採用担当者の仕事とは？｜適している人物や採用で苦戦しやすいポイント・対策も解説！

企業が優秀な人材を確保するためには、採用担当者の存在が不可欠です。しかし、どのような人物が採用担当者として適任なのか、また、どのような業務をしてもらえば良いのか悩むこともあるでしょう。

そこで本記事では、採用担当者の概要や重要性、そして担当者として向いている人物や仕事内容を紹介します。採用手法や採用において苦戦しやすいポイント・対策も解説していますので、新任の採用担当者の方やこれから採用担当を配置しようと検討している方は、ぜひ確認してみてください。

事業成長に不可欠な「採用担当者」とは

採用担当者とは、主に採用業務を担当している人を指します。大手企業の場合には、採用担当者を新卒と中途で分けているケースがあります。しかし、中小企業の場合、経営者が自ら採用を行っているケースや1人の社員が総務や他の人事業務と兼務して採用を行っているケースもあります。

自社の業務を効率化させて事業の成長を図るには、優秀な人材を確保できる採用担当者が必要不可欠と言って良いでしょう。

採用担当者の仕事について

採用担当者の仕事は多岐にわたります。主には下記のような業務があります。

非常に幅広い採用担当者の仕事

前述のように、採用担当者は面接や説明会準備の他、採用計画の策定、応募者の管理や連絡といった幅広い業務を行います。求人募集から採用までに掛かった多くの労力や時間を無駄にしないためにも、ミスマッチが起きないよう責任をもって取り組まなければなりません。

また、採用には期限がありますので、円滑な業務進行のスキルも求められます。

採用担当者と人事担当者の違いとは？

採用担当者と人事担当者との違いは、業務範囲が異なるという点です。採用担当者が行うのは、人事業務の一部である「採用業務」が中心となります。そして、人事業務では人材育成や能力開発、人事企画や人事評価などの在籍社員に関連する業務を扱うのが一般的です。

採用担当者は、人事業務の中でも採用に特化した役割であると覚えておきましょう。

採用担当とリクルーターの違い

採用担当者とリクルーターでは、所属している部署に違いがあります。採用担当者は人事部に所属している採用専門の担当者です。しかし、リクルーターは人事部以外に所属する現場社員で、主に採用業務の協力やサポートを行う人を指します。

現在では、採用担当者だけでなくリクルーターも導入し、人手不足の解消に注力する企業が増えています。

※リクルーターとは？制度の概要や役割、メリット、実施方法について解説

企業規模によって業務は異なる

採用担当者の業務は企業規模によって変わります。大手の場合には、前述のように新卒採用の担当者と中途採用の担当者で分けられているケースが一般的です。逆に中小企業では個別に採用担当者を置かないケースもあります。

業務範囲に関しても、従業員が少なければ採用業務に限らず、人事業務全般を担う場合も多くあるため企業ごとに仕事内容は変わるのです。

採用担当者が重要である理由とは？

なぜ採用担当者が重要なのでしょうか。その理由は、ただ「前の社員や担当者が辞めた」「人員が不足している」といった理由があるからではありません。

企業の場合、目指すべきビジョンや数値を定めた経営目標が存在しますが、必要な人材を確保できなければ目標達成が難しいケースも多くあります。そのような場合にこそ、企業が求める人材を確保できる採用担当者の存在が重要になるのです。

また、人材採用は成功すれば下記のような効果を得られます。

こうしたメリットを最大限に得るためにも、採用担当者を設けて採用業務に力を入れることが重要であると言えるでしょう。

採用担当者に向いている人

では、採用担当者に向いているのはどのような人なのでしょう。主な資質としては、下記の要素が存在します。

自社の事業方針を理解しており、分かりやすく伝えられる

企業に必要な人物の採用には、自社の事業理念や経営目標、方向性等を理解している社員に採用担当をしてもらわなければいけません。逆にこれらの内容を理解していない担当者では、企業の方向性や理念と合わない人材を雇用してしまい、ミスマッチが発生しやすくなります。

さらに、採用担当者が自社の魅力や理念を分かりやすく伝えられるかも、応募者の志望意欲に影響を与えるため重要な要素となります。

コミュニケーション能力が高い

コミュニケーション能力の高い人は採用担当に向いています。数多くいる社員の中で、応募者がまず面識を持つのは採用担当です。「企業の顔」として対応できる、人当たりが良くコミュニケーション能力の高い人材が向いているでしょう。

