採用活動は「ペルソナ」で成否が決まる｜重要性や設計の流れなどを解説

ペルソナ設定は、新卒採用・中途採用を問わず、採用活動において意中の人材を雇う上で重要なプロセスです。

しかし、その重要性や具体的な設計の流れについて、悩みを抱えている人事・採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ペルソナ設定を行うことの重要性、メリット、作り方と必要な要素、設定後に取るべき行動について解説します。

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採用ペルソナとは

採用ペルソナとは、採用活動において「自社が求める（採用したいと思う）人材像」のことで、採用要件を擬人化したものです。

作り込んでいくことは大事ですが、一方で理想を高く持ちすぎると人材が集まらないため、設定にはバランス感覚が求められます。

ペルソナとは

「ペルソナ」という単語は、もともとラテン語の「persona」に由来し、日本語では「仮面」を意味しています。

転じて、現代におけるペルソナは「人」や「人格」という意味を持つようになり、マーケティングの分野ではユーザー層を具体的にイメージする目的で設定されます。

人材採用の分野では、どのような人材に来て欲しいのかを具体的にイメージすることで、採用後のミスマッチのリスクを減らすために用いられます。

採用ペルソナの構築

採用ペルソナの構築にあたっては、ある個人を具体的にイメージするプロセスが必要です。例えば以下のような情報を具体的に設計していくことになります。

採用活動において、採用ペルソナを設定した場合、そうでない場合に比べて以下のようなリスクを減らすことにつながります。

採用ペルソナは、社内で共通の「理想の人材像」を構築する上で欠かせません。

もし、採用ペルソナを設計しないまま面接に臨んだ場合、経営者・管理職・人事担当者それぞれで理想の人材像にズレが生じたまま、面接・採用のプロセスが進んでしまう可能性があります。

結果的に、現場でのミスマッチが発生してしまうと、その分採用コストが無駄になってしまいます。

また、採用計画を立案する段階で採用ペルソナの設計を行わず、そのまま採用活動を進めてしまうと、母集団形成から採用までの流れが煩雑化する可能性が高くなります。

例えば、年齢・勤務先・職種の希望だけで求人情報を構成してしまうと、希望する条件に合致する求職者の数が膨大になり、選考時の採用担当者の負担も大きくなるでしょう。

採用活動において適切に採用ペルソナを設計することで、ミスマッチ防止と採用活動の効率化が期待できるのです。 

ペルソナの重要性

採用ペルソナの設計は、採用の現場において日々重要性を増しています。採用難によって、多くの企業が人材を確保するのに苦労しているからです。

厚生労働省が発表している「令和４年上半期雇用動向調査結果の概要」によると、事業所における欠員「未充足求人」の数は、令和4年6月末で1,330,200人となっています。

また、未充足求人数は、前年同期より400,900人も増加しています。

新しい技術革新の浸透、政府による抜本的対策などが進まなければ、今後も未充足求人数は増加していくものと推察されます。

そのような中、せっかく自社に応募してきてくれた人材をミスマッチという理由で逃してしまうのは、非常にもったいないことです。

自社のニーズと求職者のニーズをすり合わせるには、企業側が来て欲しい人材のイメージを具体的に打ち出す必要があります。

そのために有効な方法の一つが採用ペルソナ設計であり、部署や役職の垣根を越えて欲しい人材のイメージを固めることは、新入社員がミスマッチと早期離職に至る可能性を減らすことにつながるのです。

