面談記録はどう残す？シートの書き方やコツ・サンプルを紹介

ビジネスシーンでは、さまざまな場面で面談があります。

この面談の記録をきちんと残しておくと、人材採用や評価基準の策定、社員指導などに役立ちます。

採用や人事、営業など面談を実施するシーン、質の高い面談にするコツ、面談記録シートの書き方を解説いたします。

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面談を実施する3つのシーン

面談は採用、人事、営業などの場面で実施されます。

どのような面談が行われるのか、詳しく見てみましょう。

シーン1：採用面談	自社への就職を検討している候補者と採用担当者が、カジュアルに対話しながら、お互いの理解を深める場
シーン2：人事面談	人事評価を目的に、社内で実施する面談
シーン3：営業面談	企業の営業担当者が顧客や取引先向けに実施する商談

シーン1：採用面談

採用面談は、自社への就職を検討している候補者と採用担当者が、カジュアルに対話しながら、お互いの理解を深める場です。

参加者は、ラフな私服で参加できます。面談内容も業務についてだけでなく、気になっていることを気軽に質問できる雰囲気となっています。

企業側は採用希望者とのミスマッチを減らすため、候補者側は応募の決め手をみつけるため、といった目的で面談に臨みます。

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シーン2：人事面談

人事面談は人事評価を目的に、社内で実施されます。上司が部下に対して実施するケース、人事担当者が社員に対して実施するケースがあり、人事考課面談とも呼ばれます。退職者にたいして実施する、退職者面談も人事面談の一つです。

前回の面談や、他の社員と比較検討するために、分かりやすい社員面談シートがあると便利です。面談結果は賞与などの検討だけでなく、今後の業務内容や異動などの決定にも使用されます。

上司や幹部、外部コンサルなどが面談シートの内容を参考に、今後の方向性を決めるケースが多いため、情報をきちんと残しておくと安心です。

人事面談の結果をもとに適正な評価、適所での業務ができると、人材の成長やモチベーションアップ、エンゲージメント率の向上に繋がります。

シーン3：営業面談

営業面談は、企業の営業担当者が顧客や取引先向けに実施する商談です。自社の顧客や取引先がどのような課題や問題を抱えているのか、どのような商品やサービスを求めているのか、丁寧にヒアリングします。

営業面談の内容を記録できていると、商品やサービスのリニューアルや新しい施策の会議などをスムーズに進められます。意見や要望の漏れがないように、しっかり面談記録を残しておきましょう。

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質の高い面談を実施する3つのコツ

有意義な面談にするには、面談に適した予定を立てたり、面談の目的を事前に決定したり、相手から話を引き出したり、といった事前準備や面談担当者の腕が必要です。

どのような部分に注意すれば、質の高い面談ができるのか、コツを解説いたします。

1：余裕を持った面談スケジュール

相手の思いや要望に耳を傾ける面談は、時間や内容が決まった就職面談とは違い、目安の時間を決めづらい傾向にあります。時間切れになってしまったり、話が盛り上がったタイミングで離席になったり、という事態を防ぐために、余裕のあるスケジュールを立てておくのがおすすめです。

時間の余裕は必要ですが、ダラダラ長引くのはお互いにデメリットです。大体の目安時間、必ず聞きたい項目をまとめておき、事前に共有しておくと濃い時間にできます。

2：面談の目的から質問内容を決める

面談をする際は、事前になぜ面談を実施するのか、目的を確かめておきましょう。

評価面談のため、退職者面談のためなど、理由を明確にしながら、目的達成に繋がる質問を決定すると、内容がぶれません。

話を引き出すだけでなく、面談の場でアイデアを提示したり、解決策を検討したり、という場面もあります。決められた質問だけを投げかけるのではなく、相手が抱える悩み、思いに寄り添う反応ができると、信頼関係を築くきっかけになります。

3：楽しく話せる雰囲気を意識する

社員面談や採用面談の評価者、担当者が威圧的……このような面談では、本音を聞き出せず、相手からの印象が悪くなってしまいます。下の立場、年下の存在から話を聞くときは、穏やかで話しやすい雰囲気を意識してください。

面談は、質問する側ではなく、話し手の声に耳を傾ける場です。傾聴の姿勢を大切に、自分だけが話しすぎたり、質問を矢継ぎ早にぶつけたりしないように注意しましょう。

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読みやすい面談シートにする4つの手法

面談用のシートを用意している企業が多くあります。

面談記録に使用するシートは、あとから見返したときに、読みやすく分かりやすい内容でまとめましょう。

評価面談シートや退職者面談シートが分かりづらい、そう感じている担当者の方は、次に紹介する4つの手法を取り入れてみてください。

1：面談記録シートの表記を整える

面談記録シートの表記がバラバラになっていると、自分で振り返る際、第三者が評価する際に内容が伝わりにくくなります。上司や部下、社員を指す言葉は、○○さんなどの名前や、○○部署の係長、といった形で人物を明確にしたり、算用数字と漢数字を統一したり、といった配慮で見やすいシートに整えましょう。

文章の表現や語尾は、個人の好き嫌いやこれまでの常識が出やすい部分です。必要に応じて社内ルールを設定しながら、分かりやすい面談記録シートにしてください。