また、採用活動には多くの業務工程があるため、応募者とスムーズにやり取りできる人物が必要です。

自発的な行動でフォローなどもできる

ただマニュアル通りに採用や選考活動を進めるだけでは、人材採用は上手くいきません。時には応募者・内定者の悩みや不安を理解し、臨機応変に連絡・フォローを行うことも不可欠です。

近年では特に採用競争も激化しているため、内定者フォローや迅速な対応を自発的に行えるかも、人材獲得の成否に大きな影響を与えています。

論理的な思考能力やヒアリング力がある

応募者が自社に適合しているか判断するためには、ヒアリング等を行い対象者の価値観や能力を見極める必要があります。そのためには、論理的な思考力で質問を行うスキル、相手の回答や考えを正確に聞き取れるヒアリング力が欠かせません。

したがって、論理的な思考力やヒアリング力が高い人物は採用担当に向いているでしょう。

関係者とのやり取りや調整を行う能力に長けている

採用活動では、会社内・会社外を問わず様々な関係者と調整を行う必要が出てきます。応募者である学生や社会人はもちろん、人材が欲しい部署の社員や求人媒体の担当者、エージェントなどとも時間調整や打ち合わせを行います。

そのため、こうした調整が得意な折衝能力の高い人物は採用担当者向きと言えます。

採用担当者の仕事とは？

採用担当者の仕事は多岐にわたりますが、主に行う業務として下記の5つが挙げられます。

① 採用計画の立案

まずは自社の経営方針や事業目標に合わせた採用計画の立案を行います。会社ごとに掛けられる予算や期間に沿って、採用スケジューリング・採用人数・採用戦略などを大まかに決定します。

おすすめは、入社までの期限から逆算して採用のスケジューリングを行う方法です。募集・選考・採用決定の大まかなリミットを決めやすいため試してみましょう。

※【採用担当者必見】効果的な採用計画の立て方や準備、ポイントを解説！

② 採用ペルソナの明確化

採用後の早期退職や活躍してくれないといった事態を防ぐには、採用ペルソナの明確化も必須です。そのためには、自社で活躍できる社員がどのような人材なのか、属性・能力・価値観といったあらゆる観点から人物像を定めましょう。

なお、現在社内で活躍している既存の社員を参考に設定すると効果的です。

※採用活動は「ペルソナ」で成否が決まる｜重要性や設計の流れなどを解説

③ 採用手法の決定と募集

採用ペルソナが決定した後は、採用手法の選定に入ります。必要な業務経験にそれほど制限がない場合や、多くの人数を募集する場合には転職サイトを活用すると良いでしょう。

逆に専門的なスキルを持った人材が欲しい時には、人材採用やスカウトサービス、ダイレクトリクルーティングなどで候補者を絞り込むと効率的です。

※最新の中途採用手法のトレンドは？主要な手法14種類を徹底比較

④ 応募者の選考・評価

人材を募集して応募があれば選考・評価の工程に入ります。前述したように、近年では企業間の採用競争も激化しているため、いかに迅速かつ丁寧に対応するかが重要なポイントとなります。

また、応募者の評価を行う際にベースとなる評価基準のすり合わせ、能力の高い優秀な面接担当者の選定も重視すべき要素ですので、事前に準備しておきましょう。

※初めて面接官を務める際の心得｜役割・適性・選考時のポイント等を徹底解説

⑤ 内定者のフォロー

応募者に内定を出したらフォローも積極的に行います。せっかく採用としても、その後のフォローがなかったために内定を辞退してしまう採用者もいるため、事前に体制を構築しておきましょう。

定期的な連絡や座談会などの交流イベント、職場見学などの催しがおすすめです。

※内定者フォローとは？効果的なフォローの手順や取り組み事例、便利なツールも紹介！

多様化する採用手法！採用担当が知っておきたい5つを紹介

採用活動を成功させるためには、多様化する採用手法についても理解しておく必要があります。そこで、本記事では代表的な5つの手法を紹介します。

① 転職エージェント（人材紹介）

転職エージェント（人材紹介）は、条件に合う求職者を紹介してもらえるサービスです。採用・入社が決定してから費用が発生するため初期費用が不要、理想の採用ターゲットの人物とマッチングしやすいメリットがあります。