ターゲットとペルソナの違い

ペルソナと似た概念に「ターゲット」があり、こちらもペルソナ同様、マーケティングなどで用いられています。

採用ペルソナ設計を経験したことがない人の中には、ターゲットとペルソナを混同する人もいるため、違いを正しく理解しておきましょう。

具体的には、ターゲットとペルソナには、以下のような違いが見られます。

ペルソナもターゲットも、採用活動における目的を持って設計・活用できるのであれば、非常に有用です。

しかし、欲しい人材を絞って採用するなら、ペルソナ設計の方に分があると言えるでしょう。

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採用活動でペルソナを設計するメリットとは

適切にペルソナを設計することで、企業の採用活動はスムーズに進むことでしょう。

以下、採用活動でペルソナを設計するメリットについてお伝えします。

自社にフィットする人材の採用につながる

求人への応募を検討している人の多くは、できるだけ自分に合った職場を求めています。

しかし、求人記事や募集要項に書かれている限られた情報の中から、本当に自分に合った職場かどうかを判断するのは難しいでしょう。

少しでも、求職者の気持ちを自社に引き寄せるためには、できるだけ「求職者が働いている未来をイメージできる」求人記事を作り込む必要があります。

SNS等を使った採用戦略においても、欲しい求職者のパーソナリティに寄り添ったコンテンツをアップできれば、自社の魅力が伝わりやすいはずです。

ペルソナは、採用活動において「自社の情報発信の基盤」となるものです。採用活動を始めるにあたり、一度ペルソナを構築しておけば、戦略立案もスムーズになるでしょう。

※【早期退職の防止に！】カルチャーフィット導入のステップや人材の見極め方を解説！

社内で「欲しい人材像」を共有できる

採用活動は、人事側の意向だけで進めるものではなく、新入社員が働く部署・組織の希望を汲み取ることも必要です。

いくら経営陣が理想の人材像を作り上げても、実際に働く現場の意向を無視してしまうと、思ったような成果は得られないでしょう。

特に、採用基準を明確にする上で、採用ペルソナの設計は重要です。

採用ペルソナが十分に設計されておらず、各部署の面接官にペルソナ像が伝わっていない場合、合否の判断が面接官によって分かれる事態が生じます。

意見が合わず、いつまでも新しい人材を採用できずにいると、その分採用コストが発生します。

欲しい人材を、効率的に採用するためには、欲しい人材像を社内で共有することが大切です。適切な形で設計された採用ペルソナは、部署や面接官の間でコンセンサスをとる際に役立ちます。

内定承諾後のミスマッチを防止できる

内定承諾後にミスマッチが発覚することは、採用する側にとっても、内定者側にとっても、大きな時間と労力のロスになります。そのため、企業も求職者も、できる限りミスマッチを減らす方向で動いています。

