かりやすく記載してください。

服装だけでなく、髪型やアクセサリーなどを心配される場合があります。
働く業界によってもカジュアルの定義が変わるため、不安を感じそうな点は、事前にルールを通知しておきましょう。

4．オンライン環境を整えておく

オンラインで内定者懇親会を開催する場合、通信完了を整えておく必要があります。
万が一、通信が途切れてしまった場合のリカバリ方法なども、事前にチェックしておきましょう。

通信環境は使用するパソコンのスペックや通信速度によって変わります。
オンラインイベントに対応できるPCを準備して、当日に臨みましょう。 

使用するオンラインツールがある場合は、参加者へマニュアルを送付したり、動作をたしかめたり、といった用意も大切です。

自社では難しい、不安、と言う場合は、オンラインイベントに特化した業者を活用するのも一つの手段です。

通信環境を整えてもらえるのはもちろん、プロに司会進行をお願いできたり、盛り上がるイベントを提案してもらえたり、といったサービスもあります。必要に応じて利用を検討してみましょう。

まとめ

内定者懇親会で内定者との距離が近づけば、自社に入社してもらえる確立が上がります。
他社の内定者懇親会と差がつく内容を取り入れて、楽しみながら企業理解が深まる時間を提供しましょう。

実際に、内定者懇親会が入社のきっかけになった、という声が少なくありません。
参加したくなるプログラムを用意して、自社の魅力をとことん伝えていきましょう。