ただし、紹介料の支払いが必要ですので、求人サイトより高いコストが掛かります。

② リファラル採用

既存の社員に知人や友人等を紹介してもらい採用を行う手法です。リファラル採用された社員は定着率が高く、自社の社風とマッチングしやすい特徴があります。また、大掛かりな採用活動やイベントの実施を省ける点もメリットです。

しかし、不採用時には人間関係が悪化するリスクもあるため気を付けましょう。

③ ダイレクトリクルーティング（スカウト）

ダイレクトリクルーティングは、企業側から直接スカウトを行い人材採用する「攻め」の採用手法です。データベースに登録している転職候補者の中から、自社にマッチした優秀な人材に直にアプローチできます。

採用コストも抑えやすいメリットはありますが、スカウト文章の作成などに時間が掛かります。

④ ソーシャルリクルーティング

FacebookやInstagram、X（旧Twitter）などのSNSを利用して採用を行う手法です。低予算で企業のPRができる、幅広いユーザーにアプローチできる、気軽に採用候補者とやり取りできるなどの利点があります。

ただし、採用に時間が掛かるケースやマイナスな情報が拡散するリスクもあるため注意が必要です。

⑤ 採用ミートアップ

採用ミートアップは、会社説明会よりも少人数、かつカジュアルな形式で行われる採用目的の交流会です。採用候補者との相互理解を進めやすく、良い関係を築く上で効果的な手法です。また、大がかりな説明会の実施に比べ費用や手間も抑えられます。

しかし、求職者への告知やPRを上手く行わないと人が集まらないため気を付けましょう。

各採用手法のメリット・デメリットはしっかり把握しましょう

前述のように人材採用では様々な手法が出てきていますが、主に大切な要素となるのは下記の点です。

各手法それぞれにメリット・デメリットは存在しますので、十分に特徴を理解した上で最適な採用手法を選択しましょう。

採用業務で苦戦しやすいポイントと対策について

採用業務で苦戦しやすいポイントとして下記の3つが挙げられます。スムーズに仕事を進められるようにチェックしておきましょう。

① 採用候補者の母集団形成が厳しい

効果的な採用業務を行うためには、優秀な人材で構成される採用候補者の母集団形成が欠かせません。しかし、ネットや採用市場では自社以外の魅力的な求人も数多く存在しますので、採用候補者の母集団形成も難しいでしょう。

そのため、まずは他社に負けない求人内容を作成する必要があります。条件面の充実だけでなく、PR方法も工夫しターゲットが好む情報などを積極的に盛り込みましょう。

② 採用コストとのバランスが取れない

せっかく採用しても、掛けたコストが高すぎて経営を圧迫してしまうケースがあります。また、採用した人物が早期退職してしまい、負担した費用や時間が無駄になることもあるでしょう。このような採用コストと経営のバランス関係は、多くの企業で出る問題の一つです。

したがって、採用活動時には必ずコストと成果を測定しましょう。採用単価を把握できれば、効率的な採用が行えているかチェックできます。また、採用工程ごとに費用や時間をかけすぎていないか見直すのも有効です。

③ 応募者が自社にマッチングする人材か見極めにくい

採用予定の人物が、自社の社風・雰囲気・方向性などとマッチングするか見極めるのも苦戦しやすいポイントです。現在でも早期退職は大きな問題になっているため、見極めができていない企業が大半であることがよく分かります。

見極めの対策としては、応募者の能力やスキルの有無だけではなく、価値観や考え方も含めてしっかりとチェックすることです。その上で、自社の理想的な採用人物像とマッチングするか、選考を行う社員全員で検討するのが良いでしょう。

採用活動の成功には担当者以外の協力も不可欠です！

採用担当者の仕事や向いている人、主な採用手法や苦戦しやすいポイントを紹介しました。採用活動の成功には、採用担当者以外の人物からの協力も不可欠です。採用時期や採用ペルソナの決定、研修内容の立案、定着の工夫や取り組みは、部署や役職の垣根を超えて検討する必要があるためです。

したがって、経営陣や管理職、採用後の配属予定先の社員なども含めて、全社的に一丸となって採用活動は進めていきましょう。