しかし、内定前の段階で求職者に提供する情報が不足していると、どうしてもお互いの勘違い・思い違いが生まれやすくなります。

ミスマッチのリスクを減らすためには、求職者に対して「一貫性のある」情報提供を意識することが大切です。

その際、採用ペルソナという基礎部分ができあがっていると、説得力のある求人展開や採用活動に結び付きやすいでしょう。

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ペルソナを設計する流れ・作り方

ペルソナ設計の重要性が分かってきたところで、次は具体的にペルソナを設計する際の流れについてご紹介します。

一つひとつの流れを丁寧に追うことで、採用ペルソナの出来が変わってくるため、それぞれのポイントを押さえていきましょう。

①ヒアリングをして経営者・現場の意見を吸い上げる

企業全体として、または部署の中でどんな人材を必要としているのか、当事者同士の意見が衝突するようなことがあると、経営戦略を実現する上で大きな障害となります。

単純に、欲しい人材を見つける機会が遠のいてしまうだけでなく、社内の衝突の原因にもなってしまうからです。

人事・採用担当者は、少なくとも以下の点につき、ヒアリングを試みる必要があります。

上記のような意見を収集することで、自社や各部署で必要としている人材の要件を洗い出すことができます。

ヒアリングを行っても、採用したい人材の具体的なイメージが思い浮かばない場合は、実際に自社で活躍している社員をモデルにするのがよいでしょう。

ただし、ヒアリングに集中しすぎて、理想だけが高くならないよう注意してください。

②「何のために採用するのか」を明確にする

欲しい人材のイメージが固まってきたら、次に「何のために採用するのか」を明確にしていきます。

根本的な部分から、どうして新しい人材を必要としているのかを考えることで、自社・部署が必要としている人材の姿かたちが見えてきます。

自社で即戦力として働いてもらえるような、一定のスキルを持つ人材を探しているなら、必要スキルを絞り込む必要があるでしょう。

また、スムーズに現場に溶け込める人材を探しているなら、コミュニケーション能力も求められます。

逆に、まったく新しい仕事を任せることになるのであれば、経験以上に適性・能力を重視する選択肢もあります。

人材を採用する目的次第で、働いて欲しい人材像も変化していきますから、採用目的をはっきりさせた上でペルソナ設計に進むことが大切です。

③具体的な人材像を書き出していく

意見をヒアリングして、採用する目的が固まったら、いよいよ本格的なペルソナ設計に入ります。

ペルソナを設計するベースとなる部分は、すでにヒアリングや目的によって明確になっているため、あとは条件を具体的に書き出していきます。

人物像を書き出す際のポイントは、その人物が「どのように生活しているのか」を、ありありとイメージすることです。

以下、書き出した条件と、そこから連想される人物像や暮らしぶりについて、書き出し方の例をいくつかまとめました。

自社の環境・ニーズを踏まえつつ、キーワードから想像を膨らませると、欲しい人材が持つ経験や考えていることが具体的なイメージに発展していきます。

書き出している最中は、ブレーンストーミング同様に、イメージを止めることなく書き出していきましょう。

④できあがった「ペルソナ候補」を職場で確認してもらう

各種条件から、ペルソナ設計に関する具体的なイメージを膨らませたとしても、それはまだペルソナとして不十分です。

本当に、そのペルソナの人材に来て欲しいのか、実際に配属される現場・職場で確認してもらい、精度を高める必要があります。

特に、経営陣がイメージするペルソナと、現場で欲しいと考えているペルソナとの間には、何らかの隔たりがあることが一般的です。

それぞれの条件を照らし合わせながら、必須条件・好ましい条件・不要な条件・望まない条件などを分けていくことで、現実味を帯びたペルソナにブラッシュアップしていきます。

⑤新卒・転職市場の動向を確認する

せっかくペルソナを作り込んでも、現実として新卒・転職市場にペルソナに近い人材がいなければ、採用活動に支障をきたすことでしょう。

ペルソナのブラッシュアップを終えたら、次は新卒・転職市場の動向を確認し、要件の絞り込みを進めていきます。有資格者を募集しているものの、なかなか見つからない場合は、あえて条件を緩和するのも一手です。

市場の状況を踏まえつつ、柔軟にペルソナを修正していくことも、スムーズな採用活動には不可欠です。

⑥採用ペルソナを想定した募集・選考を行う

ペルソナ設計の最終的な目標は、自社にとって必要な人材を採用することです。

そこで、これまでのプロセスで作り上げた採用ペルソナをもとに、具体的な要件を求人記事としてまとめていきます。

ペルソナがすでに設定されている状況なので、面接においても選考基準がブレるリスクは少ないでしょう。

実際に面接を行う際は、面接官が共通のチェックリストを使って面接を行うことで、ペルソナの情報から離れた人材を選ぶリスクを減らすことにつながります。

※面接評価シートはどう作る？初心者向けに解説【サンプル付】

⑦ペルソナを改善していく

ペルソナは、一度設計したものを使い回すことができません。

人材を募集するタイミングで、欲しい人材像が違ってくるのは当然ですし、せっかく設計したペルソナが応募につながらないことも珍しくないからです。

特に、十分な成果につながらなかった場合は、再度ヒアリングから初めて、今度こそ満足のいくペルソナを設定するようにしましょう。

改善を続ける中で、効果的なペルソナ設計の方法が見えてくるはずですから、人材採用のノウハウ蓄積にもつながります。

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ペルソナ設計で大切な3つの要素

ペルソナ設計は、実在しない個人を想定して設計しても、設計上の問題はありません。

しかし、以下にあげる3つの要素を無視して設計すると、まったく役に立たないペルソナとなってしまうおそれがありますから注意しましょう。

年齢、男女、学歴、年収など

ペルソナ設計において、自社でどんな人に働いてもらいたいのか明確にするためには、そのペルソナのパーソナリティを具体化することが大切です。

年齢はいくつなのか、男性なのか女性なのか、大卒でなければならないのか、現職における年収はいくらなのか、一つひとつパーソナリティを積み重ねていきましょう。

これらの情報をペルソナに反映させる理由は、その職場で活躍してくれそうな人材のイメージを具体化するだけでなく、将来的に業務遂行の妨げになるような人材を採用しないためでもあります。

年収の基準に関しても、採用後の給与を算出することを想定して、シビアに設計したいところです。

実務経験・資格

実務経験・保有する資格の情報も、ペルソナに反映させることで説得力が出ます。

特に、バックオフィス人材・プロフェッショナル人材を採用したい場合は、その資格がなぜ必要だったのかも含めてイメージすることが大切です。

例えば、バックオフィス部門が小規模の企業では、経理と労務を兼務するケースも多いでしょう。

その場合、同じ人材を雇用する場合であっても、給与計算などの実務経験がある人材の方が、そうでない人材よりも魅力的に感じられるはずです。

性格（大事にしていること・考え方など）

ペルソナに人間味を加えて設計すると、企業・部署・現場などでのマッチングを検討する際に、面接官の間で共通理解を育てるのに役立ちます。

スキルや実務経験だけでは、本当に自社の職場環境に順応できるかどうかイメージできないことも多いですから、人望のある社員の性格をペルソナに反映させるのは有効です。

個人として大切にしていることや、譲れない部分などをペルソナに反映させると、判断がより具体的になるでしょう。

自社の社風に馴染む人材を探す意識で、ペルソナの性格を設計しましょう。

ペルソナの一例

ペルソナを設計するにあたっては、氏名や年齢・性格など、あらかじめ項目をまとめておくと効率的です。

以下、ペルソナ設計の一例をご紹介しますので、必要に応じてご活用ください。

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ペルソナを設計してからとるべき行動

採用ペルソナの設計が終わった後は、採用活動を成功させるために、具体的な行動を起こさなければなりません。

以下、ペルソナ設計後にとるべき行動について、主なものをいくつかご紹介します。

求人情報を掲載する採用媒体（求人媒体）を選ぶ

できあがったペルソナが、転職を検討する際にチェックする採用媒体（求人媒体）は、そのペルソナの条件により異なります。

例えば、若年者ならSNSからの情報収集を積極的に行うものと予想されますし、部課長クラスならハイクラス人材専門の転職エージェントに登録するかもしれません。

重要なのは、設計したペルソナが利用しそうな媒体を選ぶことで、できるだけコストパフォーマンスの良いメディアを探したいところです。

また、媒体選びには地域性も関係してきますから、地方の場合は雑誌・新聞広告も検討するなど、複数の方法を検討しましょう。

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ペルソナに刺さる募集要項・スカウトの文章を作成する

募集要項やスカウト文章を作成する際は、不特定多数に向けた文章にするのではなく、ペルソナを意識した文章を作成しましょう。

社風を受け入れてくれるかどうか、魅力的な会社だと思ってもらえるかどうか、ペルソナの立場に立って文章を考えていきます。

また、自社の側で欲しい人材像を具体的に説明するだけでなく、自社に来てくれた場合のメリットについても触れましょう。

「誰に向けての求人情報なのか」を意識して、文章を考えることが大切です。

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まとめ

欲しい人材にアプローチをかけるためには、そもそも「欲しい人材はどんな人物なのか」を具体的にイメージして、その人物が興味を持つ情報を提供することが大切です。

採用ペルソナの作り込みは、日本社会全体で採用難の傾向が強まる中、自社にとって良い人材を確保するために役立ちます。

ペルソナを適切に設計することで、自社にとって本当に必要な人材に、求人情報を届けることができます。

結果的に、ミスマッチのリスクを減らすことにつながるため、まだ自社でペルソナ設計を本格的に行っていないなら、次回の採用活動から取り入れてみてはいかがでしょうか。